10 exemples de succès de l'automatisation de la comptabilité avec Medius

Notre première réussite concerne Puma. Fondée en 1948, cette entreprise de vêtements de sport propose des produits tendance, notamment des équipements sportifs et des baskets. Elle est le troisième plus grand fabricant mondial de vêtements de sport.

• Défi : Puma a constaté que l'approbation des factures prenait trop de temps et que les fournisseurs étaient frustrés par les retards de paiement. Il était difficile d'identifier les goulots d'étranglement dans leur processus. Ils avaient besoin d'un logiciel qui identifie clairement leur situation et les objectifs à atteindre.
• Solution : grâce à une plusieurs modules de Medius (automatisation de la comptabilité fournisseurs, achats, paiements et sourcing), l'entreprise allemande a gagné en efficacité et a amélioré les relations avec ses fournisseurs.
• Résultats : les factures de Puma sont désormais traitées rapidement par le service de comptabilité fournisseurs. Elle peut identifier rapidement les factures concernées sans les imprimer ou les classer. Elle identifie précisément la durée de chaque étape du processus, ce qui lui permet de mettre en place des mesures d'amélioration concrètes.

Le cas Puma

La deuxième étude de cas concerne Huuskes, une entreprise familiale spécialisée dans la production et la fourniture de solutions alimentaires et de boissons à destination de la santé et de la restauration collective en entreprise.

• Défi : Sur son site aux Pays-Bas, les processus de Huuskes avaient besoin d’être optimisés. Son cycle de traitement reposait sur un rapprochement manuel des factures, une tâche chronophage et exigeante, qui rendait particulièrement complexe le traitement de 55 000 factures — chacune comptant en moyenne 200 lignes.
• Solution : Huuskes a fait appel à Medius pour digitaliser ses processus de facturation fournisseurs. Ils ont trouvé notre solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs intuitive et ergonomique. Tous les services de l’entreprise se sont approprié l’outil, pas uniquement la finance. L'entreprise a rapidement constaté des bénéfices grâce à un déploiement et une formation entièrement en ligne.
• Résultats : Neuf mois seulement après le déploiement, Huuskes a constaté que les deux tiers de ses factures étaient traitées sans intervention humaine. L'entreprise a désormais confiance dans l'intégrité de ses données financières et fonctionne de manière plus standardisée au sein de la comptabilité fournisseurs.

Le cas Huuskes

NIC Global est l'un des principaux fabricants de pièces détachées pour divers secteurs industriels. Après une fusion de trois sites en un seul en 1999, l'entreprise fournit désormais des composants en tôle pour le transport routier, le médical et des armoires électriques. Elle possède aujourd'hui quatre usines aux États-Unis et trois partenaires en Chine.

• Défi : Avec le développement de NIC Global, des failles se sont révélées au sein de la comptabilité fournisseurs.. L'entreprise traitait manuellement des centaines de factures.Les documents étaient envoyés à la main ou par e-mail, un processus fastidieux et chronophage. Le service comptabilité fournisseurs était composé de deux personnes, et si l'une d'elles était absente, l'autre se retrouvait avec une charge de travail importante.
• Solution : Grâce à Medius AP Automation, NIC Global a entamé un projet de digitalisation. Cela a contribué à garantir le paiement des factures dans les délais et à réduire les risques d'erreur. L'entreprise a constaté un meilleur respect des normes de conformité et l’optimisation des budgets grâce à un meilleur pilotage des comptes fournisseurs.
• Résultats : Assez rapidement, les coûts ont été réduits et l'efficacité améliorée. Les factures sont désormais acheminées automatiquement. La recherche d'une dépense ne nécessite plus d’intervention humaine. Avec la même masse salariale, le service comptabilité fournisseurs peut traiter 800 factures par semaine (contre 650 auparavant).

Découvrir le cas NIC Global

Tikkurila est l'un des principaux fabricants et distributeurs de peintures et de revêtements en Scandinavie. Avec 150 000 factures traitées chaque année et un chiffre d'affaires de 850 millions de dollars, l’optimisation de la comptabilité fournisseur était un enjeu de taille.

