Si vous souhaitez rationaliser les procédures du service de comptabilité fournisseurs, automatiser le traitement des factures ou des paiements, ou si vous êtes curieux de savoir comment fonctionne l’automatisation des comptes fournisseurs, ce guide est fait pour vous.
Si vous travaillez dans un service de comptabilité fournisseurs, sans doute êtes-vous confronté à des épisodes de stress. Il est temps que cela change. Soutenons la procédure de gestion des factures par une stratégie et remplaçons le stress et les questionnements par la certitude de diriger un service de comptabilité fournisseurs performant. Lisez notre guide des bonnes pratiques en matière de comptabilité fournisseurs pour savoir comment démarrer.
Accédez directement à ce qui vous intéresse grâce à la table des matières ou commencez par le début pour accéder à toutes les informations utiles.
L’automatisation de la comptabilité fournisseurs peut être compliquée à expliquer. Pour faire simple, considérons d’abord ce qu’est la comptabilité fournisseurs.
La comptabilité fournisseurs est la partie d’un service financier qui gère le paiement des fournisseurs et des vendeurs pour les biens et services reçus. Si vous cherchez la comptabilité fournisseurs dans votre bilan, elle se trouve du côté des entrées.
La définition de la comptabilité fournisseurs est la suivante : factures ou engagements (le loyer ou les services publics par exemple) de fournisseurs que vous n’avez pas encore payés. Du point de vue de la trésorerie, c’est formidable. Vous obtenez un prêt gratuit de la part de votre fournisseur : il vous livre des biens ou des services et vous n’avez pas à les payer immédiatement en espèces.
Ensuite, nous aborderons « l’automatisation ».
L’automatisation peut avoir différentes significations pour différentes personnes dans différents secteurs. Dans le monde moderne de la comptabilité fournisseurs, cela signifie abandonner les flux de travail manuels et les procédures de facturation et de paiement au format papier. Au lieu de recevoir manuellement des factures papier et de payer vos fournisseurs par chèque, vous pouvez grâce à l’automatisation traiter et approuver en tout lieu les factures et les paiements par voie électronique.
Passons à présent au guide et découvrons les étapes à suivre pour remplacer le stress par la stratégie, afin que vous puissiez réellement rentrer chez vous à 17 h 00.
Vous préférez parler à quelqu’un ? Contactez-nous dès aujourd’hui !
Des études ont estimé que 48 % des paiements B2B et 40 % des factures ne sont pas encore dématérialisés.
Cela représente une part non négligeable des entreprises qui utilisent encore des procédures de facturation et de paiement obsolètes. Pour quelle raison ? Les gens et les entreprises hésitent à réparer ce qui n’est pas cassé.
Bien sûr, cela ne dure que si cette hypothèse reste vraie.
En termes simples, la comptabilité fournisseurs est le service qui veille à ce que vos factures soient payées dans leur intégralité et dans les délais.
Les tâches quotidiennes courantes comprennent des heures de numérisation et de saisie des factures dans les systèmes appropriés, l’impression et la signature de chèques à envoyer, ainsi que la collaboration avec différentes banques pour différents types de paiement, autant d’étapes qui vous exposent à des risques et à la fraude.
Les tâches ci-dessus sont souvent manuelles et tributaires de l’utilisation du papier, ce qui rend les procédures compliquées. Il s’agit d’un processus fastidieux qui présente une marge importante de progression et d’amélioration. Par exemple, les procédures de la comptabilité fournisseurs au format papier coûtent aux entreprises des centaines de milliards de dollars par an.
Une réduction de l’utilisation des factures et des chèques papier aurait un impact énorme sur les services de comptabilité fournisseurs.
De manière générale, les entreprises américaines sont encore tributaires du papier. Les chèques au format papier continuent d’être utilisés par les entreprises américaines parce qu’ils font partie des habitudes et sont faciles à utiliser. Pour payer par chèque, vous n’avez besoin que d’un nom et d’une adresse postale.
Les entreprises modernes font exception à la règle : elles ont introduit l’automatisation de la comptabilité fournisseurs (AP) afin de transformer les procédures papier en paiements électroniques et de rationaliser leurs méthodes de paiement.
L’automatisation de la comptabilité fournisseurs génère :
Cycles d’achat plus rapides
Coûts réduits
Sécurité accrue
Meilleure visibilité sur les finances
Nouvelles sources de revenus
Ces avantages sont un début et ne sont que les plus quantifiables. L’automatisation de la comptabilité fournisseurs vous permet de ne plus manquer un seul paiement. Finis les frais de retard, les frais d’expédition inattendus pour l’impression de chèques supplémentaires.
Et en prime ? Vos paiements électroniques réguliers et fiables inciteront les fournisseurs à vous offrir des conditions et des remises plus favorables à l’avenir.
Cependant, moins de la moitié des entreprises américaines profitent de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs. Si vous n’en faites pas partie, non seulement vous ne bénéficiez pas des avantages que nous venons de mentionner, mais vous êtes également confronté à toute une série de points de friction décourageants et d’activités inutiles.
Vous connaissez sans doute déjà certaines de ces contraintes, auxquelles vous ou votre équipe êtes susceptibles d’être régulièrement confronté(e).
Si vous ne résolvez pas ces problèmes inhérents à la comptabilité fournisseurs, votre entreprise se fera distancer par la concurrence.
Certains aspects du système et des procédures de paiement sont inutilement fastidieux. Des tâches qui frustrent et découragent souvent votre personnel financier.
Les services de comptabilité fournisseurs perdent beaucoup de temps et d’énergie à effectuer des tâches qu’il serait préférable d’automatiser. La dématérialisation de la comptabilité fournisseurs est un parcours essentiel pour les entreprises qui cherchent à rester compétitives.
D’après le rapport État des paiements électroniques 2022 d’Ardent Partners, les meilleurs services de comptabilité fournisseurs obtiennent des délais de traitement des factures supérieurs de 81 % au reste du marché.
Avez-vous entendu le dicton selon lequel « l’efficacité, c’est bien faire les choses, l’efficience, c’est faire les bonnes choses » ? Différentes versions de ce dicton abondent dans les entreprises, mais nous savons tous ce qu’il signifie. Il existe des méthodes efficaces de classement des documents ou de saisie des données dans les systèmes. Mais est-il efficient de consacrer du temps à ces tâches ?
