Qu’est-ce que le traitement groupé des paiements ?
Un traitement groupé consiste en un regroupement des paiements effectués à partir d’un même compte bancaire. Les entreprises peuvent choisir d’effectuer ces paiements groupés manuellement ou par des moyens automatisés.
Les entreprises qui s’appuient sur des méthodes manuelles de traitement des paiements sont confrontées à des difficultés croissantes.
Le temps passe et le monde qui nous entoure, y compris les clients, les fournisseurs et les partenaires commerciaux, s’appuie de plus en plus sur des méthodes de facturation et de paiement électroniques. Les entreprises qui ne parviennent pas à suivre le rythme s’exposeront à un ralentissement considérable de leurs processus.
Un autre facteur qui pèse sur les entreprises est la difficulté d’exercer leurs activités commerciales à mesure que ces dernières prennent de l’ampleur. Au fil du temps, une entreprise augmentera son débit, de sorte qu’un nombre toujours plus important d’articles devra être traité lors du paiement.
Ce ne sont là que quelques-unes des raisons pour lesquelles la plupart des entreprises cherchent à étendre leurs méthodes d’automatisation de la comptabilité fournisseurs.
Selon une étude menée par PYMENTS et Routable, 98 % des chefs d’entreprise interrogés estiment que des techniques d’automatisation telles que le traitement groupé des paiements amélioreraient la rapidité de leurs activités1.
1 “The Data Point: 98% of Businesses Say Automated AP Speeds Payables, Fuels Growth.” Pymnts.com, PYMNTS, 24 May 2022.
Avantages du traitement groupé des paiements
Les équipes chargées de la comptabilité fournisseurs ont tout intérêt à automatiser le traitement groupé des paiements. Envisagez quelques changements utiles qui favoriseront cette transition vers un flux de travail plus stable.
Gain de temps
Les flux de travail manuels impliquent un calendrier de paiement standard. Les équipes de la comptabilité fournisseurs ont une approche pratique et doivent gérer le processus manuellement, ce qui prend le temps nécessaire.
Une solution automatisée de gestion de la comptabilité fournisseurs prendra en charge les paiements et créera un calendrier standard pour le processus. Cette simplification crée un environnement de comptabilité fournisseurs plus structuré et améliore les relations avec ces derniers, lesquels bénéficient de paiements réguliers et ponctuels.
Rentabilité
Dans le monde des affaires, le temps, c’est de l’argent. La réalisation d’une seule transaction permet de réduire le nombre d’opérations individuelles sur les relevés bancaires, ainsi que le travail de rapprochement associé.
Les techniques d’automatisation permettent aux professionnels de la comptabilité fournisseurs de traiter davantage de paiements à mesure que l’entreprise se développe, et ce sans avoir besoin de personnel supplémentaire.
Réduction des erreurs
Les erreurs telles que les paiements en double entraînent un surcroît de travail et des coûts supplémentaires pour le personnel de la comptabilité fournisseurs. La saisie répétitive de données favorise la survenue d’erreurs ou d’activités frauduleuses.
Une plate-forme d’automatisation peut introduire des mesures de protection contre les risques. Les systèmes de paiement sont protégés par des pages d’authentification sécurisées par mot de passe. Des pratiques standard peuvent être appliquées telles que la double autorisation des paiements dépassant un certain montant.
Suivi plus facile
Les paiements automatisés accompagnés de pièces justificatives électroniques, telles que des factures et des reçus de marchandises, peuvent facilement faire l’objet de vérifications par recoupement.
L’un des avantages de la dématérialisation des processus est que les services de comptabilité fournisseurs gèrent des données électroniques, ce qui peut être un atout pour l’entreprise.
Les données peuvent être transférées vers des tableaux de bord d’information (lesquels effectuent un suivi des indicateurs de performance clés de l’entreprise), afin de devenir visibles et exploitables et de favoriser une meilleure prise de décision.
Bonnes pratiques lors du traitement groupé des paiements
Le traitement groupé automatisé des paiements suit une progression standard par étapes :
1
Les factures sont reçues et approuvées
2
Un paiement est créé pour chaque facture et approuvé pour validation par l’administration de l’entreprise.
3
Une plateforme d’automatisation de la comptabilité fournisseurs crée un lot pour regrouper plusieurs paiements en un seul.
4
Cette plate-forme d’automatisation facilite les paiements des fournisseurs à l’aide de cartes de crédit virtuelles, de paiements ACH ou de chèques.
Pour garantir le bon déroulement de ce processus, le personnel du service de comptabilité fournisseurs doit s’efforcer de numériser et d’automatiser le plus grand nombre possible d’étapes de routine. Medius fournit des outils qui couvrent chaque étape du flux de travail, de la facture au paiement.