• Défi : Chaque entité de Tikkurila avait ses propres outils et processus de gestion de la comptabilité fournisseurs. L’entreprise avait donc besoin de les centraliser pour disposer d’une meilleure visibilité sur l’ensemble des factures fournisseurs, historiquement papier. Elle souhaitait mieux contrôler la comptabilité fournisseurs, tout au long du cycle.
• Solution : L'entreprise s'est tournée vers Medius pour déployer une solution prête à l'emploi qui s'intègre parfaitement à son ERP Microsoft Dynamics. L'objectif était un déploiement rapide dans toute l'organisation, avec un support aux différentes entités de l'entreprise.
• Résultats : Tikkurila a mis en place une organisation unique (logiciel et processus) dans toute l'entreprise, qui prend en charge l'ensemble du cycle de comptabilité fournisseurs, de la réception des factures à leur approbation et à leur paiement. L'entreprise affiche désormais un taux de traitement sans intervention humaine de 93 % pour les factures et bénéficie d'une visibilité et d'une transparence totales sur son processus de comptabilité fournisseurs.

En savoir plus sur le cas Tikkurila

Une autre étude de cas sur l'automatisation de la comptabilité fournisseurs concerne Lush, un détaillant et fabricant mondial de cosmétiques et de produits de bain artisanaux à base d'ingrédients frais. L'entreprise dispose d'une clientèle fidèle et est en croissance depuis 1995. Son projet d'ouvrir des centaines de nouveaux points de vente nécessite une gestion de la comptabilité fournisseurs plus efficace que ses méthodes manuelles obsolètes.

• Défi : Lush traitait 120 000 factures par an avec un système de comptabilité fournisseurs papier. Les factures se perdaient facilement, créant une véritable angoisse aux équipes à la fin du mois. Son taux de facturation électronique était de 67 %. Son logiciel en place ne permettait pas de faire mieux. L'entreprise ne pouvait plus se permettre autant d'interventions manuelles si elle voulait poursuivre sa croissance.
• Solution : La solution automatisée de Medius permettrait à Lush de réaliser des économies en supprimant le temps passé à suivre les factures. La solution digitale d’automatisation de la comptabilité fournisseurs répond également à son objectif de réduction de son impact environnemental.
• Résultats : Lush a atteint un taux de facturation automatisée de 92 %. Le passage à une solution automatisée a permis aux auditeurs et aux gestionnaires de bénéficier d'une meilleure visibilité et d'une piste d'audit complète.

Le cas Lush

Notre prochain succès pour AP Automation concerne la société belge Corilus, qui fournit depuis 20 ans des solutions logicielles aux professionnels de la santé. Elle met en relation les principaux prestataires de soins, les patients et les hôpitaux, mais elle rencontrait un problème de gestion des comptes fournisseurs.

• Défi : Avec 400 employés répartis sur 6 sites, l'entreprise traitait 10 000 factures chaque année. Elle avait besoin d'une vue d'ensemble du statut des commandes et des factures. Elle n’avait pas les informations primordiales telles que les émetteurs des factures ou leur traitement.
• Solution : Corilus recherchait une solution offrant une visibilité claire depuis n'importe quel site. Une gestion proactive des budgets et des factures lui permettrait de piloter de manière stratégique. Parmi les sept solutions envisagées, Corilus a choisi Medius. Notre gestion de bout en bout des factures a été déterminante pour son choix. L'automatisation de la comptabilité fournisseurs a fourni à Corilus une interface intuitive et informative qui a amélioré sa compréhension des processus internes.
• Résultats : Avec un déploiement pendant la pandémie, l'équipe de Corilus a relevé plusieurs défis. Elle dispose désormais d'une meilleure vision de l'état des factures et d'un meilleur suivi des dépenses. Elle a réalisé des économies en identifiant les contrats inutiles avec les fournisseurs. Elle a également gagné du temps grâce à une meilleure organisation, les factures n'étant plus envoyées à la mauvaise personne.

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Heinen & Hopman a équipé de systèmes de chauffage et de climatisation plus de 10 000 navires dans le monde entier.

