La gestion des contrats est le processus de gestion par lequel des accords sont créés, exécutés par la partie choisie et éventuellement résiliés.
Les activités principales comprennent l’analyse des performances par rapport aux termes du contrat, afin de maximiser les performances opérationnelles et financières et d’identifier et d’atténuer les risques d’ordre financier et ceux liés à la réputation en cas de non-respect des termes du contrat.
Selon World Commerce et Contracting, 90 % des entrepreneurs ont besoin d’aide pour comprendre leurs contrats1.
La gestion des contrats est une tâche importante pour une équipe commerciale. Une solution permettant d’optimiser la rédaction, le traitement et le stockage des contrats permet aux entreprises de répondre facilement aux exigences légales et réglementaires.
Elle minimise les risques, protège les intérêts des deux entreprises et peut constituer une bonne ressource pour la prise de décision et la résolution des différends.
Le fait de disposer de contrats correctement documentés et exécutés rapidement permet de réduire les coûts et d’optimiser le processus contractuel tout en favorisant des relations positives avec les fournisseurs.
Les solutions logicielles peuvent automatiser certaines opérations du processus de gestion, permettant ainsi à une entreprise d’économiser du temps et de l’argent.
1 World Commerce & Contracting, 2021, Overcoming the 10 Pitfalls of Contracting: How AI Can Transform the Value of Contracts.
Cette étape consiste à identifier la nécessité d’un contrat entre deux parties. Lors de cette phase de découverte, le champ d’application de l’accord est défini.
Le contrat est rédigé sur la base des termes et conditions définis par chaque entreprise impliquée dans l’accord.
Une fois la première version rédigée, chaque partie doit examiner les détails du contrat. Cette étape du cycle de vie du contrat implique souvent une collaboration interne avec différents services.
Les opérations commerciales, la comptabilité fournisseurs et le service juridique peuvent avoir besoin de confirmer séparément la validité de l’accord.
Après un examen approfondi, l’une ou les deux parties devront peut-être apporter des modifications au contrat. Toutes les différences doivent être résolues avant que le document final puisse être approuvé.
C’est à cette étape du cycle de vie d’un contrat que les choses peuvent se ralentir. Les grandes entreprises qui comptent de nombreuses parties prenantes avec des accès et des niveaux d’autorité variables peuvent rendre le processus d’approbation complexe.
Une fois que les deux parties ont approuvé le contrat final, celui-ci est signé pour entrer en vigueur. Ces signatures sont de plus en plus souvent électroniques, par l’intermédiaire d’un service tel que DocuSign.
Les contrats font l’objet d’un suivi afin de s’assurer que les deux parties respectent leurs obligations. Ces informations sont précieuses lorsqu’il est temps d’envisager un renouvellement ou une modification du contrat.
Le CLOC rapporte que 68 % des professionnels des contrats recherchent des contrats parvenus à terme au moins une fois par semaine2. Ces recherches peuvent demander beaucoup de travail pour trouver des informations contractuelles telles que les suivantes :
Le logiciel de gestion des contrats numérise et stocke tous les contrats dans un référentiel central, offrant ainsi aux parties prenantes, telles que les services juridiques et de conformité, la possibilité de rechercher et de consulter les contrats.
Cela peut rendre inutiles les opérations manuelles de recherche et de tri dans des piles de papier disséminées dans d’interminables rangées d’armoires d’archivage.
2 DocuSign. CLOC, 2022, Contract Analysis Trends: Smarter Search, DocuSign.com.
Le logiciel de gestion des contrats gère également l’accès aux contrats de manière à ce que seules les personnes autorisées au sein d’une organisation puissent consulter un contrat particulier, ce qui améliore la sécurité.
Pour ce faire, l’accès à la plateforme en ligne est protégé par un mot de passe et limité en fonction de niveaux d’autorisation basés sur les rôles.
Un logiciel de gestion de contrats permet d’automatiser les processus. Le personnel peut créer des flux de travail personnalisés pour diriger dynamiquement les documents tout au long du processus de cycle de vie.
Le système fournit une vue d’ensemble de tous les contrats et facilite le déroulement du traitement des documents.
Le logiciel alerte également les contacts clés à l’approche de la date d’expiration d’un contrat, ce qui permet aux entreprises de décider de renégocier ou d’annuler leur accord.
Les entreprises évitent ainsi de se retrouver enfermées dans des contrats qui se renouvellent automatiquement d’année en année à des conditions de plus en plus défavorables.
Enfin, un logiciel de gestion des contrats peut suivre les dépenses actuelles d’un fournisseur en l’intégrant à d’autres systèmes logiciels financiers ou d’approvisionnement.
Gestion de la prestation de services
Cela garantit une livraison des produits conforme à la commande et aux délais impartis.
Gestion de la relation
Il s’agit de renforcer le contact entre le fournisseur et l’acheteur pour améliorer la communication tout au long du processus de gestion des contrats.
Gestion du contrat
L’administration permanente qui garantit la conformité des activités quotidiennes d’approvisionnement aux détails de l’accord.
Recherche d’améliorations
Des modifications et des changements sont apportés dans un environnement d’approvisionnement pour gagner en efficacité et augmenter les profits.
Évaluation continue
Les activités d’approvisionnement sont évaluées en permanence pour s’assurer que les contrats sont honorés et que toutes les procédures d’achat ont été respectées.
Gestion du changement
Dans le cadre d’une relation d’approvisionnement à long terme, les changements d’activités, d’exigences ou de produits doivent être notés et gérés efficacement.
