Ce scénario vous semble-t-il familier ?
Alex travaille en tant qu'acheteur dans le domaine des technologies de l'information pour une multinationale de l'électronique et doit lancer un appel d'offres pour un nouveau système de gestion de la maintenance. Alex sait qu'il doit recueillir des données sur les dépenses et les fournisseurs et étudier le marché avant de créer un document sur les besoins et de préparer les spécifications. Pour garantir l'alignement de l'entreprise, il veille à inclure les contributions et les exigences spécifiques des principales parties prenantes de cette dernière, notamment les utilisateurs finaux, les cadres supérieurs, les responsables informatiques, les décideurs clés et, bien entendu, les membres des services Achats, Finances, Juridique et Conformité. Dans le passé, il préparait toujours un plan et l'envoyait à plusieurs personnes, puis mettait à jour une feuille de calcul avec des données, mais il pouvait souvent se perdre avec de multiples demandes pour des exigences similaires et se heurter au contrôle des versions lorsque les documents étaient envoyés d'une personne à l'autre.
Maintenant qu'Alex dispose de Medius Sourcing, il peut mieux impliquer toutes les parties prenantes en temps voulu et communiquer efficacement. Il prépare un plan d'engagement des parties prenantes, mais au lieu d'envoyer la documentation pour examen et approbation par e-mail ou de programmer plusieurs réunions d'avancement, Alex crée une équipe au sein d'un événement de sourcing dans Medius afin que toutes les parties prenantes puissent être tenues au courant des détails du projet et apporter leur contribution le cas échéant. De cette manière, toutes les parties gagnent du temps et se sentent impliquées dans le processus, tandis qu'Alex, en tant que propriétaire du projet, a une vue d'ensemble de qui fait quoi et à quel moment. Lorsque les fournisseurs commencent à répondre et à poser des questions, toutes les informations peuvent être suivies et disponibles à des fins d'audit, les personnes compétentes se chargeant de l'examen et de l'analyse des réponses. Toutes les informations étant réunies en un seul endroit, le processus est transparent, plus facile à gérer et aboutit finalement à un résultat positif
Solution
La gestion efficace des groupes de parties prenantes interfonctionnelles est essentielle à la réussite d'un projet, mais cela peut prendre beaucoup de temps, en particulier dans les grandes entreprises. Dans le cadre d'une initiative de sourcing, il est judicieux de réunir les parties prenantes et de regrouper toutes les communications relatives aux événements de sourcing en un seul endroit afin de stimuler la productivité, de gagner du temps et de disposer d'un historique solide des principales activités de l'utilisateur.
Dans Medius Sourcing, l'onglet Équipes permet au propriétaire du projet d'ajouter des parties prenantes à l'équipe, en leur donnant un accès pertinent aux questions et aux réponses et en définissant des niveaux d'autorisation appropriés. Cela leur permet d'accéder à la documentation, de contribuer au contenu et d'évaluer les réponses en un seul endroit. L'onglet Communication intégré permet à toutes les parties prenantes, y compris les fournisseurs, d'envoyer et de recevoir des messages sans quitter le système. Cela signifie que toute la communication liée à l'événement est conservée dans un emplacement central avec une piste d'audit de l'activité de l'utilisateur horodatée et enregistrée pour cet événement de sourcing.
Avantages
- Améliorer la performance collective des équipes interfonctionnelles avec une appropriation collective de la qualité et une livraison/exécution dans les délais.
- Réduire la duplication des efforts.
- Environnement propice au partage d’expériences et à l’apprentissage mutuel.
- Piste d’audit complète de toutes les interactions et modifications.
Configuration
- Les équipes peuvent être constituées en moins d’une minute. Aucune configuration n’est requise pour la fonction de communication instantanée. Les membres de l'équipe et les fournisseurs peuvent commencer à échanger des messages en temps réel dès qu'ils sont invités à un événement en direct.
- Une réflexion à mener
- Les membres de l'équipe doivent être des utilisateurs existants du système. Si ce n'est pas le cas, il faut demander à un administrateur de configurer cette fonction dans l'AdminCenter
- Le rôle système d'un utilisateur détermine les autorisations disponibles de ce dernier dans l'onglet Équipes. Si vous devez modifier le niveau, les autorisations peuvent être mises à jour directement dans l'onglet Équipes. Vous pouvez mettre à jour les autorisations jusqu'à votre propre niveau ou, si un niveau plus élevé est nécessaire, mettre à jour les autorisations des utilisateurs dans l'AdminCenter.
Note : Le contenu du Medius Success Portal est disponible en anglais uniquement.