Expensya by Medius Top Tips
Ventilez vos dépenses facilement dans Expensya
Activez la déclaration de reçu manquant
Recevez vos reçus directement dans Expensya !
Communiquez vos messages sur l'interface Expensya
Justificatifs générés par IA ? Expensya les détecte pour vous !
Suivez chaque étape de la dépense grâce à son historique !
Vous souhaitez connaitre la chronologie d'une dépense ? C'est désormais possible ! ✅
Retrouvez l'icône historique 
dans chaque dépense (en haut à droite) pour offrir à tous les utilisateurs une traçabilité complète depuis les interfaces web & mobile.
dans chaque dépense (en haut à droite) pour offrir à tous les utilisateurs une traçabilité complète depuis les interfaces web & mobile.
🔎 Ce que vous voyez :
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Création de la dépense (par qui, comment, quand)
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Modifications réalisées : avant/après, champ par champ
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Changements de statut (soumise, validée, rejetée…)
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Cas spécifiques : duplications et divisions
🙌 Les bénéfices pour vous :
🔍 Traçabilité de A à Z pour chaque dépense
🧾 Contrôles & audits simplifiés
⚡ Accès instantané aux informations clés en toute autonomie
📆 L’historique est désormais disponible sur les dépenses, et arrive très bientôt sur les frais kilométriques et les perdiems.
➡️ Rendez-vous sur une dépense et cliquez sur l’historique pour tester cette nouveauté !
🤖 L’IA progresse, mais Expensya vous protège : les justificatifs suspects sont automatiquement signalés.
✅ Une vigilance accrue, sans friction :
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Une icône d'alerte apparaît pour les justificatifs suspects dès l’interface de validation
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L'alerte est visible pour les approbateurs et administrateurs uniquement
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Activée automatiquement sur la version web, sans paramétrage nécessaire
⚙️ Comment ça marche ?
Lorsqu’un justificatif paraît avoir été généré par IA, une alerte s’affiche :
📍 Au niveau de la note de frais
📍 Sur la ligne de dépense
📍 Directement dans le justificatif
📌 Cette fonctionnalité permet :
🛡 Une meilleure prévention de la fraude
🕵️ Un repérage rapide et ciblé des justificatifs à risque
💼 Une validation facilitée pour les managers et admins
Saviez-vous qu’il est désormais possible de ventiler une dépense entre plusieurs catégories ou affaires dans Expensya ? 💡
Idéal pour les cas comme une nuit d’hôtel incluant le petit-déjeuner, ou une facture à répartir entre plusieurs centres de coût.
✅ Une gestion plus précise des dépenses :
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Affectez une dépense unique à plusieurs catégories analytiques (ex. : Hôtel 🛏 + Petit-déjeuner ☕️)
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Ou répartissez la entre différents centres de coûts, projets ou départements
⚙️ Comment ça marche ?
Depuis le formulaire de dépense, cliquez sur « Actions » puis « Divisez la dépense » pour créer plusieurs lignes de dépense à partir du même justificatif.
📌 Cette fonctionnalité permet :
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Un meilleur suivi budgétaire 🔍
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Une attribution plus fidèle des coûts 💰
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Une conformité renforcée avec votre politique interne ✅
Communication avec les employés
Besoin de transmettre un message important à vos collaborateurs, directement dans Expensya ?
Vous pouvez afficher une bannière de communication depuis l'onglet "Guide de l'employé" de votre interface administrateur 📣
✅ Visibilité garantie : La bannière s’affiche en haut de page dès la connexion de l’utilisateur, et reste visible tant qu’elle n’est pas fermée par le collaborateur ou supprimée par l’administrateur.
✅ Communication ciblée : Personnalisez les bannières par groupe (axe analytique) pour adapter le message à chaque équipe
✅ Configuration simple : Gérez vos messages facilement depuis l’espace administrateur ; vous pouvez configurer plusieurs messages en même temps
📱 Bientôt disponible sur Expensya Next pour un affichage sur mobile, en plus du web !
📌 Pour rappel, la fonctionnalité Guide de l’employé vous permet également de mettre à disposition de vos collaborateurs votre documentation relative à la gestion des dépenses : guides d'utilisation, politique voyages et plus encore.
Activez la déclaration de reçu manquant
Fini les remboursements bloqués à cause d’un reçu égaré ! Avec la déclaration de reçu manquant, vos collaborateurs peuvent attester d’une dépense en toute conformité 📌.
✅ Moins de frustrations : Plus besoin de refuser un remboursement pour un simple oubli.
✅ Gain de temps : Une déclaration sur l’honneur rapide et intégrée à Expensya.
✅ 100 % conforme : Archivage sécurisé et traçabilité garantie.
📢 Activez dès maintenant cette option dans vos paramètres Expensya et simplifiez la gestion des notes de frais pour toute votre équipe !
À venir dans la roadmap 2025 : le suivi des dépenses issues de la fonctionnalité "reçu perdu"
Recevez vos reçus directement dans Expensya !
L'équipe CSM est ravie de vous envoyer son premier top tips➡️chaque mois vous recevreznos meilleures astuces pour optimiser votre utilisation de l'outil !💡
Gagnez du temps avec votre adresse email directe Expensya ! Plus besoin de transférer vos reçus manuellement : faites-les envoyer directement dans Expensyapar votre commerçant 🚀
✅ Une adresse email unique rien que pour vous
✅ Vos reçus arrivent directement dans Expensya
✅ Zéro effort, tout est automatisé !
🚕Vous prenez un taxi et il vous demande à quelle adresse mail envoyer la facture ?
➡️Partagez votre adresse Expensya directe, et la dépense sera créée automatiquement !
📩 Découvrez votre adresse et testez dès maintenant : Guide ici
