Ce scénario vous semble-t-il familier ?
Elaine travaille en tant que responsable des opérations pour une entreprise de logistique internationale. Elle dirige un projet visant à mettre en œuvre un nouveau système télématique de flotte dans son unité commerciale. L’objectif est de mettre en œuvre une solution adaptée dans les délais et dans les limites du budget. Elle a recueilli les besoins de l'entreprise et cherche à faire appel aux achats pour l'aider à identifier les fournisseurs et à mener une procédure de mise en concurrence. Elain doit trouver le bon contact au sein du service Achats pour expliquer sa demande et trouver la meilleure solution.
Elle se rend sur la page « Achats » de l'intranet de l'entreprise et remplit un formulaire de saisie de la demande en expliquant les détails de son besoin. Le formulaire est automatiquement acheminé vers le service Achats qui lance l'événement de sourcing, puis invite Elaine à y participer en tant que partie prenante clé. Elaine aime pouvoir suivre l'état d'avancement de sa demande, savoir à qui elle a été attribuée et connaître toutes les étapes du processus.
Solution
Les gens aiment décrocher le téléphone et appeler le service Achats, ou déposer un e-mail dans leur boîte de réception et s'attendre à ce que tout se passe comme prévu. Mais les demandes peuvent s'accumuler et il est souvent nécessaire d'obtenir davantage d'informations avant de pouvoir passer à l'étape suivante. La capture de la demande dans Medius Procurement est un formulaire de demande en ligne configurable qui permet à toute personne de l'entreprise, même si elle n'a pas accès à Medius, d'enregistrer une demande d'approvisionnement. Ces demandes saisissent les informations pertinentes en amont et peuvent être attribuées aux bonnes personnes, le tout étant géré par le biais d'un flux de travail, avec une piste d'audit complète. Visionnez la courte vidéo pour avoir un aperçu.
Les quatre actions de demande de livraison sont les suivantes :
Intégrer un nouveau fournisseur
La région dans laquelle le contrat est signé
Créer une négociation
Créer un contrat
Avantages
- Une plateforme unique et centralisée pour toutes les demandes d'approvisionnement.
- Tableau de bord avec mises à jour de statut et d'affectation.
- Alertes et notifications en direct aux achats et aux demandeurs.
- Les achats ont une file d'attente de travail ordonnée.
- La direction a une visibilité sur ce qui a été demandé à son équipe.
- Piste d'audit du cycle de demande, du lancement à l'achèvement.
Configuration
- Aucune installation n'est nécessaire et vous pouvez commencer à l'utiliser dès aujourd'hui.
- Une réflexion à mener
- Avez-vous des processus documentés pour toutes les demandes d'achat ? Si ce n'est pas le cas, réfléchissez à ce qu'ils devraient être, avec des questions et des propriétaires appropriés.
- Avez-vous besoin d'autres demandes que celles prêtes à l'emploi ?
Note : Le contenu du Medius Success Portal est disponible en anglais uniquement.