Rapprochement des factures : gérer les processus, les anomalies et plus encore
- Introduction
- Le rapprochement des factures : définition
- Les anomalies lors des rapprochements de factures
- Rapprochement à 2, 3 et 4 niveaux
- Le rapprochement des factures avec les contrats
- L’importance de la qualité des données dans le rapprochement des factures
- Le rapprochement automatisé des factures
- Le traitement sans contact des factures
Le rapprochement des factures est l'une des missions clés au sein d’un service en charge de la comptabilité fournisseurs. C'est une tâche qui peut s’avérer complexe, prendre du temps et nécessiter beaucoup de ressources. Mais, lorsque ce rapprochement est bien fait et qu'il s'appuie sur des outils d'automatisation efficaces, il peut faire gagner du temps à votre équipe comptable, en permettant un traitement des factures sans contact grâce à des solutions d'automatisation robustes.
Le rapprochement des factures : définition
Le rapprochement des factures est le processus qui consiste à comparer les informations figurant sur la facture avec les documents justificatifs comme les bons de commande, les bons de réception ou les contrats. Le processus de rapprochement des factures vise à garantir l'exactitude des paiements aux fournisseurs et la comptabilisation correcte des coûts ; il permet également de respecter les contrats d'achat et de détecter facilement les factures potentiellement frauduleuses.
Le rapprochement des factures est utilisé lorsqu'une facture fournisseur est précédée d'un bon de commande. Cela signifie que l'acheteur a créé une demande d'achat indiquant les biens ou les services nécessaires, la quantité, le fournisseur et le prix contractuel. Une fois la demande d'achat validée, une commande est générée et envoyée au fournisseur. Lors de la livraison des biens ou des services, l'acheteur doit souvent enregistrer une réception de marchandises dans l’ERP ou le système de gestion des achats.
Puisque la validation de la dépense est obtenue lors de la phase de demande d'achat, à partir du moment où les détails de la facture correspondent au bon de commande et au bon de réception, la facture n'a pas besoin d'être validée à nouveau.
Les anomalies lors des rapprochements de factures
Un écart (ou une exception de facture) se produit lorsque les détails de la facture ne correspondent pas aux documents justificatifs. Les deux types d'écarts les plus courants sont les suivants :
Écart de quantité
le nombre d'articles facturés ne correspond pas au nombre d'articles figurant sur le bon de commande et/ou la réception des marchandises.
Écart de prix
le prix de l'article sur la facture ne correspond pas au prix de l'article indiqué sur le bon de commande.
Lorsqu'une anomalie est identifiée dans le cadre du processus de rapprochement des factures, une enquête est nécessaire pour déterminer s'il s'agit d'un écart acceptable ou si le fournisseur doit être contacté pour corriger les erreurs sur la facture.
La gestion des écarts est souvent l'une des tâches les plus fastidieuses du service des comptes fournisseurs. De fait, le rapport State of ePayables 2021 d'Ardent Partners montre que 45% des organisations considèrent la gestion des anomalies comme un défi majeur pour la comptabilité fournisseurs. Malheureusement, le problème des écarts est considérable. Le même rapport montre que le taux moyen d'exception parmi les factures entrantes chez les entreprises interrogées était de 22,5% en 2021.
Rapprochement à 2, 3 et 4 niveaux
Vous avez peut-être entendu parler de ces différents niveaux de rapprochement des factures. Ils font référence au nombre de pièces justificatives avec lesquelles une facture est comparée.
Le rapprochement à 2 niveaux (ou à double correspondance)
vérifie que les informations de la facture correspondent au bon de commande.
Le rapprochement à 3 niveaux (ou à triple correspondance)
vérifie que les informations de la facture correspondent à la fois au bon de commande et au bon de réception.
Le rapprochement à 4 niveaux (ou à quadruple correspondance)
ajoute un autre critère pour vérifier que les détails de la facture correspondent également aux documents d'acceptation ou d'inspection dans le cas où cette étape fait partie du processus d'achat.
La plupart des entreprises utilisent le rapprochement des factures à trois niveaux. Pour permettre un rapprochement automatisé à triple correspondance, vous devez vous assurer que les données de base (notamment les informations d’enregistrement du fournisseur, les détails des commandes et les bons de réception), peuvent être synchronisées de manière automatique entre l’ERP et la solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs.
