La fraude aux comptes fournisseurs est une action malhonnête et illégale qui détourne des fonds du système de paiement de votre entreprise. Les activités de fraude aux comptes fournisseurs sont en augmentation, et elles proviennent d'employés, de fournisseurs et d'escrocs externes.
Selon les enquêtes d'Ardent Partners et de Cybersecurity Research, plus de la moitié des organisations a connu une augmentation des tentatives de fraude l'année dernière.
Types de fraude aux comptes fournisseurs.
Les stratagèmes courants de fraude aux comptes fournisseurs se répartissent en deux catégories principales.
Fraude interne
Schéma de facturation
Un schéma de facturation est un des modèles de fraude sur facture fournisseurs les plus courants et se produit lorsqu'un employé émet des paiements frauduleux en soumettant des factures pour des biens ou des services fictifs ; cela implique trois étapes :
- Création d'un faux vendeur (également appelé vendeur fantôme)
- Création d'une fausse facture
- Manipulation des processus d'approbation et de paiement des factures pour effectuer le paiement
Fraude par chèque
La fraude par chèque est la falsification, l'altération ou le vol de chèques physiques déposés sur des comptes contrôlés par des fraudeurs.
Pots-de-vin
Un pot-de-vin se produit lorsqu'un employé et un fournisseur complotent. Le fournisseur soumet des factures gonflées ou des fausses factures tandis que l'employé facilite le paiement, ce qui génère des bénéfices pour les deux parties.
Fraude au remboursement
Lorsqu'un employé soumet de fausses dépenses et demande un remboursement, il peut s'agir de dépenses fictives, de dépenses gonflées ou de demandes multiples pour la même dépense.
Découvrez les principales façons dont la détection intelligente des anomalies vous aide à minimiser les risques et à lutter efficacement contre la fraude.
Fraude externe
Compromission de la messagerie professionnelle (BEC)
Les stratagèmes frauduleux des fournisseurs utilisent des escroqueries par phishing en envoyant un e-mail qui semble provenir d'une source fiable pour faire une demande légitime. Cependant, l'adresse e-mail est légèrement différente.
Les scénarios courants incluent :
- Fausses factures
- Messages tentant d'inciter les victimes à révéler des informations confidentielles
- Logiciels malveillants infiltrant les réseaux d'entreprise
Fraude ACH
Bien que rare, la fraude ACH concerne des transactions non autorisées ou des transferts de fonds frauduleux via un réseau ACH. La fraude ACH cible généralement un compte bancaire spécifique et profite du délai de traitement ACH.
Soumission de plusieurs factures
Facturations multiples de mêmes services ou produits ou envois de mêmes factures à plusieurs sociétés au sein d'un groupe.
Soumission d'une facture pour des biens/services incomplets
Dans ce scénario, les services ou les biens livrés ne correspondent pas à ce qui a été commandé ou spécifié dans la facture.
Surfacturation
Le prix facturé ne correspond pas aux articles initialement convenus et commandés au cours du processus d'achat.
Découvrez 6 des meilleures mesures de prévention à prendre contre la fraude ACH et la fraude électronique.
Écoutez : quelle est la réponse à la fraude aux comptes fournisseurs ?
Si vous souhaitez plonger au cœur du problème et en savoir plus sur la fraude, consultez notre podcast, Accounts Deceivable.
Pourquoi la détection et la prévention de la fraude sur facture sont-elles importantes ?
Avec le risque de pertes financières majeures, d'atteinte à la réputation et de perturbations des opérations, votre organisation a beaucoup à perdre. Des recherches menées par Medius révèlent que la perte moyenne estimée est de 280 000 $, mais il est probable qu'un montant bien plus important passe à travers les mailles du filet. De plus, l'utilisation croissante d'outils d'intelligence artificielle par des criminels à des fins d'activités frauduleuses inquiète les professionnels de la finance.
280 000 $, c'est une somme importante à perdre.
25 % des professionnels de la finance sont incapables d'estimer combien la fraude leur coûte – parce qu'ils ignorent souvent qu'elle se produit – mais les 75 % restants évaluent le coût à bien plus d'un quart de million de dollars par an.
Comment détecter la fraude aux comptes fournisseurs dans une organisation ?
Les stratégies de détection de fraude nécessitent la participation de personnes et de la technologie. Établissez une culture de sensibilisation à la fraude au sein de votre entreprise en mettant en œuvre des procédures, en proposant une formation sur la prévention de la fraude et en tirant parti des systèmes logiciels basés sur l'IA qui peuvent automatiser la détection des fraudes et déclencher rapidement des signaux d'alarme si nécessaire.
Qui est chargé de détecter la fraude aux comptes fournisseurs ?
