Ce scénario vous semble-t-il familier ?
Katie travaille comme responsable de la comptabilité fournisseurs pour une grande entreprise de fabrication de ballons. Ils ont configuré Medius pour qu'il rapproche les factures basées sur des bons de commande en fonction du numéro de pièce, du montant total de la ligne ou du montant total de l'en-tête. Elle a remarqué que de nombreuses factures s'arrêtent à l'étape de rapprochement parce qu'il manque le numéro de pièce sur la facture et que les montants des lignes diffèrent de quelques centimes.
État actuel avant l'astuce :
Les factures ne sont plus rapprochés manuellement en raison de numéros d'articles manquants et de montants qui ne correspondent pas, ce qui est source de frustration pour les utilisateurs alors que la manière dont la facture devrait être rapprochée du bon de commande semble évidente.
Solution
Les tolérances de rattachement sont un moyen utile d'éliminer les frustrations dans le processus de rapprochement.
Un administrateur ou un utilisateur de la comptabilité fournisseurs peut spécifier une fourchette acceptable (tolérance) en montant ou en pourcentage, pour laquelle un rapprochement automatique doit avoir lieu au niveau de l'en-tête ou de la ligne lorsque les montants ne correspondent pas exactement. Cela peut être fait au niveau de l’entreprise et du fournisseur.
Avantages
- Rapprochement automatique accru
Configuration
- Accédez aux paramètres de l'entreprise ou du fournisseur
- Sous l'onglet « Basé sur la commande », allez dans « Tolérances »
- Configurez une tolérance de rapprochement au niveau de l'en-tête ou de la ligne du montant souhaité (« Montant X » ou « Pourcentage X »). Vous pouvez définir des limites distinctes pour les écarts positifs et négatifs si nécessaire.
- Cette modification permettra d'établir un rapprochement automatique entre les factures et les bons de commande ou les réceptions de marchandises, pour autant que les montants se situent dans une fourchette de « montant X » ou de « X pour cent » l'un par rapport à l'autre.
- Estimation du temps : moins de 3 minutes.
Note : Le contenu du Medius Success Portal est disponible en anglais uniquement.