Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique, également appelée e-facturation, est une forme de facturation qui est présentée à l’acheteur sous un format électronique via un échange de données structurées prédéfini. Cet échange de documents électroniques entre l’acheteur et le vendeur peut contribuer à simplifier et à automatiser certains aspects du processus de comptabilité fournisseurs.

Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la facturation électronique, sa signification, son fonctionnement et ses avantages pour les entreprises.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture envoyée par voie électronique dans un format normalisé spécifique. Étant donné que les systèmes d’envoi et de réception utilisent le même format normalisé, les deux systèmes peuvent partager et reconnaître les données.

En outre, comme les factures électroniques contiennent les données de facturation sous une forme structurée, elles peuvent être automatiquement importées dans le système de comptabilité fournisseurs de l’organisation acheteuse.

Les factures électroniques ne comportent généralement pas de présentation visuelle conviviale des données de facturation. Cependant, elles peuvent être temporairement restituées lors du traitement ou transposées dans des formats visuels.

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La définition de la facturation électronique nécessite deux fonctions essentielles.

1
La facture électronique doit être créée avec une structure correcte.
2
La facture électronique doit être transférée du système du vendeur vers celui de l’acheteur.

Découvrez les avantages d’un logiciel de facturation électronique

Ce que les factures électroniques ne sont pas :

  • Des données de facturation non structurées émises au format PDF ou Word.
  • Des images de factures (jpg ou tiff par exemple).
  • Des factures HTML non structurées sur une page Web ou dans un e-mail.
  • Des documents ROC (factures papier numérisées).
  • Des factures papier envoyées sous forme d’images via des télécopieurs.

Note: Le contenu n'est actuellement disponible qu'en anglais.

Types de systèmes de facturation électronique

Automatisation de la comptabilité fournisseurs - Capture d’écran d’une facture au format XML
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Deux catégories principales de systèmes de facturation électronique sont envisageables pour une entreprise.

La première est une connexion point à point entre l’acheteur et le vendeur, ce qui est souvent le cas lors de l’utilisation de la facturation EDI.

L’échange de données informatisées, ou EDI, est la forme de facturation électronique la plus courante. Il s’agit d’une méthode de transfert d’informations hautement standardisées dans un fichier de données XML prédéfini.

Un lien de communication dédié et sécurisé est utilisé. Cela permet un échange sécurisé entre deux systèmes et optimise le flux de données.

L’autre option consiste à utiliser un réseau connectant plusieurs acheteurs et vendeurs au sein d’une même plateforme. C’est dans le modèle en réseau que la facturation électronique devrait connaître la plus forte progression, grâce à son évolutivité et son efficacité pour toutes les parties concernées.

Étant donné que tous les utilisateurs du modèle en réseau échangent des factures électroniques au même format, chaque nouvel adoptant rend la norme d’échange utilisée encore plus influente et utile.

En quoi la facturation électronique diffère de la facturation traditionnelle.

La facturation traditionnelle implique généralement la réception d’une facture papier par la poste, et le service de comptabilité fournisseurs doit en saisir manuellement les détails dans le système financier.

Un administrateur distinct doit approuver le paiement de la facture. Si le système d’autorisation est séparé du système de facturation, une seconde saisie manuelle des données peut être nécessaire.

Un chèque ou une autre forme de paiement doit être rédigé ou imprimé, puis envoyé par la poste au fournisseur. Si le système de paiement est électronique et ne s’intègre pas aux systèmes de facturation ou d’autorisation, le personnel du service de comptabilité fournisseurs est chargé de saisir les données une troisième fois.

Enfin, une copie papier de la facture doit être archivée à des fins de tenue des dossiers.

Ce mode de facturation est sujet à des erreurs et des ralentissements à chaque étape du processus. C’est ce qui fait de la facturation électronique une option si intéressante pour les services de comptabilité fournisseurs.

Réglementations gouvernementales et exigences de conformité pour la facturation électronique.

Bien que d’autres pays aient rendu obligatoire la facturation électronique, les États-Unis n’ont pas de mandat clair, tant au niveau des États qu’au niveau fédéral.

La Business Payments Coalition (BPC) a lancé un projet pilote sur le marché d’échange des factures électroniques en 2022 aux États-Unis. Ce cadre vise à donner aux entreprises la possibilité d’échanger des factures électroniques, ce qui permettra d’accélérer la communication interentreprises et de gagner en efficacité. La BPC affirme que 25 % des factures sont envoyées par voie électronique sur le marché américain.

Cependant, nombre d’entre elles ne peuvent être considérées comme de véritables factures électroniques, car elles ne sont guère plus que des fichiers PDF joints à des e-mails. Les données ne sont pas structurées et doivent encore être imprimées ou saisies manuellement dans les systèmes financiers de destination pour être traitées.

La BPC s’associe à des organisations pour créer une norme mondiale afin que la facturation puisse être entièrement numérique. Voici quelques-uns des principaux avantages de cette normalisation :

  • Réduction des coûts
  • Réduction du travail manuel
  • Meilleure gestion de la trésorerie
  • Réduction des erreurs
  • Diminution des risques
  • Transparence accrue
  • Efficacité renforcée

L’essor de la facturation électronique

Le concept de la facturation électronique a été évoqué précédemment. Les factures électroniques existent depuis 30 ans et elles utilisent les formats d’échange de données informatisées (EDI) et XML.