Idéalement, les efforts de lutte contre la fraude devraient être le fruit d'un travail d'équipe impliquant les services financiers, informatiques, AP, etc. Selon Ardent Partners, environ 60 % des personnes interrogées ont identifié les professionnels de la finance comme les principales cibles de la fraude et du phishing. Mais ils ne peuvent pas supporter seuls ce fardeau. Des contrôles et des contrepoids doivent être établis pour détecter et prévenir efficacement la fraude.
Quelles sont les stratégies courantes de prévention et d'atténuation de la fraude AP ?
La prévention de la fraude aux comptes fournisseurs est mieux que la détection, mais nécessite un plan qui inclut souvent les pratiques clés suivantes :
Mise en œuvre de politiques.
Les politiques de l'entreprise maintiennent tout le monde sur la même longueur d'onde.
Éducation des employés.
Former régulièrement les collaborateurs contribue à la compréhension, à la reconnaissance et aux procédures.
Réalisation d'audits.
Réalisez des audits réguliers des processus et des enregistrements de la comptabilité fournisseurs.
Mise en place d'une fonction de déclaration/lancement d'alerte.
Offrez à votre équipe un moyen anonyme de signaler les problèmes.
Rapprochement des factures.
Le rapprochement des factures (à trois niveaux) vérifie la légitimité.
Application du principe des 4 yeux.
Assurez-vous qu'au moins deux personnes vérifient les transactions.
Validez les données de base des fournisseurs.
Mettez en œuvre des processus sécurisés pour vérifier et mettre à jour les enregistrements principaux des fournisseurs.
Automatisez le processus de comptabilité fournisseurs.
Utilisez un logiciel d'automatisation et assurez-vous que votre équipe de la comptabilité fournisseurs a des tâches claires en matière de prévention de la fraude aux comptes fournisseurs.
Comment un logiciel de comptabilité fournisseurs peut-il contribuer à la prévention de la fraude aux comptes fournisseurs ?
Le logiciel de comptabilité fournisseurs alimenté par l'IA identifie automatiquement les modèles, les irrégularités et les anomalies qui sont souvent difficiles à repérer manuellement dans les transactions de comptabilité fournisseurs. Voici trois avantages clés de l'utilisation d'un logiciel de comptabilité fournisseurs adapté :
1
L'automatisation simplifie le classement et la récupération des documents pour les audits, ce qui améliore l'accessibilité et aide à identifier les activités inhabituelles.
2
Les solutions d'automatisation des comptes fournisseurs offrent un accès contrôlé aux données en temps réel, ce qui facilite la désignation des responsabilités des membres de l'équipe chargée des comptes fournisseurs. Un système de vérifications et d'équilibres élimine la possibilité d'oublier des approbations et des différences.
3
L'automatisation des comptes fournisseurs rationalise le flux de travail et établit les meilleures pratiques dans les organisations. Elle permet des étapes telles que l'approbation de paiements multiples et garantit que les règles du système ne peuvent pas être contournées.
Note: Le contenu n'est actuellement disponible qu'en anglais.
Conséquences de la fraude aux comptes fournisseurs
La fraude aux comptes fournisseurs peut causer de graves problèmes à une entreprise, comme des pertes financières, une atteinte à sa réputation, des problèmes juridiques et même une faillite potentielle. De plus, cela peut également susciter la méfiance parmi les employés, les clients et les parties prenantes et affecter les opérations globales de l'entreprise.
« L'IA a un impact sur presque tous les domaines de la vie, et nous n'en sommes qu'au début de ce que pourraient être ces problèmes. L'IA pourrait être un outil puissant pour les criminels, il est donc important que les lieux de travail restent au courant des derniers développements et s'assurent que le personnel est également informé. »
Paul Ellis
Responsable de l'excellence au Royaume-Uni, Medius
Avantages de la prévention des risques et de la fraude Medius
Le logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs Medius maintient votre entreprise préparée et protégée. Avec Medius, vous pouvez :
Détecter et prévenir la fraude en capturant automatiquement les données des fournisseurs et en surveillant les nouveaux fournisseurs, les modifications des numéros de facture alphanumériques, les valeurs de paiement inhabituelles et les modifications des instructions de paiement.
Créer des flux de travail d'approbation traçables avec des autorisations gérées pour les employés. Détecter les anomalies dans les habitudes de dépenses pour prévenir la fraude en temps réel.
Automatiser le rapprochement facture/bon de commande pour un traitement sans erreur et une prévention de la responsabilité. Maintenir des pistes d'audit complètes et suivre de manière transparente les paiements, les factures et l'historique des approbations au sein du système sans références croisées manuelles.
Prévenez la fraude en centralisant les paiements via un canal unique. Vos fournisseurs adopteront votre plate-forme comptes fournisseurs avec des délais de paiement plus rapides.