Quel est le cycle complet du processus de comptabilité fournisseurs ?
À l'international, les entreprises basent leurs activités sur un cycle des dépenses et un cycle des recettes. Le processus de comptabilité fournisseurs s’inscrit dans le cadre plus large du cycle des dépenses et des achats.
Ce flux de travail comprend une série d’étapes comptables indispensables nécessaires à la réalisation d’un achat quand une commande est passée et que le client reçoit le produit ou le service souhaité, ainsi que les bonnes pratiques liées à ces activités.
Le cycle complet du processus de comptabilité fournisseurs comprend notamment la saisie des données de la facture, le codage des factures avec le compte et le centre de coûts corrects, l’approbation des factures, le rapprochement des factures avec les bons de commande et la comptabilisation des paiements.
Le processus de comptabilité fournisseurs n’est qu’une partie de ce que l’on appelle le P2P (procure-to-pay). Le processus P2P couvre le cycle allant de l’achat et du traitement des factures au paiement des fournisseurs.
L’automatisation de la CF allège ces étapes et garantit un niveau de précision plus élevé à chaque étape du flux de travail.
Qu’est-ce que le processus de comptabilité fournisseurs ?
Le processus de comptabilité fournisseurs est chargé de régler les fournisseurs pour les biens et services achetés par une entreprise.
Bien que la complexité et la durée de ce cycle puissent varier d’une entreprise à l’autre, les étapes nécessaires suivantes sont généralement présentes sous une forme ou une autre.
L’organigramme ci-dessous illustre les étapes d’un flux de travail automatisé de CF, une fois la facture reçue.
Recevoir les factures des vendeurs et des fournisseurs
Vérifier que les factures sont exactes et qu’elles se rapprochent des biens ou des services reçus
Enregistrer les factures dans le système comptable de l’entreprise
Obtenir l’autorisation de régler les factures
Planifier les paiements aux vendeurs ou aux fournisseurs
Émettre le paiement aux vendeurs ou aux fournisseurs par chèque papier ou électronique, par transfert électronique de fonds ou par d’autres méthodes de paiement
Mettre à jour les registres comptables pour refléter le paiement réalisé
L’importance d’un processus CF
Bien que la comptabilité fournisseurs soit souvent reléguée au back-office, elle est indispensable à l’activité de l’entreprise. Son fonctionnement efficace détermine si une entreprise peut maintenir les délais de ses processus Procure-to-Pay.
Intéressons-nous à certains des avantages profitant aux entreprises qui accordent à leurs processus de CF l’attention qu’ils méritent.
Gestion financière
Dans une économie instable, il est indispensable de maintenir la fluidité de l’entreprise. Une mauvaise manœuvre ou une perturbation dans la livraison des marchandises peut entraîner une entreprise dans une spirale incontrôlable.
Les services CF veillent à ce que l’argent parvienne aux partenaires commerciaux de manière ordonnée afin que la roue continue de tourner.
Tenue d’un registre précis
Le suivi systématique des factures, des marchandises reçues et des paiements envoyés garantit le bon fonctionnement de l’entreprise.
Les services CF qui développent un processus éprouvé et s’efforcent d’assurer une tenue électronique des dossiers bénéficient souvent d’un processus d’audit plus efficace.
Les documents papier sont réduits et plus facilement accessibles quand il faut s'y reporter ultérieurement. Les données saisies électroniquement peuvent également être partagées avec d’autres systèmes ou tableaux de bord qui tiennent tout le monde informé de la situation actuelle.
Pérenniser les relations avec vos fournisseurs
Chaque mesure que le personnel CF prend pour optimiser son efficacité et réduire les temps de cycle se répercute sur les relations avec les fournisseurs.
Les fournisseurs apprécient d’être payés rapidement pour leurs marchandises et sont plus susceptibles d’offrir de meilleures conditions lors de négociations futures.
Éviter les frais de retard et les pénalités
L’économie mondiale met à mal toutes les entreprises. Les prestataires et les fournisseurs doivent prendre des mesures pour protéger leurs intérêts quand ils concluent des contrats de biens ou de services.
Ils doivent notamment prévoir des frais de retard ou des pénalités pour leurs partenaires qui ne sont pas prompts à régler leurs factures.
Toutefois, l’établissement d’un calendrier de paiement serré peut aider une entreprise à éviter ces frais et peut même lui permettre de bénéficier de remises en cas de paiement anticipé.
Prévention de la fraude
La fraude est une menace bien réelle pour les entreprises. Un processus de CF moderne peut tirer parti de la vérification des erreurs, par exemple, les doublons de règlement, le non-rapprochement des factures et les alertes concernant des schémas inhabituels pour s’attaquer aux vecteurs d’attaque potentiels.
Apprenez à connaître le processus de base du flux de travail des CF
Le cycle de base des comptes fournisseurs comprend trois documents majeurs, les commandes d’achat (PO), les rapports de réception (ou réception de marchandises) et les factures des fournisseurs.
