Les problèmes les plus courants en comptabilité fournisseurs et leurs solutions
Des opérations de comptabilité fournisseurs fluides et performantes sont cruciales pour la bonne santé financière d’une entreprise. De fait, avoir les bons processus en place est indispensable pour préserver sa trésorerie, entretenir de bonnes relations fournisseurs et assurer la conformité. À l’inverse, sans s’appuyer sur des solutions adaptées, les organisations s’exposent à des pertes financières, des risques juridiques, des tensions avec les fournisseurs et une dégradation de leur réputation - autant de freins à leur croissance et à leur pérennité. Heureusement, aujourd’hui, de nouvelles solutions technologiques et l’automatisation des processus apportent des leviers concrets pour optimiser la gestion des factures fournisseurs.
L’automatisation de la comptabilité fournisseurs peut constituer un avantage décisif dans trois domaines :
L’optimisation financière
Améliorer le BFR et la trésorerie disponible grâce à une meilleure visibilité et à l’analyse prédictive : tout cela est désormais possible par l’intermédiaire des plateformes digitales interconnectées.
La réduction des risques
Limiter les écarts de conformité, renforcer la protection contre la fraude et réduire les vulnérabilités : c’est possible grâce aux capacités de l’intelligence artificielle.
L’accélération de la croissance
Monter en charge efficacement, tout en libérant du temps pour des tâches à forte valeur ajoutée : c’est possible via l’automatisation des processus et la mise en place de workflows capables de gérer les exceptions.
Dans cet article, nous nous penchons sur les problèmes les plus fréquents en comptabilité fournisseurs, en détaillant la nature de chaque enjeu, avec des pistes de solutions concrètes.
Les experts en automatisation de la gestion des factures fournisseurs chez Medius ont ainsi recensé dix problèmes parmi les plus fréquents rencontrés aujourd’hui par les équipes :
- Les retards de traitement des factures
- Les enjeux de conformité
- Les risques de fraude
- Les erreurs de données
- Les difficultés pour gérer les fournisseurs
- Le manque de visibilité et de contrôle
- Les coûts opérationnels élevés
- Les difficultés liées à la croissance
- Les faiblesses de l’audit et du reporting
- L’impact environnemental du papier
Passons en revue ces enjeux et leurs solutions.
Les retards de traitement des factures
- Le problème
Être capable de traiter les factures fournisseurs dans les temps reste encore souvent un défi, surtout lorsque les processus sont manuels (papier, saisies dans des tableurs). Ces pratiques obsolètes génèrent des inefficacités, augmentent le risque d’égarer des documents et les erreurs de saisie et impliquent des circuits d’approbation alambiqués. Les retards impactent les prévisions de trésorerie, entraînent des pénalités de retard et sont source de tensions dans les relations avec les fournisseurs - en particulier avec les PME qui comptent sur des paiements rapides. L’inertie des outils historiques empêche aussi de saisir les opportunités liées aux évolutions du marché.
- La solution
L’automatisation, en s’appuyant sur des technologies comme l’IA, le machine learning et la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire instantanément les données de facture, sans intervention manuelle, permet de réduire les délais de plusieurs semaines à quelques jours, voire heures. Des processus et un routage basé sur des règles accélèrent encore le traitement en envoyant automatiquement les factures aux bons interlocuteurs, de façon adaptée à votre logique métier. Avec le suivi en temps réel et les notifications d’avancement, les directions financières peuvent piloter le traitement des paiements, obtenir des escomptes et agir sur les exceptions. Ainsi, la responsabilité est partagée et les équipes ont davantage de temps pour des tâches plus stratégiques.
Les enjeux de conformité
- Le problème
Qu’il s’agisse de fiscalité, de protection des données ou de normes sectorielles, respecter des réglementations en évolution permanente est un défi majeur. Les risques liés à la non‑conformité incluent amendes, perte de confiance et sanctions juridiques. Mais suivre tous les changements à l’échelle de plusieurs juridictions s’avère extrêmement difficile, surtout avec des équipes décentralisées et des mises à jour fréquentes. Cette complexité, combinée à des contrôles manuels, laisse la porte ouverte à des manquements involontaires.
- La solution
Les technologies d’automatisation permettent de placer la conformité au cœur des outils de comptabilité fournisseurs. Les règles et restrictions sont centralisées dans une plateforme unique, avec des alertes automatiques lors des changements réglementaires. Des outils de contrôles de validation passent au crible les factures, les référentiels fournisseurs et les paiements, en les comparant à des listes de surveillance et à des filtres de transactions interdites, pour rejeter rapidement les demandes non conformes. Les modules de conformité ajustent automatiquement les calculs de taxes à chaque mise à jour de taux. Résultat : une application cohérente et fiable de la conformité à l’échelle de toute la fonction Finance.
