Qu'est-ce que l'eSourcing ?

L'eSourcing, parfois appelé sourcing électronique, utilise des systèmes basés sur le Web pour collecter et comparer des informations relatives à plusieurs fournisseurs afin d'aider l'acheteur à sélectionner un fournisseur préféré.

La technologie offre plusieurs avantages ; elle est conçue pour aider les organisations à générer des économies sur leurs chaînes d'approvisionnement, accroître la visibilité des informations commerciales essentielles et aider les professionnels des achats à gagner du temps dans leur travail quotidien.

Comment fonctionne l'eSourcing ?

Le sourcing électronique représente une part petite mais importante de l'ensemble du processus eProcurement. Il comprend :

  • Invitation des fournisseurs potentiels à un RFxtender
  • Collecte d'informations sur les fournisseurs
  • Organisation d'événements de sourcing, processus d'appel d'offres et/ou d'enchères électroniques
  • Analyse et évaluation des réponses
  • Attribution d'un contrat à la meilleure offre

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Processus d'e-sourcing

1
Questionnaire de pré-achat

Avant de faire des affaires avec un fournisseur, il est impératif de déterminer si cette collaboration est appropriée. Pour ce faire, les organisations utilisent des questionnaires de pré-achat (PQQ), qui sont des documents détaillés conçus pour évaluer l'adéquation d'un fournisseur. Les PQQ sont courants dans le secteur public, mais le processus peut être appelé demande d'informations (RFI) dans d'autres secteurs.

Autrefois, les équipes d'approvisionnement devaient remplir manuellement ces documents à la main ou dans un logiciel tel que Microsoft Word ou Excel. Le sourcing électronique rationalise le processus, en permettant aux fournisseurs de télécharger leurs réponses dans le logiciel d'e-sourcing, qui est distribué directement à l'entreprise. Les organisations peuvent ainsi collecter rapidement des informations auprès d'un plus grand nombre de fournisseurs et tout en étant assurées de la cohérence des résultats.

2
Appel d'offres

L'appel d'offres (ITT), également appelé adjudication, génère des offres concurrentes de différents fournisseurs. Une fois qu'ils ont rempli un PQQ et ont été sélectionnés pour passer à l'étape suivante du processus de sourcing, les fournisseurs reçoivent un ITT.

Le document ITT précise toutes les exigences de l'organisation, y compris les biens ou services requis, et décrit une série d'informations que l'acheteur demandera à l'organisation fournisseur de soumettre sur ses politiques, pratiques et processus et sur la manière dont le processus d'évaluation sera géré. Les fournisseurs remplissent ce document pour passer à l'étape suivante du processus d'approvisionnement.

3
Demande de devis

Dans ce processus, le prix est le principal facteur de choix d'un fournisseur. Les acheteurs envoient des formulaires aux fournisseurs, en demandant à chacun de fournir les prix des services qu'ils peuvent rendre.

Les demandes de devis (RFQ) peuvent être utilisées avant une RFI et un ITT si un acheteur cherche à comprendre les fourchettes de prix sur le marché.

Il convient de noter que les trois étapes ci-dessus sont interchangeables.

4
Évaluation

Après l'envoi et la réception des formats d'évaluation demandés, un processus d'évaluation a lieu. L'acheteur potentiel évalue si les informations du fournisseur en font un candidat viable.

Dans le passé, ce processus impliquait un tri manuel de nombreux documents fournis par les fournisseurs invités à soumissionner.

Mais le sourcing électronique change la donne – et fournit une suite sophistiquée d'analyses, de tableaux de bord et d'outils tels que la notation automatisée, permettant aux utilisateurs d'automatiser des éléments du processus d'évaluation et de gagner ainsi un temps précieux.

5
eAuction

Tout comme les RFI, PQQ et RFQ, les eAuction, ou enchères électroniques, peuvent être exécutées à tout moment du processus d'eSourcing. Elles peuvent suivre un appel d'offres, être utilisées après un processus d'appel d'offres ou se dérouler comme un événement autonome pour des produits finis.

Une fois sélectionnés, les fournisseurs sont invités à participer à une enchère électronique – un processus par lequel les fournisseurs soumissionnent pour le droit d'exécuter le contrat pour lequel ils ont été invités à soumissionner.

De nombreux outils d'eSourcing proposent différents types d'enchères électroniques, chacun présentant des avantages uniques. Les enchères sont conçues pour encourager les fournisseurs potentiels à se faire concurrence et, à ce titre, proposer la meilleure offre possible aux professionnels des achats.

6
Attribution du contrat

Une fois que les processus d'appel d'offres et/ou d'enchères électroniques sont terminés et qu'un acheteur a été sélectionné, un contrat est attribué au fournisseur gagnant.

Certains éléments de ce processus peuvent être automatisés, en envoyant automatiquement un contrat au soumissionnaire retenu.

Avantages du sourcing électronique

L'eSourcing offre aux entreprises de nombreux avantages. Nous avons répertorié ci-dessous certains des avantages les plus courants.

Réduction des coûts

En accédant à un plus large éventail de fournisseurs et en tirant parti de différentes stratégies d'enchères électroniques, l'eSourcing permet aux équipes d'approvisionnement de réaliser d'importantes économies.

Gain de temps et d'efficacité

Le sourcing électronique accélère également le temps nécessaire à l'attribution d'un contrat, en réduisant le temps que les spécialistes des achats consacrent au processus d'appel d'offres et en leur libérant du temps pour se consacrer à d'autres tâches.

Exploitation des informations détaillées sur les fournisseurs

L'eSourcing améliore la transparence entre les acheteurs et les fournisseurs. En utilisant un portail, les équipes peuvent visualiser toutes les opportunités d'appel d'offres d'un fournisseur, y compris les délais, le statut et d'autres informations clés.