Traitement manuel ou automatisé des paiements groupés
Manuel
Les processus manuels peuvent coûter plus cher et sont chronophages pour un service de comptabilité fournisseurs. C’est particulièrement vrai lorsque plusieurs types de paiement sont introduits, ce qui nécessite des flux de travail distincts.
Par exemple, les chèques papier devront être signés et la mise en place des transactions ACH peut nécessiter une visite à la banque.
La saisie des données dans le journal et la vérification manuelle de chaque ligne de paiement créent davantage de goulots d’étranglement.
Ensuite, le personnel de la comptabilité fournisseurs doit répéter le processus la semaine suivante, dans un cycle sans fin qui ne fera que s’intensifier avec le temps et qui exige généralement du personnel supplémentaire au sein de la comptabilité fournisseurs.
Automatisé
D’un autre côté, les paiements groupés automatisés, lorsqu’ils s’inscrivent dans une démarche globale d’automatisation de la comptabilité fournisseurs, peuvent simplifier le flux de travail.
Un délai de paiement standard est créé avec des mesures de sécurité améliorées et des relations renforcées avec les fournisseurs, car les entreprises partenaires sont payées en temps et en heures.
L’Association for Financial Professionals a constaté que 33 % des paiements interentreprises aux États-Unis et au Canada continuaient de s’effectuer via des chèques papier2. Mais 3 personnes interrogées sur 4 ont constaté que l’accélération des paiements avait eu un impact positif sur leur entreprise.
2 AFP, 2022, 2022 AFP Digital Payments Survey.
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Questions fréquemment posées sur le traitement groupé des paiements
Le traitement groupé des paiements fonctionne bien pour plusieurs transactions qui se regroupent naturellement. La paie, les rapprochements de fin de mois ou le règlement des transactions à 24 heures peuvent tous être mis en œuvre via un processus de traitement groupé.
Les transactions courantes et de moindre importance qui peuvent être traitées par lots ou qui sont moins urgentes seront souvent mieux gérées via un processus de regroupement automatisé des comptes créditeurs.
Les transactions d’un montant élevé, à délai d’exécution rapide ou critiques peuvent nécessiter un traitement manuel au lieu d’être planifiées dans le prochain processus de traitement groupé.
Généralement, plusieurs étapes sont nécessaires pour mettre en œuvre un traitement groupé des paiements. Il est nécessaire de disposer d’un logiciel adapté pour la comptabilité fournisseurs et d’accorder une attention particulière à la formation régulière du personnel chargé des comptes créditeurs.
Des lots de factures, d’ajustements et de paiements potentiels sont créés et examinés pour y déceler d’éventuelles incohérences. Ces lots sont préparés en vue d’une soumission groupée, afin de gagner du temps sur les frais et le travail de traitement.
Les lots sont enregistrés dans le logiciel d’automatisation et reliés au grand livre du système comptable.
Ils sont également consignés dans des journaux et d’autres rapports à des fins d’audit et pour en garantir l’exactitude.
Étant donné que le traitement groupé implique un calendrier fixe, les transactions trop importantes peuvent être incompatibles avec ce mode de paiement.
Il peut y avoir un retard ou un décalage naturel lorsque les informations de commande changent rapidement. Il existe un risque accru, celui de devoir actualiser les données relatives aux lots entre le moment de leur autorisation et celui de leur traitement.
Si le personnel de la comptabilité fournisseurs ne gère pas correctement ses dossiers, des mesures de traitement importantes, telles que le temps nécessaire à l’exportation d’une commande, peuvent être faussées par le délai du processus de paiement groupé.
Plusieurs facteurs influent sur le temps nécessaire au traitement d’un paiement groupé.
Certains professionnels ont des délais d’attente plus longs et l’institution bancaire peut introduire des goulots d’étranglement supplémentaires. En règle générale, 1 à 3 jours sont nécessaires pour finaliser intégralement le traitement d’un paiement groupé.
De nombreux services de traitement des paiements prennent en charge les paiements internationaux. Cependant, l’existence de normes différentes selon les pays (sans parler des différences monétaires) peut entraîner un allongement des délais de traitement.
Les entreprises peuvent garantir la sécurité de leurs paiements groupés grâce à une sélection minutieuse des fournisseurs de logiciels d’automatisation de la comptabilité fournisseurs. Il est essentiel de se faire accompagner par un partenaire de renom pour avoir confiance dans la sécurité du logiciel utilisé.
Les entreprises doivent également faire leur juste part dans la gestion des utilisateurs. Ce n’est que lorsque l’accès aux systèmes bénéficie d’une gestion de haut niveau et que des contrôles et contrepoids appropriés sont mis en place que les équipes de gestion des entreprises peuvent avoir confiance dans la sécurité de leur solution de comptabilité fournisseurs.