Pour initier un achat, le service des achats d’une entreprise envoie un BdC à un fournisseur qui comprend la marchandise demandée, la quantité et le prix pour déclencher une commande.
Quand l’entreprise reçoit les marchandises, un accusé de réception documente l’expédition, notamment les éventuels dommages ou écarts de quantité.
La facture fournisseur est envoyée par le fournisseur pour demander le paiement des marchandises ou des services fournis. Le service CF reçoit les factures des fournisseurs et le processus de gestion des factures commence.
Procédures générales de CF
La création d’un guide des processus, des procédures et des bonnes pratiques en matière de CF permet de réduire les erreurs. L’adoption de solutions d’automatisation de la CF peut contribuer à prévenir ces erreurs.
Un guide complet devrait décrire un processus de flux de travail tel que le suivant :
- Recevoir les factures des fournisseurs et réaliser un rapprochement à trois pour vérifier la cohérence avec le bon de commande, l’entrée des marchandises et la facture
- Les CF vérifient la réception des biens ou des services et approuvent la facture en vue de son paiement
- Si des écarts apparaissent au cours du traitement de la facture, comme une quantité ou un prix erroné, la comptabilité fournisseurs envoie la facture à l’acheteur, qui s’efforce de trouver la source du problème
- Une fois que le service CF a vérifié la facture et que tous les écarts ont été traités et corrigés, les chèques et les paiements sont émis rapidement
- Une fois le paiement envoyé, la facture est marquée comme payée dans le système financier
L’étendue du processus CF
La comptabilité fournisseurs englobe la quasi-totalité des paiements réalisés par une entreprise, à l’exception des dépenses internes, par exemple, les salaires. Il est essentiel d’assurer la précision de la gestion des données des fournisseurs et des paiements pour éviter les pertes et les problèmes.
Les principaux objectifs sont de ne régler que les factures légitimes et exactes (ce que l’entreprise a commandé, reçu, les coûts exacts, les quantités, les conditions, etc.) et de trouver des opportunités d’économies lorsqu’elles sont disponibles, comme par le biais d’un paiement anticipé ou d’un escompte dynamique.
L’automatisation de la CF établit de manière transparente des contrôles internes pour éviter de régler des factures frauduleuses ou inexactes et pour s’assurer que toutes les factures sont comptabilisées.
Le processus de CF à cycle complet fait partie intégrante des états financiers d’une entreprise, et l’efficacité est requise à chaque étape.
Considérez la comptabilité en partie double et la façon dont l’omission d’un fournisseur peut entraîner deux montants incorrects pour deux comptes. Les ramifications des responsabilités et des réparations (par opposition à la prévention par la mise en œuvre intelligente de l’automatisation des CF) peuvent être coûteuses.
Par exemple, des relations compromises avec les fournisseurs peuvent entraîner des problèmes de production et d’approvisionnement, créant ainsi des niveaux de pertes éventuelles.
Considérations supplémentaires sur le processus de flux de travail de la comptabilité fournisseurs par ailleurs
Certaines entreprises utilisent des pièces justificatives au cours du processus d’approbation. Les factures des fournisseurs ne sont pas toutes accompagnées de bons de commande ou de rapports de réception, ce qui rend impossible le traditionnel rapprochement à trois.
D’autres paiements qui peuvent nécessiter une vérification spéciale comprennent les paiements mensuels, par exemple, les contrats de location et les contrats pour s’assurer que tous les paiements rendus sont légitimes et exacts.
L’apprentissage automatique des processus de capture de données permet à votre système d’automatisation d’apprendre des éléments habituels du processus et de faire des suggestions significatives sur la façon de traiter ces éléments automatiquement à l’avenir.
Les dépenses et les flux de trésorerie peuvent varier en fonction de la période de l’année. Automatisation de la comptabilité fournisseurs fournit des rapports détaillés pour aider les entreprises à mieux gérer l’ensemble du flux de travail de la CF quand les délais sont serrés.
L’automatisation de la CF facilite également le processus de comptabilité fournisseurs sur l’ensemble du cycle, pour une efficacité et une précision optimales. L’utilisation judicieuse de la technologie des comptes fournisseurs (étant donné qu’elle peut s’intégrer de manière transparente à votre ERP) élimine les erreurs inutiles, simplifie les processus et aide les entreprises à améliorer leurs résultats.
Si vous n’adoptez pas l’automatisation aujourd’hui, vous risquez d’être distancé demain.
Les problématiques d’un processus de comptabilité fournisseurs manuel
Malheureusement, de nombreuses entreprises s’appuient encore sur un processus de CF manuel centré sur le papier. Voici quelques-unes des problématiques liées à l’absence de mise à jour des processus de comptabilité fournisseurs vieillissants.
