La gestion des informations fournisseurs (SIM) désigne le système d'une entreprise qui saisit, stocke, met à jour et analyse toutes les données relatives aux fournisseurs en un seul endroit.
Elle aide les entreprises à comprendre en détail les capacités et les faiblesses de leurs fournisseurs.
En règle générale, les outils SIM sont regroupés dans un portail en ligne, où les fournisseurs peuvent gérer eux-mêmes les processus d'intégration, de maintenance des comptes et de gestion des données.
Ils comprennent également des processus permettant de réaliser des audits complets afin de garantir la conformité et de minimiser les risques pour les fournisseurs.
Le logiciel peut également envoyer des alertes automatisées pour s'assurer que les fournisseurs restent au fait des mesures et des documents clés sans que les acheteurs aient besoin d'effectuer des tâches administratives.
Selon un rapport de mai 2022 de l'APQC, les personnes interrogées doivent encore commencer à utiliser une solution de gestion des relations avec les fournisseurs ; 69 % d'entre elles sont extrêmement susceptibles de la mettre en œuvre au cours des deux prochaines années1.
Les récentes perturbations de la chaîne d’approvisionnement ont mis en évidence l’importance d’entretenir des relations solides avec les fournisseurs.
Voici quelques-uns des principaux avantages qui poussent le marché à adopter des solutions logicielles de gestion des informations sur les fournisseurs.
1 APQC. (2022). (rep.). Supplier Relationship Management 2022 Quick Poll Summary Report.
Voir la gestion des informations sur les fournisseurs en action
Note: Le contenu n'est actuellement disponible qu'en anglais.
Avantages de la gestion des informations sur les fournisseurs
Selon une enquête menée par Procurement Leaders, la performance des fournisseurs et la gestion des risques sont les principales préoccupations des responsables des achats2.
La gestion des informations sur les fournisseurs offre des avantages significatifs aux équipes chargées des achats en tant que pratique commerciale standard, et les plus courants sont énumérés ci-dessous.
Réduction des coûts administratifs.
Au lieu de saisir manuellement les informations sur les fournisseurs, la SIM encourage les fournisseurs à utiliser le libre-service.
Vous disposez ainsi des informations les plus récentes pour votre entreprise sans avoir à saisir vous-même les données, ce qui vous permet d'économiser du temps et de l'argent.
Automatiser certaines tâches.
La SIM automatise de nombreuses tâches rudimentaires. Des alertes, notifications et messages sont envoyés aux fournisseurs pour garantir la mise à jour des documents essentiels.
De plus, des tâches de conformité rudimentaires peuvent être automatisées pour garantir que les nouvelles certifications et accréditations sont maintenues à jour.
Le système de gestion des relations avec les fournisseurs intervient également lorsque les fournisseurs doivent mettre à jour leurs coordonnées en mettant en attente les fournisseurs non conformes.
Centraliser les données.
En gérant toutes vos données fournisseurs à l'aide d'un seul système, vous éviterez les doublons, réduirez les erreurs et veillerez à ce que toutes vos données fournisseurs soient identiques dans l'ensemble de votre entreprise.
L'accès aux données en temps réel permet à l'entreprise de rester informée et de s'assurer que toutes les équipes de l'entreprise sont sur la même longueur d'onde.
Saisir les informations clés.
La SIM encourage les équipes d'approvisionnement à recueillir des données de meilleure qualité sur leurs fournisseurs, y compris les mesures de risque, les indicateurs clés de performance et les capacités spécifiques des fournisseurs.
Ces informations s’avèrent précieuses pour les équipes achats lorsqu’il s’agit d’évaluer les fournisseurs.
Protéger les données sensibles.
Le traitement des données de tiers comporte une part de risque. L'un des moyens d'atténuer ce risque inhérent est d'utiliser une solution logicielle pour protéger les données sensibles des fournisseurs.
Une solution basée sur le cloud crée un portail accessible et sécurisé pour que les partenaires puissent saisir les données. Cela limite la transmission de ces données par des moyens non sécurisés tels que le papier, la télécopie ou le courrier électronique.