La réponse est « non ». Les procédures comptables automatisées supprimeraient ces tâches de la liste des choses à faire de votre équipe, ce qui permettrait à cette dernière de gagner en efficience en se concentrant sur les tâches les plus utiles.
Sans plus tarder, penchons-nous sur ce que sont ces points de friction :
La gestion du temps est la base de la création d’une entreprise efficace. Les départements de la comptabilité fournisseurs font partie des plus chargés, car ils consacrent trop de temps aux tâches manuelles. Selon de récentes études, on estime que 25 % de la semaine de travail moyenne est consacrée aux tâches manuelles. En automatisant les aspects simples de la facturation et des paiements, les employés pourraient se concentrer sur des tâches plus utiles.
25 % d’une semaine de travail standard de 40 heures représente pour chaque employé environ 10 heures hebdomadaires totales consacrées à des tâches manuelles. Avec une moyenne de 48 semaines de travail par an en comptant les congés, cela représente un gaspillage de 480 heures ! Cela équivaut à 12 semaines, soit trois mois. L’automatisation vous permet de consacrer ce temps à de meilleures fins.
C’est positif à la fois pour le service et pour votre personnel. Les tâches à forte valeur ajoutée ont un effet stimulant que les tâches à faible valeur ajoutée n’ont pas. En donnant à votre équipe les moyens d’accomplir des tâches plus utiles, vous contribuerez à prévenir l’épuisement professionnel et à préserver le moral de vos collaborateurs. Sans oublier qu’avec la tendance croissante de la grande démission, nous souhaitons créer un environnement de travail positif pour les employés.
Les procédures manuelles ne font pas seulement perdre un temps précieux, elles ont également un coût financier.
Dans le rapport d’Ardent Partners sur l’état des paiements électroniques 2022, le coût moyen de traitement d’une facture est de 10,18, soit un chiffre en hausse par rapport à l’année précédente (9,25). Il n’est pas bon signe de voir une tendance progresser dans la mauvaise direction.
Le coût ci-dessus est exprimé uniquement en termes financiers et ne doit pas faire oublier le temps consacré par les employés à la rédaction, à l’envoi, à la collecte et au travail de rapprochement des chèques.
Dans le monde d’aujourd’hui, faire plus avec moins est un art que nous nous efforçons tous de maîtriser. Il est fréquent qu’une équipe se retrouve en sous-effectif et surchargée de travail.
L’élimination des doubles charges de travail et des procédures obsolètes constitue la principale façon d’atteindre cet objectif dans le domaine de la comptabilité fournisseurs. Les procédures manuelles sont davantage sujettes aux erreurs humaines et aux fautes qui nécessiteront un retour en arrière et une reprise des tâches.
L’automatisation des procédures de paiement manuelles vous permet de réduire le temps et la charge de travail consacrés à la facturation et au traitement des paiements. Il est possible de faire progresser les paiements B2B grâce à l’automatisation de la comptabilité fournisseurs. Vous ne pouvez pas vous permettre d’éluder la question.
Un service surchargé par l’emploi du format papier ne peut pas fonctionner de manière optimale.
Les piles de factures papier et de chèques constituent un spectacle décourageant qui s’accompagne souvent d’un risque de fraude et de perte de documents.
Selon une étude menée par OnPay Solutions (faisant désormais partie de Medius) en partenariat avec PYMNTS.com, les factures papier sont la cause de friction la plus souvent évoquée dans le domaine de la comptabilité fournisseurs. Les études montrent qu’elles coûtent en moyenne aux entreprises 173 340 dollars par an et 125 heures par semaine.
La réduction du papier permet de gagner de l’argent, du temps et de préserver l’environnement.
Imaginez que vous arriviez au travail et que vous trouviez un bureau rempli de papier ou une imprimante produisant des piles de chèques en attente d’être signés et postés. Il y a de quoi avoir envie de démissionner sur-le-champ, et pourtant ce genre de situation se rencontre fréquemment.
Savoir par où commencer semble parfois impossible. Le personnel est débordé et les erreurs sont fréquentes. Au lieu de consacrer de précieuses ressources intellectuelles à essayer de réduire l’afflux incessant de papier, éliminez-le de l’équation de manière proactive grâce à l’automatisation de la comptabilité fournisseurs.
Si vous avez déjà occupé un poste impliquant des allers-retours entre plusieurs systèmes, vous connaissez déjà le problème.
Un professionnel de la comptabilité fournisseurs peut être amené à extraire ou à saisir des informations dans ces systèmes au cours d’une même journée :
Cette pratique génère un risque d’erreurs qui n’a pas lieu d’être. Il suffit d’une faute de frappe dans une feuille Excel, laquelle est ensuite saisie dans d’autres systèmes, pour provoquer des erreurs en série dont la correction nécessitera du temps et de l’argent.
Qui plus est, les départements financiers pourraient économiser 40 % ou plus sur les coûts en supprimant les tâches chronophages de création et de suivi manuels des rapports.
Au terme de cet examen approfondi des problèmes rencontrés par les services de comptabilité fournisseurs, vous vous demandez probablement ce que vous pouvez faire pour éliminer ces derniers ? L’automatisation est une vraie réponse, mais quelles sont ses implications concrètes ?
Poursuivez votre lecture pour découvrir comment les services financiers modernes gardent une longueur d’avance !
La barre est placée haut.
Il ne suffit pas d’effectuer des paiements pour rendre votre service financier performant.
Aujourd’hui, vous devez non seulement effectuer des paiements, mais aussi faire preuve de cohérence et d’efficacité – tout en respectant les délais ! Et (bien sûr), assurez-vous de ne pas payer des fraudeurs qui ont contourné votre sécurité informatique pour envoyer de fausses factures.
Les défis auxquels sont confrontés les services de comptabilité fournisseurs concernent plus souvent l’organisation que les personnes. L’utilisation excessive de papier est le principal indicateur de la nature organisationnelle de vos difficultés.
Lorsque les factures sont peu nombreuses, il est possible de les gérer par le biais du papier. Lorsque leur nombre devient trop élevé, certaines entreprises engagent du personnel supplémentaire.