Le rapprochement des factures avec les contrats
Pour les dépenses indirectes, les bons de commande sont rarement utilisés. En conséquence, ces factures ne sont généralement pas prises en compte dans les processus de rapprochement automatisés des factures et doivent être traitées manuellement. Mais si ce type de dépenses indirectes est régi par un contrat assorti d'un échéancier de paiement - comme dans le cas de l’embauche de sous-traitants, de la location d'espaces de bureaux ou de services de nettoyage - le rapprochement des factures peut être effectué automatiquement dans les solutions d'automatisation des comptes fournisseurs. Dans ce cas, les détails de la facture sont mis en correspondance avec le contrat et l’échéancier de paiement plutôt qu'avec un bon de commande.
L’importance de la qualité des données dans le rapprochement des factures
L'automatisation du rapprochement des factures constitue un réel avantage pour les équipes chargées de la comptabilité fournisseurs, car elle permet d'économiser beaucoup de temps et de ressources… lorsqu'elle fonctionne. Car il ne s'agit pas simplement de déployer des solutions d'automatisation de la comptabilité fournisseurs : vous devez vous assurer qu'il existe une connexion fiable entre votre solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs et le(s) ERP(s), afin de garantir la synchronisation des données.
Nous vivons dans un monde qui évolue sans cesse et nous devons nous assurer que nos bases de données contiennent les informations les plus récentes et les plus à jour. Avec l’ajout de nouveaux fournisseurs, la mise à jour des catalogues de prix et l’actualisation des états des stocks, vos équipes comptabilité, finance et achats doivent continuellement actualiser vos bases de données pour permettre de rapprocher automatiquement un maximum de factures, ce qui est gage d’efficacité et de performance.
Le rapprochement automatisé des factures
Atteindre un niveau élevé d'automatisation du rapprochement des factures ne se fait pas du jour au lendemain, ni par la seule mise en œuvre d'un nouveau système. Votre service en charge de la comptabilité fournisseurs doit déployer une démarche d'amélioration continue pour automatiser ses processus.
Les équipes chargées de la comptabilité fournisseurs peuvent mettre en œuvre deux types actions pour améliorer l'automatisation.
La première est l'amélioration continue de la qualité des données en interne et avec les fournisseurs. Il s'agit d’analyser les données hébergées au sein de la solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs pour identifier les goulets d'étranglement dans le processus de rapprochement des factures. Les factures d'un fournisseur spécifique sont-elles quasiment toutes bloquées dans le processus ? S'il manque un numéro de commande ou si des informations sont saisies dans le mauvais champ, un simple appel téléphonique au fournisseur pour l'informer du problème peut être une solution rapide. Si un certain type de facture entraîne toujours des écarts de prix, c'est peut-être parce que la liste des prix n'a pas été mise à jour avec les achats.
Deuxièmement, l'équipe en charge des comptes fournisseurs peut configurer la solution d'automatisation pour autoriser un certain niveau d’écart, afin d'augmenter le nombre de factures qui sont rapprochées automatiquement et, ainsi, réduire les révisions manuelles. Des niveaux de tolérance préconfigurés sont souvent utilisés pour accepter des coûts supplémentaires fréquents, comme le fret, les frais administratifs ou le change. Vous pouvez également décider d'autoriser un petit écart de prix pour un certain fournisseur ou un certain type de facture. Autoriser un écart de seulement 50 centimes peut faire une grande différence dans le volume d'exceptions de factures nécessitant un traitement manuel.
Le traitement sans contact des factures
Le rapprochement automatisé des factures peut permettre un traitement des factures sans contact. Lorsque toutes les informations de la facture correspondent aux documents justificatifs (et aux niveaux de tolérance pré-déterminés), la facture peut passer directement de la réception et de la saisie des données à l'enregistrement final dans l'ERP pour le paiement, sans que personne ne l'examine ou n'y touche.
Cela peut sembler un rêve impossible pour beaucoup, mais c'est quasiment possible. En fait, les benchmarks montrent que les entreprises qui utilisent les solutions modernes d’automatisation de la comptabilité fournisseurs atteignent en moyenne un taux de 67% de traitement sans contact, tandis que les entreprises les plus avancées dépassent largement les 90%. Imaginez le temps que vous pourriez gagner si seulement une facture sur dix nécessitait une attention manuelle. Le rapprochement des factures est sans nul doute une opération qui mérite d'être automatisée en priorité.