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Chronophage
Les processus manuels peuvent nécessiter l’approbation directe de plusieurs niveaux d’administration. Le temps de cycle augmente car les factures doivent être acheminées et traitées par un plus grand nombre d’employés. -
Propice aux erreurs
Les équipes CF passent beaucoup de temps à saisir manuellement des données dans plusieurs systèmes, chacun ayant son propre format. Les erreurs de saisie sont plus fréquentes, tout comme les documents égarés qui se retrouvent noyés dans une pile de paperasse. -
Visibilité limitée
Les processus papier sont difficiles à visualiser. Il devient inévitable que des décisions importantes soient prises sur la base de données obsolètes et incomplètes. -
Difficulté de suivi
Le traitement manuel des paiements rend difficile le suivi des flux de trésorerie de l’entreprise. Le fait de ne pas savoir où se trouve chaque facture augmente la probabilité d’une analyse erronée de l’état financier de l’entreprise. - Manque d’efficacité
Le tri, l’organisation et la conservation des documents papier font perdre du temps aux employés des CF pour des tâches à faible valeur ajoutée.Selon l’Institute of Finance & Management, jusqu’à 84 % de la journée d’un employé CF est consacrée à des tâches manuelles.
Simplifiez votre processus de comptabilité fournisseurs grâce à l’automatisation
Une entreprise désireuse d’évoluer avec son temps peut bénéficier de nombreux avantages. APQC a constaté que les entreprises les plus performantes dépensent 1,42 $ par facture pour leurs processus. Leurs concurrents moins efficaces dépensent plus de trois fois ce montant.
L’adoption de la technologie et les pratiques d’automatisation sont probablement des facteurs qui expliquent cette fourchette extrême de coûts observée entre des entreprises par ailleurs similaires.
Les méthodes numériques peuvent réduire le temps nécessaire à la saisie des données dans les systèmes. Dans certains cas, les données relatives aux factures peuvent être collectées et importées automatiquement, ce qui réduit par ailleurs les efforts nécessaires pour alimenter les systèmes financiers.
Une fois les données sous forme électronique, il devient beaucoup plus facile de les partager entre des systèmes distincts afin de les tenir à jour avec des chiffres frais et exploitables.
Les chiffres peuvent être automatiquement recoupés avec les bons de commande, les réceptions de marchandises et les factures afin de réduire le risque d’erreur et de fraude.
Les processus obsolètes vous freinent-ils ?
Le personnel chargé des comptes fournisseurs est en première ligne des changements de l’entreprise et est souvent chargé de mettre en œuvre des modifications de la politique de trésorerie en temps quasi réel. À bien des égards, la comptabilité fournisseurs est devenue la tour de contrôle de la gestion des dépenses au sein de l’organisation. Cependant, beaucoup d’entre eux sont coincés avec des outils hérités et des processus dépassés, ce qui crée des inefficacités massives. La véritable promesse de l’IA et de l’apprentissage automatique au sein des comptes fournisseurs n’est pas seulement de simplifier les processus, mais de les éliminer. Ce rapport d’IDC explore comment l’automatisation de la comptabilité fournisseurs d’aujourd’hui évolue pour rendre cette discipline autonome à l’avenir.
Questions fréquemment posées sur le processus CF
Le processus de comptabilité fournisseurs est chargé de régler les vendeurs et les fournisseurs pour les biens et les services achetés par une entreprise.
Les services CF s’occupent généralement des factures entrantes et les traitent en vue de leur paiement. En fonction de la taille de l’entreprise, l’équipe des CF peut avoir d’autres tâches à accomplir.
Le processus de comptabilité fournisseurs est important pour la gestion de la trésorerie d’une entreprise. Les paiements doivent être traités correctement et en temps voulu pour que l’entreprise puisse continuer à fonctionner de manière optimale.
Parmi les problématiques courantes du processus de comptabilité fournisseurs, on peut notamment citer le maintien de systèmes distincts pour la gestion des achats, de la facturation et des paiements. Les données doivent parfois être saisies plusieurs fois, ce qui crée un risque d’erreur.
Les processus manuels sur papier allongent la durée du cycle de paiement et peuvent avoir un impact négatif sur les relations avec les fournisseurs.
Des méthodes inefficaces rendent difficile l’obtention d’une vue en temps réel de la santé financière d’une entreprise et peuvent conduire à de mauvaises décisions commerciales.
L’automatisation libère l’équipe CF des processus manuels qui risquent de lui faire perdre du temps avec des tâches répétitives ou banales qui pourraient être consacrées à des tâches à forte valeur ajoutée.
La numérisation du processus de CF permet d’accélérer le délai entre la facturation et le paiement et offre à l’entreprise des options, par exemple, des remises pour paiement anticipé et la possibilité d’éviter les frais de retard.
Parmi les bonnes pratiques de gestion du processus de comptabilité fournisseurs, citons notamment la simplification du flux de travail grâce à une bonne utilisation de la technologie.
En maîtrisant et en limitant l’accès aux systèmes financiers, vous protégez les données sensibles tout en les rendant accessibles à ceux qui en ont besoin.
La réduction des étapes de vérification et des responsabilités en matière d’approbation des signatures peut réduire considérablement le délai entre l’achat et le paiement.