Les risques de fraude
- Le problème
La fraude interne et les attaques externes se multiplient à mesure que les transactions s’internationalisent et se digitalisent. Doublons de factures, usurpation d’identité fournisseur et manipulation des paiements contournent dans la plupart des cas les défenses purement manuelles. Sans contrôle efficace, des fraudes de faible montant, mais répétées peuvent passer inaperçues et s’accumuler.
- La solution
L’automatisation renforce aussi bien la prévention que la détection précoce des fraudes. Un paramétrage précis des accès, une authentification multifacteur et des systèmes de permissions par rôles limitent l’exposition des données sensibles. En externe, des algorithmes d’IA peuvent comparer les factures avec l’historique pour identifier les doublons, tandis que la vision par ordinateur permet de détecter des documents modifiés, même subtilement. La supervision des activités, ainsi que des alertes en temps réel sur les transactions suspectes permettent d’agir avant exécution des paiements, pour réduire les risques financiers.
Les erreurs de données
- Le problème
La fraude interne et les attaques externes se multiplient à mesure que les transactions s’internationalisent et se digitalisent. Doublons de factures, usurpation d’identité fournisseur et manipulation des paiements contournent dans la plupart des cas les défenses purement manuelles. Sans contrôle efficace, des fraudes de faible montant, mais répétées peuvent passer inaperçues et s’accumuler.
- La solution
Une automatisation intelligente permet de connecter les données entre elles et de s’appuyer sur des outils de vérification intégrés pour extraire, enrichir et rapprocher les transactions avec un minimum d’intervention. L’OCR permet de saisir les données clés des factures, puis des processus automatisés facilitent les validations, via un rapprochement avec les bons de commande et les bons de livraison. Le traitement du langage naturel (ou NLP, pour “Natural Language Processing” en anglais) facilite la gestion des requêtes, tandis que le machine learning permet d’enrichir les transactions avec les données issues de l’ERP, pour des analyses plus précises. À la clé : une meilleure intégrité des données et un reporting plus fiable pour optimiser contrats fournisseurs et décisions d’investissements.
Les difficultés pour gérer les fournisseurs
- Le problème
Plus le nombre de fournisseurs est important, plus les risques augmentent : demandes de paiement hors process, urgences, litiges… Oublier des échéances de contrats ou sur‑prioriser un fournisseur peut retarder d’autres paiements et affaiblir le pouvoir de négociation. Les équipes en charge de la comptabilité fournisseurs doivent ainsi gérer simultanément de multiples relations et arbitrer pour dégager des économies d’échelle. Une mission quasi impossible sans technologie.
- La solution
L’automatisation permet de piloter proactivement les référentiels fournisseurs. Des tableaux de bord signalent les contrats qui arrivent à échéance pour les renégocier à temps, tandis que le Machine Learning permet d’obtenir des recommandations d’optimisation. En outre, le recours à un portail fournisseurs permet aux interlocuteurs de soumettre leurs factures et de déposer leurs documents d’onboarding en toute autonomie, ce qui limite l’administratif. Des règles d’”auto‑paiement” font ensuite passer en paiement les factures validées, tout en orientant les factures sans bon de commande et celles avec remises pour règlement anticipé vers un traitement prioritaire.
Le manque de visibilité et de contrôle
- Le problème
Avec des outils en silos, les décisions s’appuient plus sur l’instinct que sur les données. Les solutions traditionnelles limitent la visibilité sur le cycle Source‑to‑Pay, avec des mises à jour papier et des données isolées. Difficile alors d’identifier les goulets d’étranglement, de prévoir les besoins de trésorerie et d’ajuster les règles pour renforcer le contrôle. Cette incertitude ne permet pas d’effectuer des choix stratégiques ambitieux en toute confiance.
- La solution
Des plateformes connectées permettent de centraliser les activités dans des processus Source-to-Pay fluides, avec des analyses détaillées sur toutes les transactions. Des tableaux de bord intuitifs permettent de suivre en continu les délais de traitement, la trésorerie disponible et les remises obtenues pour règlement anticipé - sans attendre la fin du mois. Des notifications permettent d’être informé des factures proches de l’échéance ou de l’ajout de nouveaux fournisseurs. Avec cette vue d’ensemble, les directions financières optimisent calendriers de paiement et conditions contractuelles pour un contrôle total.
