Ce scénario vous semble-t-il familier ?
Isaac travaille comme responsable de la comptabilité fournisseurs pour une grande entreprise de distribution de manuels scolaires. Il a découvert qu'il existe un degré élevé de traitement manuel dans leur processus de comptabilité fournisseurs, mais il ne sait pas exactement où cela se produit dans le flux de travail. Il aimerait disposer d'un moyen de contrôle rapide et simple, afin de pouvoir identifier les mesures à prendre. Isaac ajoute le gadget « Mesures des tâches du flux de travail manuel » et prévoit de le consulter chaque mois pour suivre l'évolution des différentes mesures qu'il a prises pour accroître l'automatisation et réduire la charge de travail de son équipe.
État actuel avant l'astuce :
Il n'y a tout simplement pas assez de visibilité sur les étapes du travail manuel dans le flux de travail.
Solution
Le gadget Mesures des tâches de flux de travail manuel qui affiche le ratio de documents arrêtés à chaque étape du flux de travail manuel.
Le gadget doit être placé dans un tableau de bord et son accès peut être contrôlé par un administrateur. Le tableau de bord prédéfini avec le gadget inclus peut également être partagé avec des utilisateurs ou des rôles spécifiés par un administrateur. Il peut être utilisé pour les factures basées sur les commandes, les dépenses et les factures récurrentes.
Lors de l'utilisation du gadget, un utilisateur peut sélectionner :
Intervalle de dates
Entreprise (réelle ou virtuelle)
Type de facture (dépense, basée sur une commande ou récurrente)
Les factures non validées doivent-elles être incluses dans les ratios
Un fournisseur spécifique (peut être laissé vide)
Un utilisateur spécifique (peut être laissé vide)
Avantages
- Donne à un responsable de la comptabilité fournisseurs une image précise des étapes du flux de travail qui génèrent un travail manuel
- Possibilité de comparer les performances et de suivre les progrès en utilisant des filtres de date
Configuration
- Un utilisateur avec le rôle d'administrateur* doit :
- Créer un nouveau tableau de bord ou en ouvrir un existant.
- Sélectionner « Ajouter un gadget » et choisir le gadget « Mesures des tâches de flux de travail manuel » pour l'ajouter au tableau de bord.
- Sélectionner l'onglet « Accès ».
- Ajouter des utilisateurs ou des rôles pertinents à la liste.
*Ce gadget est masqué par défaut, un administrateur doit donc accorder l'accès avant de pouvoir l'ajouter à un tableau de bord.
- Estimation du temps : avec moins de 5 minutes de configuration, il n'y a aucune raison de ne pas l'essayer !
Note : Le contenu du Medius Success Portal est disponible en anglais uniquement.