Factures à ordre et factures sans ordre
Les comptes fournisseurs sont responsables de la gestion du traitement des factures fournisseurs, depuis la réception de la facture, en passant par le codage et les approbations, jusqu’à ce que le paiement soit enregistré dans le système ERP ou financier et prêt à être payé. Il existe deux principaux types de factures fournisseurs : les factures basées sur des bons de commande et les factures de dépenses.
La différence entre les factures avec BdC et les factures sans BdC
La différence entre les factures avec BdC et les factures sans BdC réside dans l’achat qui a généré la facture. Quand un processus de demande d’achat est en place, l’achat sera déclenché par un bon de commande (PO) pré-approuvé qui est envoyé au fournisseur. Dans le cas d’achats réalisés en dehors du processus d’achat réglementé, une facture sans BdC, également appelée facture de frais, est envoyée par le fournisseur.
Qu’est-ce qu’une facture avec bon de commande ?
Une facture avec bon de commande est une facture à laquelle est joint un bon de commande. Ces factures sont générées après l’approbation d’un bon de commande. Les factures de commande contiennent des détails sur les biens ou les services achetés, ainsi qu’un numéro de commande qui se rapproche. Quand les factures de commande sont reçues par le service CF, elles sont rapprochées du bon de commande correspondant. Cela permet de s’assurer qu’il n’y a pas d’incohérence entre le bon de commande original et la facture de commande. Les factures de commande sont généralement approuvées au préalable.
Exemples courants de factures à ordre :
Factures fournisseurs
Factures pour les marchandises reçues
Factures pour des marchandises normales
Qu’est-ce qu’une facture sans bon de commande ?
Comme son nom l’indique, une facture sans bon de commande est une facture qui n’est pas accompagnée d’un bon de commande correspondant. Ces factures sont également connues sous le nom de factures de frais et indiquent généralement les achats indirects réalisés par une entreprise. En raison de la nature des achats indirects, les factures sans BdC ne sont généralement pas pré-approuvées.
Elles sont également utilisées pour réaliser des paiements aux fournisseurs quand une facture donnée se situe dans la limite des dépenses de l’entreprise.
Exemples courants de factures sans BdC :
Remboursement des frais de déplacement des employés
Remboursement des frais de stationnement ou de conduite des employés
Factures de services
Le processus d’achats de factures à bons de commande
Identifier les besoins et établir un budget
Le processus commence par l’identification, par les décideurs et les chefs d’entreprise, de ce qu’ils doivent acheter pour générer des bénéfices. Ils établissent ensuite des budgets appropriés pour l’achat de ces biens et services.
Soumettre une demande d’achat
Sur la base des besoins, un employé du service achats soumet une demande d’achat en fonction des devis reçus de différents fournisseurs.
Approbation de la demande d’achat
La demande d’achat est examinée et, si tout est en ordre, approuvée par l’autorité compétente au sein de l’entreprise.
Émission d’un bon de commande
Une fois la demande d’achat approuvée, une commande est émise à l’intention du fournisseur. La commande est un document officiel qui indique que l’entreprise s’engage à régler le fournisseur pour les biens ou services spécifiés.
Confirmation du fournisseur
À la réception de la commande, le fournisseur confirme si la commande peut être honorée ou non, puis commence à la préparer pour l’expédition.
Expédition et réception des marchandises
Le fournisseur expédie les marchandises et le service de réception des marchandises de l’entreprise compare les marchandises reçues à la commande.
Le fournisseur fournit une facture de commande
Une fois les marchandises expédiées, le fournisseur fournit une facture utilisant le même numéro de commande, c’est-à-dire la facture de commande.
Vérification et paiement de la facture
La facture de la commande est rapprochée du bon de commande et de l’entrée de marchandises afin de s’assurer que tous les détails correspondent. Si tout se rapproche, la facture est traitée en vue de son paiement.
Le processus d’achats sans facture avec BdC
Identifier les besoins et réaliser les achats
Les factures sans bon de commande résultent souvent de petites dépenses régulières, de remboursements de frais de personnel ou de services contractés légalement. Ces achats sont généralement réalisés quand le besoin s’en fait sentir, sans passer par le processus standard de commande.
Réception d’une facture sans bon de commande
Le vendeur ou le prestataire de services envoie une facture sans bon de commande pour les biens ou les services fournis.
Examen de la facture
Le service des comptes fournisseurs examine la facture. Il s’agit notamment de vérifier les détails de la facture, de s’assurer que les biens ou les services ont bien été reçus et de confirmer que le montant de la facture ne dépasse pas le plafond de dépenses de l’entreprise.
Processus d’approbation
Les factures sans BdC n’étant pas pré-approuvées, elles sont soumises à un processus d’approbation. Ce processus comporte souvent plusieurs étapes et peut nécessiter l’approbation de plusieurs personnes différentes au sein de l’entreprise, en fonction du montant de la facture et de la hiérarchie d’approbation interne de l’entreprise.
Règlement des factures
Une fois que toutes les approbations nécessaires ont été obtenues, la facture est traitée en vue de son paiement.
Automation des approbations de factures
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