Renforcement de la conformité

Tous les documents liés aux achats étant stockés au même endroit, le contrôle est simplifié, tout comme le respect des procédures réglementaires, grâce à un système affichant de manière transparente comment et pourquoi un fournisseur a été sélectionné.

Types d'outils d'eSourcing

eRFQ

Selon une enquête de la Construction Marketing Association, 29 % des professionnels du secteur de la construction estiment que leurs processus de demande de devis ne sont pas efficaces1. D'autres industries sont confrontées à un défi similaire.

Un système de demande de devis électronique (eRFQ) peut aider une entreprise à suivre ses devis et à créer des canaux de communication simplifiés avec les fournisseurs.

1 Construction Marketing Association. 2014, Construction RFP/RFQ Effectiveness & Best Practice, constructionmarketingassociation.org.

eAuctions

Les eAuctions, ou enchères électroniques, peuvent être de plusieurs types. Par exemple, une enchère inversée permet à de nombreux vendeurs de rivaliser pour acquérir l'activité d'un acheteur. L'acheteur voit toutes les offres et choisit celle qu'il préfère.

D'autres enchères électroniques comportent un commissaire-priseur annonçant les offres au fur et à mesure qu'elles arrivent. Certaines enchères commencent à un prix élevé et progressent jusqu'à ce que les acheteurs acceptent le prix.

L'avantage des enchères électroniques réside dans le fait qu'elles offrent aux équipes d'approvisionnement des prix compétitifs tout en leur permettant de gagner du temps, car les fournisseurs ne peuvent élaborer que des propositions partielles.

Les enchères électroniques profitent aussi aux fournisseurs, car elles sont ouvertes et permettent aux petites entreprises de rivaliser avec leurs concurrents plus importants.

eRFX

Cet acronyme signifie demande électronique de [x]. Le x peut être une proposition, un devis, une information ou un appel d'offres.

Tous ces éléments font référence à une activité similaire : un acheteur demandant des informations à des fournisseurs à des fins d'évaluation et de comparaison.

Lorsqu'il est structuré de manière efficace, le logiciel eRFX peut aider une entreprise à comparer des pommes avec des pommes à l'heure d'examiner les offres de plusieurs fournisseurs.

Meilleures pratiques d'eSourcing au sein de l'eProcurement

Soyez complet dans votre cahier des charges

Une plateforme en ligne pour annoncer vos besoins en matière d'approvisionnement ne constitue qu'une partie de la solution. Vous devez fournir des spécifications détaillées sur vos besoins en étant clair, concis et direct.

Des informations supplémentaires peuvent être nécessaires pour accélérer les réponses ou améliorer la qualité des offres. Les fournisseurs tirent parti d'énoncés clairs des besoins, en pouvant trouver des opportunités commerciales qui correspondent à leurs atouts spécifiques.

Soyez stratégique

Sachez comment utiliser efficacement un logiciel eSourcing. Il peut y avoir de meilleures méthodes d'approvisionnement dans certaines situations.

Les produits et services hautement personnalisés devront peut-être mieux s'intégrer dans un environnement d'eSourcing. Cependant, les matières premières et les composants fabriqués peuvent être obtenus avec des économies considérables en utilisant l'eSourcing.

Bilan de santé de l'eSourcing

Tirez le meilleur parti de vos systèmes eSourcing en suivant notre bilan de santé eProcurement.

En savoir plus

Note: Le contenu n'est actuellement disponible qu'en anglais.

Questions fréquemment posées sur l'e-sourcing

L'eSourcing est un ensemble d'outils numériques qui contribuent à rationaliser et à simplifier le processus d'approvisionnement. Une équipe d'approvisionnement peut obtenir et comparer les offres de produits des fournisseurs et des vendeurs à partir d'un portail en ligne unique.

Les différents types d'outils d'eSourcing incluent notamment :

  • eAuctions – Enchères électroniques qui permettent de multiples enchères ouvertes sur les demandes d'un acheteur sans avoir besoin de soumettre une proposition complète
  • eRFQ – Les demandes de devis électroniques annoncent le désir d'une entreprise d'obtenir les prix des fournisseurs à des fins de comparaison
  • eRFI – Les demandes d'informations électroniques sont des outils de collecte d'informations qui peuvent chercher à identifier les différences entre les fournisseurs, à établir les besoins commerciaux ou à poser des questions spécifiques aux fournisseurs avant de demander un devis.

Les entreprises peuvent améliorer la gestion des fournisseurs en mettant en œuvre un logiciel d'eSourcing. Il réduit les coûts, fait gagner du temps, optimise l'efficacité et fournit des informations détaillées sur les fournisseurs afin qu'une entreprise puisse évaluer pleinement les partenaires de sa chaîne d'approvisionnement.

Certains obstacles à une mise en œuvre efficace de l'eSourcing incluent notamment :

  • Coopération avec les fournisseurs – Les fournisseurs doivent accepter d'utiliser un portail en ligne mis en place par une entreprise. Discutez avec les partenaires avant de commencer le processus de mise en œuvre.
  • Complexité – Un système peut être trop complexe pour que les équipes d'approvisionnement puissent l'utiliser efficacement. Choisissez un système avec des commandes intuitives et une interface commune à plusieurs modules.
  • Cyber-sécurité – Les systèmes numériques sont plus faciles d'accès pour les pirates informatiques que les systèmes papier. Choisissez un système axé sur la sécurité, doté d'une protection par mot de passe et de niveaux d'autorisation des utilisateurs. Prenez des mesures pour former le personnel aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité.

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