De cette façon, le traitement des factures est garanti, mais au prix d’une augmentation massive des coûts et d’un accroissement du risque de fraude. La solution pour faire face à une augmentation de la charge de travail, sans augmenter votre équipe et vos frais de personnel, est la mise en place d’un meilleur système.
Un système de comptabilité automatisé. Un système de comptabilité fournisseurs idéal :
La première étape pour renforcer l’efficacité d’une équipe de comptabilité fournisseurs consiste à se débarrasser du papier. Un système automatisé présente d’autres avantages.
Selon Ardent, 41 % des professionnels de la comptabilité fournisseurs sont intéressés par l’adoption de solutions de facturation électronique.
Imaginons qu’un double paiement soit accepté et approuvé. Cela n’est pas nécessairement dû à une intention malveillante de la part d’un employé ou d’un fournisseur.
Le plus souvent, dans un système manuel, un incident comme celui-ci peut être imputé à une erreur humaine. Quelque chose a été mal saisi ou saisi dans un champ incorrect. Ces erreurs peuvent se répercuter en cascade et occasionner toutes sortes de problèmes.
D’une part, il y a la méthode à l’ancienne, à savoir le traitement manuel des factures. Plus il y a d’étapes, en particulier celles qui nécessitent une saisie manuelle, plus le risque d’erreur est élevé.
D’autre part, il y a la procédure électronique plus efficace et plus sûre d’automatisation des factures. Avec celle-ci, la plupart des étapes ne nécessitent aucune saisie manuelle ni aucun contrôle humain.
Le maintien d’un flux de travail cohérent est difficile lorsque celui-ci est effectué manuellement. Les systèmes de paiement automatisés facilitent la mise en place d’une procédure rentable.
Une plate-forme appropriée permettra également à votre personnel du service de comptabilité fournisseurs de bénéficier des meilleures pratiques commerciales afin de ne pas repartir sans cesse de zéro.
La fraude aux paiements est un risque considérable que tout directeur financier garde à l’esprit. Ce risque n’a fait que progresser dans la liste des priorités avec l’avènement de l’économie actuelle, caractérisée par la haute technologie et une limitation des contacts.
Lorsqu’il s’agit de protéger votre entreprise contre la fraude aux paiements, il est impératif de prendre en compte les menaces externes et internes. Les ignorer d’emblée est une posture qui peut s’avérer dangereuse.
5 directives pour prévenir la fraude aux paiements :
Les trois premières étapes génèrent des avantages qui se mesurent principalement en termes de temps gagné et de coûts supprimés ou évités par une réduction du risque de fraude.
La prévention des erreurs dans les procédures et l’identification des éléments source d’inefficacité sont essentielles à la mise en place d’un service de comptabilité fournisseurs prospère. L’automatisation de la comptabilité fournisseurs est synonyme de liberté et de précision. Elle permet aux équipes chargées de la comptabilité fournisseurs d’approuver et de suivre les paiements à distance.
Poursuivez votre lecture pour découvrir comment fonctionne l’automatisation de la comptabilité fournisseurs !
Consultez le rapport gratuit et explicatif d’Ardent Partners pour obtenir plus d’informations sur l’état actuel de la fraude dans les paiements électroniques.
Contrairement à la croyance populaire, la mise en œuvre de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs n’est pas un processus qui prend des années.
« L’automatisation coûte trop cher et sa mise en œuvre prend trop de temps ». Nous recevons fréquemment cette réponse de la part d’organisations qui cherchent à faire évoluer leurs procédures de comptabilité fournisseurs. En réalité, l’automatisation de la comptabilité fournisseurs et la mise en place des paiements électroniques à l’aide d’une plateforme appropriée affichent un point d’entrée à prix abordable, des rendements élevés et des délais d’exécution rapides.
Vous ne savez pas si votre procédure de comptabilité fournisseurs est déjà automatisée ? Consultez notre récent article de blog sur ce sujet pour répondre à cette question.
Attention spoiler : la plupart des services sont déjà partiellement – mais pas entièrement – automatisés.
Votre flux de travail pour le traitement des factures est-il rempli de tâches manuelles telles que le tri, la catégorisation et la saisie des données de facturation ?
C’est le cas d’une grande partie des départements financiers américains. Ardent Partners constate que 48,1 % de toutes les factures sont encore manuelles et ne sont pas traitées électroniquement. Si votre procédure de paiement est complexe, il est fort probable qu’elle soit trop dépendante du format papier.
Si vos factures sont encore sur papier, l’occasion est idéale pour passer à l’automatisation et aux factures électroniques. L’automatisation des factures simplifie votre procédure de paiement par ailleurs compliquée. Consultez cet article de blog pour découvrir comment.
Quel est le principal intérêt de l’automatisation des factures à l’époque actuelle ? Elle permet d’effectuer des autorisations à distance ! À mesure que la main-d’œuvre moderne gagne
en mobilité, il est essentiel de disposer d’une procédure qui permette de traiter les factures partout où se trouve votre personnel.
Il existe d’autres avantages :
Les procédures au format papier ont entravé de nombreuses organisations pendant des années. À cet égard, les entreprises américaines sont en retard sur leurs homologues européennes. Les paiements électroniques sont omniprésents dans nos vies personnelles et sont presque totalement absents de nos paiements B2B.
L’automatisation des paiements permet aux services de comptabilité fournisseurs d’émettre des paiements électroniques à distance et de manière plus efficace. De plus, elle facilite le suivi en temps réel et vous donne accès 24 h/24 et 7 j/7 aux informations de paiement.
Les externalités, telles que les attaques de phishing par courrier électronique et les usurpations d’identité, lesquelles sont par nature imprévisibles, deviennent de plus en plus courantes et échappent à notre contrôle. Mais nous pouvons contrôler la façon dont nous y réagissons.
Il est essentiel dans le monde d’aujourd’hui d’avoir la capacité de s’adapter rapidement et l’automatisation de la comptabilité fournisseurs est un outil essentiel pour les services financiers qui cherchent à se préparer aux imprévus.
Aimez-vous votre ERP actuel ? La plupart des gens l’apprécient (tout du moins dans une certaine mesure) ! Les ERP sont des outils complets et utiles pour les entreprises.
Ils facilitent la gestion de tâches telles que le soutien aux entreprises, la planification et l’exécution de la chaîne d’approvisionnement et le merchandising. Ils peuvent même permettre de gérer les factures et les paiements, généralement sous la forme d’une extension que vous pouvez acheter et ajouter à votre procédure actuelle.