• Défi : L'entreprise a décidé de mettre en place un ERP unique pour l’ensemble de ses entités car la solution dont elle disposait montrait des limites quant à la gestion internationale.
• Solution : Medius a facilité la définition, la validation, l'accès et la visibilité de leurs processus de comptabilité fournisseurs. L'intégration a été réalisée très rapidement grâce à des connecteurs standard préconfigurés pour Microsoft Dynamics 365 F&O.
• Résultats : Tout va désormais pour le mieux pour Heinen & Hopman. L'entreprise traite 150 000 factures dans le monde entier, et les bénéfices immédiats sont très satisfaisants autant les dirigeants que les employés.

Le cas Heinen & Hopman

Fluidra est une multinationale spécialisée dans les piscines, fondée en 1969. Elle possède une solide expérience dans la conception de produits et services innovants pour les piscines résidentielles et publiques.

• Défi : Fluidra utilisait un processus papier, manuel et consommateur de ressources. Elle avait besoin d'une solution cloud sécurisée et robuste qui s'intègre à l'ERP Infor M3 afin de minimiser l’impact sur ses activités.
• Solution : Medius AP Automation s’intègre nativement et facilement à Infor M3 et à de nombreux autres ERP. La solution cloud est accessible depuis n'importe quel appareil, à tout moment et n’importe où.
• Résultats : Aujourd'hui, 80 % des factures de Fluidra sont gérées sans intervention manuelle. L'entreprise a gagné en efficacité grâce aux workflows automatisés de la solution Medius. La réduction des actions manuelles dans le traitement des factures a permis de standardiser davantage ce processus, ce qui est important pour les audits et les reporting.

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J.J. Taylor est un distributeur de bière américain qui propose un large portefeuille de bières américaines, importées, locales et artisanales. L'entreprise est leader dans son secteur depuis plus de 60 ans et emploie plus de 1 000 personnes dans tout le pays.

• Défi : L'entreprise s'est rendue compte que sa solution de gestion documentaire existante ne répondait pas à ses besoins. L'équipe de J.J. Taylor a cherché un moyen de réduire les interventions manuelles lors du traitement des factures. Son plus grand fournisseur, Miller Coors, envoyait des factures comportant chacune des centaines de lignes. L'équipe comptabilité fournisseurs était confrontée à une tâche chronophage, sans aucune automatisation du côté du traitement de la facturation. Elle avait également besoin de suivre des indicateurs clés pour piloter efficacement l’activité.
• Solution : J.J. Taylor souhaitait une solution pour gérer la réception et le traitement automatisés des factures, en particulier celles de ses principaux fournisseurs. L’entreprise avait besoin d'améliorer la visibilité sur le processus de paiement pour satisfaire les fournisseurs et assurer la livraison des marchandises. Il s'agissait là d'un cas d'utilisation idéal pour l'automatisation de la comptabilité fournisseurs, pour une entreprise cherchant à tirer parti de l'intégration rapide et fiable de Medius.
• Résultats : Après une intégration rapide, J.J. Taylor a accès à des milliers de données. Son tableau de bord ergonomique fournit des rapports précis et stratégiques. L'entreprise peut désormais payer plus rapidement ses fournisseurs et ainsi les accompagner dans leur développement (surtout les brasseurs artisanaux qui ont besoin de trésorerie). J.J. Taylor peut prioriser les factures et mieux satisfaire ses fournisseur.

En savoir plus sur le cas J.J. Taylor

Kennards Self Storage est l'un des plus grands opérateurs de stockage en Océanie. Kennards cherchait une nouvelle solution de gestion de la comptabilité fournisseurs pour ses 90 centres de stockage en Australie et en Nouvelle-Zélande.

• Défi : Kennards avait besoin d'un logiciel cloud simple et sécurisé, intégré à Microsoft Dynamics Great Plains sur plusieurs de ses entités.
• Solution : Medius AP Automation répondait à toutes les exigences en matière d'efficacité, de simplicité et de coût. L'entreprise a utilisé Medius dès son déploiement, après seulement quelques réglages mineurs.
• Résultats : Kennards a constaté un gain d'efficacité qui lui permet d'accroître sa croissance sans augmenter ses effectifs. Medius permet à toutes les entités de disposer des mêmes informations et une visibilité sur toutes les factures fournisseurs. Après le déploiement, un responsable de centre pensait qu’il y avait un problème avec la solution AP Automation, car tout semblait trop facile.

Le cas Kennards