Gestion du renouvellement ou de la résiliation
Lorsqu’un contrat doit être renouvelé, la gestion des contrats permet de prendre des mesures proactives pour savoir si le contrat doit être renouvelé tel quel, renégocié ou résilié en fonction des besoins commerciaux futurs, de l’attractivité commerciale et des performances antérieures du fournisseur.
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L’impossibilité de voir les détails de chaque contrat actif entraîne des renouvellements automatiques involontaires effectués à des conditions défavorables.
Cela peut également conduire à des performances médiocres lorsqu’une partie, ou les deux, doi(ven)t se conformer à des réglementations ou des conditions contractuelles.
Les processus métier qui ne sont pas automatisés génèrent un environnement dans lequel une intervention manuelle est nécessaire pour faire avancer le processus à chaque étape.
Si l’attention est constante, le processus de cycle de vie du contrat a seulement tendance à stagner. Un système automatisé constitue un deuxième niveau de sécurité qui permet de soutenir les professionnels des contrats lorsqu’ils sont très occupés.
Les erreurs humaines dues à des erreurs de saisie de données ou à des documents égarés diminuent lorsqu’un système centralisé basé sur le cloud est utilisé pour gérer les contrats.
Le traitement manuel du renouvellement et de la renégociation des contrats peut s’avérer fastidieux. Un système numérisé évite les envois de rappels pour réexamen des conditions et permet de renégocier sans précipitation et en s’appuyant sur des données exploitables telles que les performances du contrat.
Les partenaires contractuels peuvent avoir tendance à limiter la communication tout au long du cycle de vie d’un contrat. Les rappels réguliers et les tâches à accomplir qui seront proposées par un logiciel de gestion des contrats favoriseront une communication ouverte entre les parties.
La survenue de litiges contractuels et de malentendus pourra ainsi être évitée. De meilleures relations avec les fournisseurs en résulteront.
Visibilité et contrôle pour tous vos contrats avec la solution de gestion des contrats Medius
La gestion des contacts peut devenir l’un des aspects clés d’une meilleure adoption de l’automatisation. Les solutions CLM qui s’intègrent au logiciel d’automatisation de la comptabilité fournisseurs permettent d’optimiser le flux de travail de l’entreprise.
Normaliser la création des contrats
Utilisez un ensemble de termes, de conditions et un langage juridique applicables à de nombreux contrats.
Définir des KPI pour la gestion des contrats
Rendez vos objectifs transparents pour l’ensemble de l’entreprise.
Suivre les délais d’approbation des contrats
Cela permet à une organisation de bénéficier des avantages suivants :
Définir des rappels automatiques
Alertez les parties essentielles pour qu’elles examinent le document. Cela élimine le risque de passer à côté de certaines adresses dans les e-mails groupés.
Examiner les indicateurs financiers
Consacrez une partie des examens réguliers de la gestion des contrats de l’entreprise à l’analyse des indicateurs financiers.
Mener des contrôles de conformité réguliers
Cette responsabilité est nécessaire pour protéger l’entreprise contre les risques liés aux réglementations légales, sectorielles et externes.
Découvrez comment la gestion des contrats a évolué au cours des dernières décennies et ce que vous pouvez attendre de votre système aujourd’hui.
Note: Le contenu n'est actuellement disponible qu'en anglais.
L’automatisation de la gestion des contrats s’éloigne des méthodes manuelles de création, de traitement et de suivi des accords de partenariat d’une entreprise.
Grâce à des techniques d’automatisation, les contrats peuvent être standardisés et numérisés à chaque étape du cycle de vie, de la création initiale à l’exécution.
Chaque étape automatisée du processus raccourcit la durée du cycle d’exécution du contrat et accroît votre retour sur investissement.
Le processus de mise en œuvre d’un logiciel d’automatisation de la gestion des contrats suit une progression logique.
L’accès des utilisateurs est contrôlé et mis en œuvre afin que seul le personnel ayant besoin d’accéder à des documents sensibles et confidentiels soit autorisé à le faire.
Après configuration initiale, des contrats peuvent être créés et importés à l’aide d’une technologie de capture intuitive. Des modèles prédéfinis de création de contrats peuvent être configurés afin qu’un contrat puisse être créé d’un simple clic.
Les professionnels des contrats élaborent des règles visant à créer des alertes automatisées pour être informés au sujet de tâches contractuelles à effectuer dans de brefs délais.
Des rapports et des mesures de performance clés sont également identifiés afin que l’évolution de chaque contrat puisse être surveillée de près.
Oui, c’est possible. La solution de gestion des contrats de Medius propose une riche intégration avec les systèmes ERP courants.
Grâce à des connexions intelligentes et pré-configurées et des API REST, tous vos référentiels de données peuvent communiquer entre eux.
La gestion des contrats de Medius peut également fonctionner comme un système indépendant pour vous permettre d’être opérationnel en quelques semaines. La solution autonome propose des résumés interactifs, des rapports et une visibilité complète sur le cycle de vie de vos contrats.
Oui, un logiciel de gestion des contrats est pleinement sécurisé. L’accès au portail basé sur le cloud est protégé par mot de passe pour empêcher tout accès non autorisé aux documents sensibles de l’entreprise.
Contrôlez l’accès des utilisateurs à l’aide d’autorisations basées sur des rôles. Elles offrent un accès hautement sélectif et vous permettent de travailler en toute sécurité.