Cela étant dit, votre ERP n’est pas le meilleur choix pour automatiser vos procédures de paiement actuelles. Pour aller encore plus loin, ce n’est pas en soi le meilleur choix.
La solution adéquate d’automatisation des factures et des paiements s’intégrera et fonctionnera avec votre ERP, ce qui vous permettra de bénéficier de la transparence et de la sécurité des transactions d’une plateforme de paiement appropriée sans perdre les outils ERP que vous aimez et qui vous sont familiers. L’intégration ERP permet également de mettre en place des solutions de comptabilité fournisseurs à distance.
Nous pouvons intégrer votre ERP en quelques semaines. Nous travaillons en partenariat avec des ERP bien connus tels que ceux répertoriés ci-dessous :
L’automatisation de la comptabilité fournisseurs s’accompagne de changements radicaux qui diffèrent pour chaque poste impliqué dans les procédures de la comptabilité fournisseurs.
L’aspect humain de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs.
Gestionnaires de la comptabilité fournisseurs
Les gestionnaires de la comptabilité fournisseurs couvre les opérations quotidiennes de ce service. Ce sont les experts de son bon fonctionnement.
À la base, l’automatisation de la comptabilité fournisseurs est une forme de dématérialisation. Il s’agit d’un outil technologique qui permet aux responsables de la comptabilité fournisseurs de devenir encore meilleurs dans ce qu’ils savent déjà faire.
La transformation du traitement de la comptabilité fournisseurs grâce à l’automatisation offre au personnel :
Responsable informatique/CIO
Une comptabilité fournisseurs automatisée et entièrement basée sur le cloud libère le personnel informatique de la nécessité de consacrer son temps et ses ressources aux mises à jour de la comptabilité fournisseurs et aux risques de sécurité. L’automatisation de la comptabilité fournisseurs vous procure non seulement plus de contrôle sur votre service, mais elle améliore en même temps la sécurité.
Atouts de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs :
C’est un autre domaine dans lequel l’automatisation de la comptabilité fournisseurs peut progresser. Cela établit une relation positive entre vous et vos fournisseurs, ce qui en retour vous permet de travailler de concert plutôt que les uns contre les autres. Le renforcement de la sécurité pour protéger vos intérêts – et les leurs – devient un processus beaucoup plus fluide.
Medius est conçu et construit pour Microsoft Azure afin de fournir à nos clients la sécurité, l’évolutivité et la continuité des activités offertes par l’infrastructure Microsoft. Outre la conformité en matière de sécurité et les certifications fournies par Microsoft Azure, Medius préserve la conformité SOC 1 Type 2 et SOC 2 Type 2 laquelle est spécifiquement liée à la sécurité des données de la plateforme Medius.
Directeur financier/contrôleur
Au plus haut niveau, les directeurs financiers sont responsables de la gestion de la stratégie et des objectifs de la comptabilité fournisseurs, tandis que les contrôleurs se concentrent sur les relations entre cette comptabilité et le reste de l’entreprise. Pour les deux, il est essentiel de s’assurer que la comptabilité fournisseurs contribue à la croissance et au bien-être de leur entreprise au lieu de les entraver.
Automatisation des paiements de la comptabilité fournisseurs = un contrôle à 100 % :
Tout cela est possible grâce à un système de comptabilité fournisseurs qui facilite l’analyse de la business intelligence en temps réel. L’automatisation de la comptabilité fournisseurs permet de créer des rapports et d’effectuer un suivi en tout lieu, à l’aide de n’importe quel ordinateur portable, tablette ou appareil mobile.
Notre solution de comptabilité fournisseurs vous permet de suivre les paiements par type, bénéficiaire ou fournisseur. Bénéficiez d’une visibilité complète sur votre service de comptabilité fournisseurs.
Les paiements électroniques et les plateformes facilitent la vie de toutes les personnes impliquées dans la comptabilité fournisseurs. Il existe une grande variété d’options de paiement numérique qui présentent toutes leurs propres avantages et inconvénients. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur ce qui existe !
Il existe de nombreuses méthodes de paiement pour la comptabilité fournisseurs. Suffisamment pour que le choix de l’une d’elles puisse s’apparenter à un défi.
Il n’est pas surprenant que le commerce électronique B2B connaisse une croissance rapide. Il est essentiel que les entreprises aient mis en place une méthode et une procédure de paiement pour répondre à la demande croissante qui se profile à l’horizon.
Les entreprises choisissent souvent leur mode de paiement B2B en fonction de critères de simplicité et de rentabilité. Nous passerons ici brièvement en revue les différentes options de paiement numérique et sans contact.
Au fil des années, la chambre de compensation automatisée (ACH) est parvenue à demeurer l’une des cinq méthodes de paiement B2B les plus couramment utilisées en Amérique du Nord. Mais avec la tendance croissante à la réduction des coûts – associée à une augmentation de la sécurité et à une rationalisation des flux de trésorerie – les entreprises modernes se tournent vers de nouvelles technologies et méthodes de paiement.
L’ACH classique est un paiement direct et électronique qui n’est pas immédiat. Son traitement peut prendre entre trois et cinq jours. Il s’agit essentiellement d’un chèque sous forme numérique.
Il présente tous les avantages et la facilité des chèques papier sans créer de piles de papier qui alourdiraient le travail du personnel de votre service de comptabilité fournisseurs. Les acheteurs l’apprécient pour sa commodité et les vendeurs parce qu’ils ont accès aux fonds plus rapidement au lieu d’attendre l’arrivée d’un chèque papier par la poste.
Mieux encore, avec l’ACH le jour même, les vendeurs reçoivent leur paiement dans un délai d’un jour ouvrable.
Qu’est-ce que l’ACH le jour même, me demanderez-vous ? Il s’agit d’une forme plus récente et plus immédiate d’ACH. Il permet un enregistrement du paiement le même jour ouvrable si il est initié avant 14 h 45. Des études montrent que l’ACH le jour même augmente en volume avec une augmentation de 42 % au premier trimestre 2020 par rapport au même trimestre de l’année précédente.