S'intégrer aux systèmes ERP.
L'analyse des données est améliorée grâce à des référentiels de données distincts qui peuvent communiquer, ce qui permet à votre entreprise d'avoir une meilleure vue d'ensemble.
Les logiciels de gestion des informations sur les fournisseurs doivent s'intégrer de manière transparente aux systèmes ERP les plus répandus grâce à des connexions préfabriquées ou à des API REST, afin de fournir une vue d'ensemble des relations avec les fournisseurs.
2 Procurement Leaders. Heath, N. (2022, October 21). CPO Compass 2022.
Questions fréquemment posées sur la gestion des informations sur les fournisseurs
Le logiciel de gestion des informations sur les fournisseurs est conçu pour fournir un portail dédié permettant aux partenaires fournisseurs afin qu'ils puissent saisir et mettre à jour les informations relatives à l'entreprise.
Les solutions cloud permettent un accès en tout lieu et à tout moment, ce qui réduit le risque de perte de données.
Le logiciel SIM peut :
- Accélérer le processus d'intégration des nouvelles entreprises partenaires
- Minimiser la saisie manuelle des données par le personnel interne
- Simplifier les comparaisons entre les fournisseurs
- Rationaliser les communications avec les fournisseurs
Les fournisseurs sont un point de rupture essentiel dans vos processus d'entreprise, et les perturbations de la chaîne d'approvisionnement sont un problème permanent dans de nombreux secteurs.
L'examen des données relatives aux performances des fournisseurs par rapport à des indicateurs clés peut aider votre entreprise à choisir le bon fournisseur pour le bon achat.
Le fait de disposer d'informations sur les fournisseurs, de statistiques sur les performances et de données sur les relations au sein d'une même solution permet d'obtenir les résultats suivants :
- Amélioration de la fiabilité des fournisseurs et réduction des risques
- Amélioration du service à la clientèle
- Rationalisation et simplification des processus opérationnels
- Coûts réduits
- Contrôle de la conformité des fournisseurs aux demandes de données
Les logiciels de gestion des fournisseurs regroupent les tâches d'intégration et de mise à jour permanente des informations sur les fournisseurs dans un portail sécurisé en libre-service.
C'est le fournisseur, et non le personnel interne, qui est chargé de fournir les données initiales et régulièrement mises à jour de l'entreprise.
Les alertes garantissent que les partenaires fournisseurs sont informés des tâches de saisie nécessaires.
Pour chaque entreprise tierce avec laquelle vous faites des affaires, il est nécessaire de disposer d'informations telles que les coordonnées actuelles et les conditions contractuelles.
Le système capture également des données clés en fonction du type de fournisseur. La base de données principale des fournisseurs peut recueillir des informations via des questionnaires et des exigences réglementaires.
Cela vous permet de rester en conformité et de conserver des données à jour. Ainsi, votre entreprise est protégée contre la collaboration avec des partenaires fournisseurs non conformes.
D'autres données peuvent être collectées, notamment des points de référence pour le calcul d'indicateurs de performance clés qui vous permettent de comparer les fournisseurs et de prendre des décisions stratégiques en matière d'approvisionnement.
Lorsque ces données spécifiques aux fournisseurs sont associées à des connexions avec des mesures d'évaluation externes telles que Dun & ; Bradstreet, il est possible d'obtenir une vue d'ensemble des capacités des fournisseurs.
Oui, les logiciels de gestion des informations sur les fournisseurs peuvent s'intégrer à d'autres systèmes, et c'est l'un des principaux avantages du logiciel SIM.
Cela permet de maintenir la communication entre les services d'approvisionnement et de comptabilité fournisseurs et d'éviter la tendance au cloisonnement des données.
La gestion des fournisseurs de Medius se connecte à des solutions complémentaires et à des systèmes ERP tiers courants. Cela permet au personnel d'avoir une vue d'ensemble et d'utiliser des outils sur lesquels il est déjà formé.