Les coûts opérationnels élevés
- Le problème
Des processus manuels et répétitifs augmentent les coûts de personnel et détournent les équipes des missions stratégiques. À mesure que les volumes augmentent, les équipes en charge de la comptabilité fournisseurs passent du temps à classer, saisir et répondre aux demandes des fournisseurs. Le turnover, l’onboarding et la formation continue concentrent le savoir chez quelques personnes.
- La solution
L’automatisation supprime une grande partie du travail manuel pour repositionner les équipes sur le pilotage. Le classement automatique des factures selon l’historique permet une gestion par exception plutôt que la saisie de chaque pièce. Les portails fournisseurs permettent de répondre directement aux demandes et de traiter les documents. En confiant le travail manuel à la technologie, les équipes gagnent de la bande passante pour intégrer de nouveaux fournisseurs, renégocier avec eux et améliorer les processus - le tout sans embauches supplémentaires.
Les difficultés liées à la croissance
- Le problème
Tenter de ”scaler” la comptabilité fournisseurs avec des approches traditionnelles épuise les ressources et augmente le risque d’erreurs. Face à la hausse annuelle des volumes, la solution par défaut consiste souvent à recruter — tout en conservant papier, e‑mails et dossiers partagés. À terme, le coût humain devient intenable, les équipes expérimentées passent leur temps à former, et les tableurs saturent.
- La solution
Le cloud et l’automatisation offrent une scalabilité à la demande : absorber plus de charge sans investissements équivalents en personnel ou en infrastructure. Le modèle SaaS permet de payer l’usage réel, au lieu d’acheter des capacités surdimensionnées. Vous maximisez ainsi les économies d’échelle, gardez des coûts marginaux proches de zéro et conservez la flexibilité pour réduire la voilure tout aussi rapidement.
Les faiblesses de l’audit et du reporting
- Le problème
Compiler des rapports, des dossiers papier, des feuilles de rapprochement et des souvenirs de l’équipe dans le cadre d’un audit interne ou un reporting externe mobilise le temps des analystes, au détriment de leur rôle de partenaires business. Les droits d’accès difficilement paramétrables dans les outils traditionnels compliquent la vérification des soldes et des historiques. De plus, partager les pistes d’amélioration via des e‑mails et des versions multiples de documents est source d’erreurs.
- La solution
Une solution d’automatisation intégrée centralise transactions, données de processus et rapports dans un hub unique, pour un audit simplifié. Des accès par rôle permettent aux managers d’exécuter et de partager des rapports en temps réel sans solliciter d’équipes support. Des journaux horodatés apportent la preuve des opérations et des changements pour un reporting externe fiable. Enfin, des étapes de workflow, des alertes pré‑configurées et des chatbots IA accélèrent la mise en place de solutions d’optimisation.
L’impact environnemental du papier
- Le problème
Malgré les progrès en matière de RSE, beaucoup d’équipes comptables s’appuient encore sur le papier (impressions, copies, archivage de factures, bons de commande, litiges), ce qui génère des volumes importants de déchets et des besoins de stockage énergivores. En bout de course, les services d’archivage externe et de destruction ajoutent encore à l’empreinte environnementale.
- La solution
La dématérialisation réduit drastiquement l’usage du papier grâce au stockage électronique et aux processus de validation. Le “bureau sans papier” permis par l’automatisation limite l’impression aux seuls justificatifs finaux. Moins de documents physiques, c’est aussi moins d’énergie consommée et une adoption facilitée de pratiques plus éco‑responsables. Face à l’urgence climatique, l’automatisation devient un levier concret pour réduire les déchets, la consommation énergétique et les émissions.
Les processus traditionnels de comptabilité fournisseurs montrent aujourd’hui leurs limites, aussi bien technologiques qu’organisationnelles : celles-ci créent des risques, brident la productivité et nuisent à la durabilité. Les directions financières reconnaissent désormais les inconvénients des systèmes manuels. En adoptant une automatisation complète, les entreprises peuvent se doter d’outils intégrés pour renforcer la conformité, accentuer la lutte contre la fraude, maximiser le BFR, fluidifier les relations avec les fournisseurs et accompagner la croissance — tout en réduisant l’empreinte papier.
Personne ne devrait s’arracher les cheveux pour des factures. Medius apporte l’expertise et les solutions d’automatisation pour améliorer la gestion des factures fournisseurs en suivant les meilleures pratiques. Avec nos experts, optimisez la saisie des factures, la conformité, les dépenses et plus encore, afin de révéler tout le potentiel stratégique de votre comptabilité fournisseurs. Contactez‑nous dès aujourd’hui pour organiser un échange.