La possibilité d’effectuer des paiements ACH récurrents et automatiques est le principal argument de vente. Cela permet de gagner du temps, de réduire l’emploi du papier et de garantir le paiement à temps des factures. Cela entraîne également une perte de contrôle, une diminution de la protection de la vie privée et la possibilité que des paiements automatisés non surveillés entraînent un découvert ou un surpaiement.
Les paiements en temps réel (RTP) sont l’une des méthodes de paiement les plus récentes. Ils combinent les avantages suivants :
En termes de coût, les paiements en temps réel coûtent le même prix que les autres paiements électroniques non instantanés et nettement moins que les méthodes traditionnelles comme les chèques papier.
Cependant, il est important de savoir que les paiements en temps réel comportent des risques. Le risque de fraude est plus élevé et les transactions ne peuvent pas être interrompues une fois finalisées.
Une transaction de paiement en temps réel s’effectue en moins de cinq secondes, ce qui supprime toute possibilité d’annuler un paiement autorisé à tort. Cartes virtuelles
Dernier point, et non des moindres, les cartes virtuelles. Les cartes virtuelles sont une méthode de paiement B2B qui gagne en popularité. Environ 26 % des entreprises prévoient d’intégrer les cartes virtuelles dans leur stratégie de paiement au cours de l’année prochaine. Nous nous attendons à ce que ce chiffre augmente avec l’investissement d’un plus grand nombre d’entreprises dans les méthodes de paiement sans contact.
Une carte virtuelle est un numéro de carte unique à 16 chiffres créé pour être utilisé une seule fois. En pratique, il s’agit d’une carte de crédit virtuelle destinée au paiement de vos fournisseurs.
L’abandon des méthodes de paiement basées sur le papier au profit d’une méthode utilisant des cartes virtuelles permettra de rationaliser vos procédures de la comptabilité fournisseurs, d’obtenir des remises en espèces, de renforcer la sécurité et d’améliorer les contrôles internes.
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les avantages liés à l’utilisation des cartes virtuelles et démystifier les croyances qui circulent à leur sujet.
Nous ne pouvons parler des méthodes de paiement numériques pour la comptabilité fournisseurs sans évoquer la deuxième option préférée pour le B2B en Amérique du Nord : les virements électroniques.
Elle arrive également en deuxième position pour le taux de fraude.
Dans un environnement moderne qui intègre de plus en plus le travail à distance, cette vulnérabilité à la fraude a de graves conséquences. Les virements électroniques présentent un risque supérieur lorsque l’authentification et la sécurité du réseau sont plus laxistes.
Les virements électroniques coûtent également plus cher, car leur utilisation s’accompagne de frais bancaires plus importants que ceux des méthodes telles que l’ACH. C’est pourquoi les virements électroniques sont principalement utilisés par les grandes entreprises qui effectuent et reçoivent des transactions internationales.
Les cartes d’achat (P-Cards) sont une forme de carte d’entreprise qui permet d’acquérir des biens et des services sans avoir recours à des méthodes d’achat désuètes telles que les chèques papier.
Elles sont délivrées aux employés qui respectent les directives que vous avez définies pour l’utilisation de la carte. Ces cartes peuvent faire l’objet d’un certain nombre de contrôles :
L’inconvénient majeur de l’utilisation des cartes d’achat est qu’elles constituent l’une des options les moins sécurisées, exposant les entreprises à la fraude par carte de crédit et à l’usurpation d’identité.
Les cartes d’achat sont souvent confondues avec les cartes virtuelles (V-Cards). Consultez cet article de blog pour savoir quand utiliser les unes plutôt que les autres.
Créez une nouvelle source de revenus via des remises.
La possibilité de générer de nouveaux revenus est peut-être ce qui incite le plus les entreprises à tester les cartes virtuelles (v-cards). La possibilité d’obtenir des remises mensuelles change la donne. C’est la différence entre un service qui fonctionne à perte et un autre qui rapporte de l’argent à votre entreprise.
Les cartes virtuelles peuvent générer près de 1 % de cashback sur les dépenses de la comptabilité fournisseurs. Il s’agit d’un retour sur investissement (ROI) immédiat pour toute transaction effectuée par carte virtuelle avec un fournisseur.
Toujours sceptique ? Utilisez notre calculateur d’économies Pour savoir combien vous pouvez économiser.
Ne manquez pas l’occasion de devenir le héros financier tant attendu par votre équipe de la comptabilité fournisseurs ! Les cartes virtuelles permettent d’obtenir des revenus et de la trésorerie supplémentaires dans le cadre de vos activités habituelles.
Pour chaque dollar de paiement par carte virtuelle, vous avez la possibilité d’obtenir une remise en espèces si vous choisissez le bon programme. Plus vous effectuez de transactions par carte de crédit virtuelle, plus vous gagnez de l’argent.
L’utilisation de cartes virtuelles au lieu de chèques obsolètes au format papier contribue grandement à optimiser vos procédures de comptabilité fournisseurs. La possibilité de supprimer les procédures manuelles rend l’ensemble plus efficace par défaut.
Cela permet aux services de comptabilité fournisseurs de moins se concentrer sur le traitement des paiements et ce au profit de responsabilités financières beaucoup plus essentielles. Déchargez-les de tâches telles que :
Cela permet également d’éliminer les risques d’erreur humaine en réduisant le nombre de fois où une personne est impliquée dans une étape de la procédure de paiement. Un autre aspect de la protection contre les erreurs et la fraude est que les cartes virtuelles sont conçues pour être utilisées une seule fois.
Les cartes virtuelles constituent un mode de paiement B2B qui gagne en popularité à la fois en raison de leur facilité d’utilisation et du fait qu’elles sont beaucoup plus sûres que les anciennes méthodes. Une carte virtuelle est une carte de crédit virtuelle, dotée d’un numéro unique à 16 chiffres.
Elles sont conçues pour le paiement des fournisseurs et présentent des normes de sécurité renforcées, une utilisation transparente pour votre personnel et une simplicité de traitement. Les cartes virtuelles sont conçues pour être à usage unique entre un payeur et un bénéficiaire – et en tant que payeur, vous pouvez définir au préalable le montant payé.
Ce qui vous protège également, c’est que les cartes virtuelles ne sont que virtuelles. Aucune carte physique ne peut être volée ou réutilisée.
