3 Way Matching: comprendre le rapprochement des factures fournisseurs
- Introduction
- Qu’est-ce que le 2-way matching (rapprochement à deux facteurs) ?
- Qu’est-ce que le 3-way matching (rapprochement à trois facteurs) ?
- Comment les solutions d’AP Automation simplifient le 2-way et 3-way matching ?
- Quels sont les avantages de l’automatisation du processus Procure-to-Pay ?
- FAQ – 2-way et 3-way matching
- Souhaitez-vous transformer votre comptabilité fournisseurs ?
- Ressource additionnelle
En comptabilité fournisseurs, le contrôle des factures repose souvent sur un processus appelé matching de factures (invoice matching). Il permet de vérifier que les informations figurant sur une facture correspondent bien aux documents d’achat associés.
Deux méthodes principales sont utilisées : le 2-way matching et le 3-way matching.
Le 2-way matching consiste à comparer la facture fournisseur avec le bon de commande avant validation du paiement.
Le 3-way matching ajoute une étape supplémentaire en intégrant le bon de réception, afin de vérifier que les biens ou services ont bien été livrés.
La comparaison peut porter soit sur l’en-tête de la facture (montant total, dates, références), soit ligne par ligne, en vérifiant chaque article, quantité et prix unitaire. Ce contrôle plus détaillé permet de renforcer la fiabilité du processus de validation.
Ces différentes méthodes de rapprochement permettent aux entreprises d’adapter leur niveau de contrôle en fonction de leurs processus d’achat et de leurs exigences de conformité.
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Qu’est-ce que le 2-way matching (rapprochement à deux facteurs) ?
Le 2-way matching, ou rapprochement à deux facteurs, consiste à vérifier que les informations figurant sur la facture fournisseur correspondent à celles du bon de commande.
Les équipes comparent généralement plusieurs éléments :
- la description des biens ou services
- les quantités commandées
- les prix unitaires
- les conditions de paiement
Si les informations concordent, la facture peut être validée pour paiement. En cas d’écart une vérification est effectuée avant toute validation.
Le 2-way matching est souvent utilisé dans les organisations où les processus d’achat sont relativement simples. En revanche, cette méthode ne permet pas de vérifier si les biens ou services ont effectivement été livrés, ce qui peut limiter le niveau de contrôle.
Qu’est-ce que le 3-way matching (rapprochement à trois facteurs) ?
Le 3-way matching, ou rapprochement à trois facteurs, ajoute un troisième document au processus de contrôle : le bon de réception.
Dans ce cas, la facture fournisseur est comparée à trois éléments :
- le bon de commande
- le bon de réception
- la facture fournisseur
L’objectif est de vérifier que les biens ou services ont bien été commandés, livrés et facturés correctement. La facture n’est validée pour paiement que si les informations figurant sur ces trois documents concordent. Toute incohérence déclenche alors une vérification.
Exemple concret de 3-way matching
Prenons un exemple simple :
- Une entreprise commande 100 unités d’un produit à 10 € l’unité.
- Le fournisseur livre 95 unités.
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La facture indique 100 unités facturées.
Lors du 3-way matching, la comparaison entre la facture, le bon de commande et le bon de réception permet d’identifier immédiatement l’écart : 100 unités facturées pour 95 livrées.
Ce contrôle supplémentaire est particulièrement utile pour les entreprises qui gèrent des stocks physiques ou des volumes d’achats importants, car il permet de renforcer les contrôles internes et de limiter les erreurs ou les fraudes.
En revanche, cette méthode est généralement moins adaptée aux prestations de services ou aux achats immatériels, pour lesquels il n’existe pas toujours de bon de réception.
Comment les solutions d’AP Automation simplifient le 2-way et 3-way matching ?
La gestion manuelle des factures fournisseurs et des processus de rapprochement peut rapidement devenir chronophage, en particulier lorsque les volumes de factures sont importants. Les contrôles manuels augmentent également le risque d’erreurs ou d’écarts non détectés.
Les solutions d’AP Automation permettent d’automatiser une grande partie du processus de 2-way et 3-way matching. Elles comparent automatiquement les informations présentes sur la facture avec celles du bon de commande et du bon de réception, en quelques secondes.
Ces solutions s’appuient généralement sur l’intelligence artificielle et le machine learning pour analyser les données, détecter les incohérences et appliquer des seuils de tolérance configurables. Cela permet par exemple d’éviter que de petits écarts de prix ou de quantité bloquent inutilement le traitement d’une facture.
Lorsqu’un écart significatif est détecté le système alerte automatiquement les équipes concernées.
Grâce à cette automatisation, les entreprises peuvent réduire les délais de traitement des factures, limiter les erreurs et améliorer la fiabilité de leurs processus de comptabilité fournisseurs. Les équipes financières peuvent ainsi se concentrer sur les exceptions et les tâches à plus forte valeur ajoutée.
Quels sont les avantages de l’automatisation du processus Procure-to-Pay ?
Une solution Procure-to-Pay (P2P) permet d’automatiser l’ensemble du processus d’achat, depuis la création de la commande jusqu’au paiement des factures fournisseurs. Dans ce cadre, le rapprochement automatique des factures joue un rôle central pour sécuriser les paiements.
L’automatisation du processus P2P apporte plusieurs bénéfices :
Réduction des erreurs et des coûts de traitement
Amélioration de la conformité et de l’auditabilité
Meilleure relation avec les fournisseurs
Plus de flexibilité pour les équipes financières
FAQ – 2-way et 3-way matching
Le 2-way matching compare la facture fournisseur avec le bon de commande.
Le 3-way matching ajoute un troisième document : le bon de réception, afin de vérifier que les biens ou services ont bien été livrés avant paiement.
Le 3-way matching permet de renforcer les contrôles internes en vérifiant que les produits ont été commandés, livrés et facturés correctement.
Le 2-way matching est souvent utilisé pour des achats simples ou des services pour lesquels il n’existe pas de bon de réception.
Les solutions d’AP Automation comparent automatiquement les données de la facture avec celles du bon de commande et du bon de réception. Elles détectent les écarts, appliquent des seuils de tolérance et signalent uniquement les exceptions nécessitant une vérification.
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