L’un des facteurs qui retarde l’adoption des cartes virtuelles est la crainte des entreprises de se voir facturer des frais de paiement par la société émettrice de la carte. En vérité, c’est plutôt l’inverse qui se produit.
Les paiements par carte virtuelle permettent d’obtenir des remises (cashback) et d’effectuer des paiements sans frais. Comme indiqué ci-dessus, il est possible d’obtenir jusqu’à 1 % de remise sur les dépenses de la comptabilité fournisseurs. C’est pourquoi 30 % des entreprises intègrent les cartes virtuelles dans leur stratégie de paiement. Selon Ardent Partners, 26 % supplémentaires envisagent de le faire au cours de l’année à venir.
L’avantage du cashback sur les cartes virtuelles est qu’il ne nécessite pas vraiment de travail supplémentaire. Avec le bon programme, vous pouvez potentiellement obtenir du cashback sur tout paiement effectué par carte virtuelle. Méfiez-vous des partenaires tels que les programmes de trésorerie bancaire qui ne versent pas de cashback mensuellement : ils le retiennent sur une base annuelle ou exigent que vous atteigniez un certain minimum avant de recevoir vos remises.
L’abandon des méthodes de paiement basées sur le papier au profit d’une méthode reposant sur les cartes virtuelles permettra de rationaliser vos procédures du service de comptabilité fournisseurs, d’accéder à de nouvelles sources de revenus, de renforcer la sécurité et d’améliorer vos contrôles internes. L’adoption de cartes virtuelles n’est pas le principal changement auquel la plupart des entreprises s’attendent. Si votre système comptable peut produire un fichier de chèque, un fournisseur approprié de plateforme de paiement peut convertir ce fichier au format requis pour les paiements par carte virtuelle et le transmettre via une connexion FTP sécurisée. Il est essentiel de trouver une solution qui vous permette de garder le contrôle de votre service de comptabilité fournisseurs et de votre procédure de paiement.
Rien de plus simple aujourd’hui que de dire adieu aux procédures au format papier au profit des paiements électroniques et d’un flux de travail dématérialisé spécialement conçu pour vous !
Atouts des procédures de comptabilité fournisseurs dématérialisés :
Pourquoi attendre pour profiter de ces avantages ? Nous pouvons nous occuper de toute l’intégration et de la configuration du système pour vous.
Les cartes virtuelles sont un élément clé d’une procédure automatisée de gestion de la comptabilité fournisseurs. Elles ouvrent la voie au cashback et sont plus sécurisées que les autres méthodes de paiement.
Vous êtes intéressé, mais vous ne savez pas par où commencer la procédure d’automatisation ? Poursuivez votre lecture !
La plupart des professionnels s’accordent à dire qu’un changement radical des procédures peut s’avérer difficile à mettre en place. C’est pourquoi il est utile de le scinder en plusieurs étapes. Toute tâche divisée en petites étapes est plus facile à concevoir et à mettre en œuvre.
Imaginez que vous vous apprêtiez à ranger votre placard. Il suffit que vous regardiez l’accumulation de vêtements, les empilements mystérieux de boîtes pour ne plus savoir où donner de la tête en premier. Vous risquez même de perdre la motivation nécessaire à la réalisation du projet.
Cependant, lorsque vous le décomposez en étapes simples – par exemple en sortant tous les vêtements, puis en triant ce qui est bon à jeter, à donner et à conserver – la tâche paraît moins insurmontable. Nous allons faire la même chose avec l’automatisation de la comptabilité fournisseurs.
Le point de départ logique est l’automatisation des paiements. C’est la première étape pour éliminer le papier de votre service de comptabilité fournisseurs. C’est aussi une solution rapide : avec le bon logiciel de comptabilité fournisseurs, l’automatisation des paiements représente une étape logique.
La suppression du papier via l’automatisation des paiements au sein du service de comptabilité fournisseurs entraîne :
Les chèques restent la méthode de paiement la plus ciblée par la fraude. En remplaçant vos paiements papier peu sûrs par des méthodes de paiement dématérialisées comme l’ACH et les transactions par carte virtuelle, vous réduisez considérablement le risque d’être victime d’une tentative de fraude.
C’est pour les entreprises le moment idéal de transformer les procédures de paiement via l’automatisation.
« On pense à tort que la réception par e-mail d’une facture en pièce jointe au format PDF est une facture électronique », explique Katarina Anderson, vice-présidente du département Capture chez Medius. « Ce n’est pas le cas. Ce PDF sera probablement imprimé à un moment ou à un autre. »
L’une des conséquences de la pandémie de Covid a été l’obligation pour les employés de travailler à distance pour éviter tout risque de contamination. Cette évolution a poussé les entreprises à numériser et à envoyer leurs factures par courrier électronique à leurs clients.
Cela vous procure non seulement l’illusion de la dématérialisation (vous faisant croire à tort que vous vous êtes converti à l’économie sans contact), mais vous rend également vulnérable à la fraude.
De nombreuses entreprises pensent qu’elles ont déjà automatisé leurs factures, car elles n’envoient plus ou ne reçoivent plus de documents au format papier. Cependant, elles continuent à numériser manuellement les factures dans leurs systèmes et à saisir les données à la main. Ainsi, même si elles reçoivent la plupart des factures par e-mail, elles doivent toujours ouvrir ces derniers et imprimer ces factures numériques, réintroduisant ainsi le papier dans la procédure de facturation. Un logiciel de facturation moderne, lequel permet d’automatiser les factures pour libérer votre personnel de la comptabilité fournisseurs, est infiniment plus sécurisé. De plus, il vous permettra également d’économiser du temps et de l’argent. Les procédures de facturation du passé ont un coût. Il s’agit bien souvent d’un flux de travail complexe qui vous expose aux erreurs.
Avec l’automatisation du paiement des factures et l’activation de la comptabilité fournisseurs à distance, vous pourrez :
Il existe de nombreuses façons d’automatiser votre service de comptabilité fournisseurs et vos procédures de paiement. La meilleure façon de procéder est d’utiliser votre système ERP et vos procédures actuelles, et non pas de vous en débarrasser. Les systèmes comptables ERP sont des outils financiers précieux. Ils permettent de prendre en charge facilement des tâches telles que le support commercial, le merchandising ainsi que la planification et l’exécution de la chaîne d’approvisionnement. Certains systèmes ERP proposent une option d’automatisation de vos paiements, mais il s’agit souvent d’une extension payante. Activer les paiements via l’intégration d’un système ERP n’est pas seulement possible, c’est aussi la meilleure façon de procéder. Pour automatiser vos paiements et factures, il est essentiel de travailler avec un partenaire qui comprend le secteur et qui a développé une solution spécifiquement dédiée pour assurer votre réussite.
L’intégration avec votre système ERP est plus simple qu’il n’y paraît. Une plateforme appropriée de comptabilité fournisseurs se caractérise par un point d’entrée à prix abordable, des rendements élevés et des délais d’exécution rapides. Notre solution chez Medius peut s’intégrer à votre système ERP et être opérationnelle en seulement 8 à 12 semaines. Conformément à notre objectif, qui est de rendre notre solution simple d’utilisation et flexible, nous travaillons en partenariat avec des ERP de renom tels que Microsoft Dynamics.
L’automatisation de votre département financier ne signifie pas qu’il faille repartir de zéro et abandonner tout ce sur quoi vous avez travaillé. Il est possible, voire préférable, d’automatiser et de conserver vos procédures actuelles. L’automatisation peut supprimer l’aspect fastidieux de vos procédures tout en vous permettant d’en conserver les éléments efficaces.
La transformation de vos procédures de paiement est plus simple que jamais. Conservez vos procédures actuelles et dématérialisez les paiements et les factures sans dépenses d’investissement. Les procédures d’approbation entièrement automatisées et de bonnes pratiques immédiatement utilisables révolutionneront votre service et permettront à votre équipe de s’en sortir et de prospérer, même en cas de survenue d’un nouvel événement imprévisible.
L’automatisation de la comptabilité fournisseurs peut être mise en place rapidement et vous permettre d’économiser du temps, de l’argent et des ressources. Que votre système ERP ou comptable prenne en charge plusieurs types de fichiers de paiement ou ne puisse générer qu’un fichier de chèque, notre solution vous permet de migrer sans difficulté vers les paiements électroniques de tous types. Vous pourrez effectuer vos transactions vers toutes les banques avec lesquelles vous êtes en relation.
La capacité à préserver vos relations bancaires existantes constitue un bon indicateur de l’efficacité avec laquelle vous progressez dans l’automatisation de votre comptabilité fournisseurs.
Notre intégration personnalisée vous permet de conserver vos banques et systèmes comptables. Nous pouvons également vous aider à migrer sans difficulté d’une ancienne banque vers une nouvelle.
Choisir le bon partenaire est un élément clé de la réussite. Discutez dès aujourd’hui avec notre équipe d’experts pour savoir si nous sommes le partenaire qu’il vous faut.
Disposez-vous d’un plan efficace de continuité d’activités ?
De nombreuses entreprises ne disposaient pas d’un plan efficace lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé et ont dû inventer des solutions pour adapter le transfert de leur main-d’œuvre à des environnements de travail distants.
Les solutions de fortune comprenaient notamment : l’impression de chèques hors site, l’envoi d’imprimantes au domicile du personnel, ainsi que la numérisation et l’envoi par courrier électronique des factures aux fournisseurs. Ces demi-mesures fonctionnent dans un premier temps, mais sont intenables à long terme.
Le papier est en soi un enjeu dans l’optique d’un plan de continuité d’activités. Les factures physiques, les chèques et les outils impliqués dans ces procédures rendent obligatoire la présence du personnel au bureau. Cela peut obliger votre équipe financière à emporter chez elle des imprimantes et des boîtes remplies de paperasse si, ou plutôt quand, un nouvel événement d’importance survient, lequel contraint toute l’entreprise à s’adapter rapidement à une nouvelle façon de travailler.
Selon certaines études, le travail à domicile devrait s’imposer de manière périodique, et ce à la grande satisfaction du personnel, ce qui rend impératif l’abandon par les entreprises des procédures papier au profit des factures et des paiements électroniques.
La dématérialisation de vos factures et paiements est la première étape, et la plus essentielle, vers la mise en place d’un plan de continuité d’activités efficace.
La grande majorité des personnes qui ont opté pour le travail à domicile ont déclaré vouloir conserver ce mode d’activité jusqu’au terme de leur carrière, au moins partiellement. La mise en place de procédures hors site et décentralisées permet non seulement à votre personnel du service finances de travailler où il le souhaite, mais présente également des avantages pour vos fournisseurs actuels et potentiels.
Conditions requises :
Fournir un espace de bureau adéquat pour la distanciation sociale
Utiliser des solutions électroniques qui fonctionnent à distance
Passer aux factures et aux paiements électroniques
Permettre les procédures d’autorisation à distance L’utilité des paiements sans contact pour la comptabilité fournisseurs
Les procédures de facturation obsolètes ne sont plus une option viable. Les plateformes de paiement dématérialisé et l’automatisation des factures vous permettent d’approuver les factures à l’aide de tout type d’appareil disposant d’un accès à Internet.
Les particuliers comme les entreprises cherchent à réduire leurs procédures à forte interaction au profit de procédures à faible interaction, dans le but de passer à un mode de fonctionnement autonome et de n’avoir plus que les exceptions à traiter. Ces procédures leur permettent d’effectuer des achats depuis le confort de leur domicile. Ne tardez pas à rejoindre la nouvelle économie high-tech !
La possibilité d’effectuer des opérations en tout lieu est cruciale, et pas seulement pour les factures. Il est également important de pouvoir traiter les paiements indépendamment de votre lieu de travail ou de celui de votre personnel du service finances. L’automatisation des paiements rend non seulement cela possible, mais elle prend également en charge les aspects les plus fastidieux et banals de votre flux de travail.
Le fait de permettre au personnel de choisir l’endroit à partir duquel il effectue ses paiements rendra également votre entreprise plus compétitive lorsque vous rechercherez de nouveaux talents. Selon un sondage récent, 44 % des professionnels accepteraient une baisse de salaire pour continuer à travailler à domicile.
Quelle est l’une des principales causes de perte de temps dans un bureau chargé de la comptabilité fournisseurs ?
Si on leur pose la question, la plupart des employés répondront qu’il s’agit du traitement des appels et des e-mails des fournisseurs souhaitant connaître l’état d’avancement de leur dossier.
Un portail qui permet à votre personnel d’avoir accès 24 h/24 et 7 j/7 aux procédures et à l’état d’avancement de la comptabilité fournisseurs permettra non seulement de simplifier les tâches quotidiennes, mais aussi de réduire le nombre de demandes des fournisseurs puisqu’ils pourront également accéder sans difficulté au portail.
Il s’agit d’un élément essentiel de tout plan de continuité d’activités, car il permet à votre personnel et à vos fournisseurs d’obtenir des mises à jour en continu. Il facilite également la vie au quotidien, y compris lorsque vous n’utilisez pas activement votre plan de secours. Le fait de le mettre en place en prévision d’une crise incite les entreprises à opérer le changement dès maintenant. Cependant, il portera ses fruits avant même qu’un tel événement ne se produise.
Est-ce qu’une partie ou la totalité de votre équipe financière travaille à distance ? Cela ne pose aucun problème ! Les paiements sans contact rendent possible la comptabilité fournisseurs à distance.
Donnez à votre équipe financière les moyens d’effectuer des paiements sans contact, à tout moment et en tout lieu.
Avantages de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs à distance et des paiements sans contact :
Auparavant, la principale raison pour laquelle les entreprises hésitaient à mettre en œuvre le télétravail à grande échelle était la multitude d’inconnues. Comment se déroulerait la collaboration ? La productivité en souffrirait-elle ? De quels outils leur personnel aurait-il besoin dans un bureau à domicile ?
Ces inquiétudes ont empêché les entreprises de procéder à des changements de grande ampleur, laissant le bénéfice du travail en toute autonomie à quelques rares personnes dont les fonctions l’exigeaient. Suite à la COVID-19, les collaborateurs et les entreprises ont trouvé des réponses à leurs questions. La collaboration reste possible grâce à des solutions créatives et des technologies de pointe telles que les appels vidéo et les programmes en temps réel qui permettent au personnel de travailler simultanément sur le même projet. La productivité n’en souffre pas : dans la plupart des cas, elle est améliorée.
Des sondages récents effectués auprès de professionnels ont révélé que 54 % d’entre eux estimaient que le travail à distance avait un effet positif sur leur productivité.
L’astuce consiste à communiquer efficacement, à s’adapter aux changements apportés par la COVID-19 et à prévenir l’épuisement professionnel des employés de la comptabilité fournisseurs au sein de votre département financier.
Selon Forbes, les entreprises américaines dépensent en moyenne plus de 12 000 dollars par employé et par an pour l’espace de bureau. Ce chiffre pourrait être réduit, voire carrément supprimé, en permettant à une partie des salariés de continuer à travailler à domicile.
D’ores et déjà, les entreprises étudient des solutions qui leur permettraient de renoncer à la location de grands immeubles de bureaux pour y loger tout leur personnel. Au lieu de cela, elles peuvent louer des espaces plus petits pour les réunions qui nécessitent une rencontre en présentiel et pour accueillir les employés qui préfèrent venir dans un bureau, tout en permettant à la majorité de travailler à domicile, ce qui génère une réduction des coûts. Certaines entreprises peuvent rester entièrement en distanciel maintenant que des technologies telles que Zoom et Microsoft Teams ont rendu la collaboration à distance moins difficile.
Les environnements de bureau qui resteront seront différents de ceux d’avant 2020. Ils seront conçus pour permettre une distanciation sociale lorsque la situation l’exige et une limitation des contacts, non seulement dans le fonctionnement même du bureau, mais aussi dans le cadre des tâches quotidiennes du personnel.
La comptabilité fournisseurs sans contact signifie que même le personnel ayant choisi de venir au bureau peut le faire en limitant les contacts, un aspect que l’on ne peut se permettre d’ignorer.
L’avenir est à notre porte, et il se présente sous la forme d’une économie associant haute technologie et limitation des contacts. Le chemin vers la dématérialisation du secteur financier n’est plus un long fleuve tranquille. Par nécessité, il s’est transformé en une course contre la montre et la concurrence.
Les procédures d’autorisation des factures et de paiement sans contact sont un aspect inévitable et crucial de cette nouvelle approche visant à limiter les contacts. Alors que les directeurs financiers envisagent d’affecter de façon permanente une partie de leur personnel au travail à distance, il est essentiel de trouver une solution de facturation et de paiement des comptes fournisseurs qui rende cela réalisable. Les solutions de comptabilité fournisseurs autonomes et les procédures automatisées sont efficaces et, plus important encore, offrent la flexibilité et la sécurité nécessaires à une équipe scindée entre la maison et le bureau.
Il existe de multiples façons pour les entreprises d’automatiser la comptabilité fournisseurs, et nombre d’entre elles sont jalonnées d’obstacles, de détours et d’impasses. Cependant, il est possible en suivant quelques directives principales de trouver la méthode la plus accessible.
C’est l’occasion parfaite de transformer votre service de comptabilité fournisseurs et d’abandonner les procédures au format papier. Notre solution vous permet, à vous et à votre équipe, de gérer l’ensemble de la procédure de facturation et de paiement depuis votre table de cuisine ou un immeuble de bureaux. Elle vous donne accès à des fonctions d’autorisation à distance des factures et d’activation des paiements via un accès 24 h/24 et 7 j/7 à notre portail cloud sécurisé.
Merci d’avoir lu notre guide sur les bonnes pratiques et les solutions d’automatisation pour la comptabilité fournisseurs ! Consultez nos ressources pour continuer à vous informer ou contactez-nous pour savoir quelles sont les perspectives d’avenir pour votre service de comptabilité fournisseurs.
Le coût et les efforts nécessaires pour automatiser les comptes fournisseurs sont minimes par rapport à la plupart des projets de transformation numérique, et les avantages sont presque immédiats pour l’organisation entière. La décision d’automatiser la comptabilité fournisseurs devrait être une évidence, mais par où commencer ?
Suivez les six étapes de notre Guide d’achat des solutions d’automatisation de la comptabilité fournisseurs pour élaborer une analyse de rentabilisation solide qui illustre comment vous pouvez aider votre entreprise à économiser du temps et de l’argent, à réduire la fraude et les risques, à accroître la visibilité des données et des flux de trésorerie, et bien plus encore.