Plus récemment, le principal levier d’adoption de la facturation électronique est venu du gouvernement lui-même.

En Europe (la région la plus dynamique au monde en matière de facturation électronique), une série de lois ont été promulguées pour promouvoir l’adoption de la facturation électronique dans l’ensemble de l’Union européenne.

En fait, depuis avril 2020, les pays de l’UE doivent intégrer la directive de l’Union européenne sur la facturation électronique dans leur législation nationale et se conformer aux normes associées.

Avantages de la facturation électronique.

D’importantes économies de temps et d’argent peuvent être réalisées en supprimant le papier et le traitement manuel de votre facturation. Cependant, les véritables avantages de la facturation électronique résident dans le niveau d’intégration que vous pouvez obtenir, non seulement avec vos partenaires commerciaux, mais également entre votre logiciel de facturation et les autres systèmes de l’entreprise. Pour les comptes créditeurs en particulier, l’intégration des factures électroniques directement dans la solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs favorise le traitement des factures sans contact, ce qui libère du temps et des ressources pour des tâches stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.

L’envoi et la réception de factures électroniques peut constituer une première étape excellente dans le parcours de transformation numérique de votre organisation. Vous pourrez ainsi garantir l’efficacité et l’évolutivité de vos opérations commerciales, un aspect essentiel pour soutenir votre croissance future.

D’importantes économies de temps et d’argent peuvent être réalisées en supprimant le papier et le traitement manuel de votre facturation.

Selon une étude de la Commission européenne, la facturation électronique permet de réaliser jusqu’à 80 % d’économies par rapport aux méthodes de facturation traditionnelles. Comme l’indique une étude de PwC, la facturation électronique devrait permettre d’augmenter le PIB de l’Union européenne de 0,5 %.

 Aux États-Unis, on estime que la facturation électronique peut faire économiser 13 milliards de dollars par an aux entreprises.

L’un des véritables avantages de la facturation électronique réside dans le niveau d’intégration que vous pouvez atteindre avec vos partenaires commerciaux ainsi qu’entre votre logiciel de facturation et les autres systèmes de l’entreprise.

Deux systèmes comptables pouvant communiquer directement entre l’acheteur et le vendeur limitent l’ampleur des tâches de saisie de données dans les systèmes ERP.

La précision s’améliore lorsque la saisie de données devient moins nécessaire. L’erreur humaine est la principale cause d’erreurs potentielles et de paiements en double.

La facturation électronique permet de comparer et de valider automatiquement trois types de documents : les bons de commande, les factures et les récépissés d’expédition.

Pour les comptes fournisseurs, l’intégration des factures électroniques directement dans la solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs permet d’accroître le traitement sans contact des factures.

Vous pouvez libérer du temps et des ressources pour des tâches plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée au sein de l’équipe de la comptabilité fournisseurs.

Une étude réalisée par l’International Data Corporation (IDC) a révélé que les entreprises ayant adopté la facturation électronique ont constaté une réduction du temps de traitement des factures de l’ordre de 50 %.

Garantir la satisfaction de vos fournisseurs est une tâche importante. L’une des clés de l’amélioration des relations avec les fournisseurs est le paiement rapide des services ou des fournitures.

Une étude du Hackett Group a montré que la facturation électronique pouvait améliorer les relations avec les fournisseurs en réduisant les litiges et en augmentant la transparence.

Certains fournisseurs peuvent également proposer des réductions en cas de paiement rapide. Un système de paiement optimisé et automatisé permet de conclure ces accords et profite aux deux parties.

Selon le Purchasing Manager’s Index (PMI), les entreprises qui utilisent la facturation électronique affichent un niveau de satisfaction de leurs fournisseurs plus élevé que celles qui utilisent les méthodes de facturation traditionnelles.

Les équipes chargées de la comptabilité fournisseurs disposent d’un meilleur système de classement lorsque les factures sont conservées au format électronique.

Le personnel de la comptabilité fournisseurs gagne également du temps lorsqu’il n’a pas à fouiller dans des classeurs de documents papier pour consulter l’historique des paiements.

Les systèmes ERP peuvent devenir des silos de données – des référentiels de données contrôlés par un service et isolés du reste de l’entreprise.

Lorsque les factures sont conservées au format électronique, les données peuvent être facilement intégrées dans d’autres systèmes de l’entreprise.

Cela peut permettre aux organisations de prendre des décisions en toute connaissance de cause, sur la base de données financières actuelles.

Autre avantage des factures électroniques, les informations de facturation sont partagées plus efficacement avec les contrôleurs afin de garantir la conformité.

De plus, lorsque la facturation est traitée électroniquement et via un système automatisé, les risques de fraude sont moindres.

Commencer à envoyer et recevoir des factures électroniques peut constituer une excellente première étape dans le parcours de transformation numérique de votre organisation.

Il est essentiel de veiller à ce que vos opérations commerciales soient efficaces et évolutives pour soutenir la croissance future tout en ayant un impact environnemental moindre grâce à une consommation réduite de papier et d’encre.

Meilleures pratiques en matière de sécurité et de confidentialité des données avec la facturation électronique.

Les factures peuvent être envoyées de manière plus sécurisée à l’aide de plateformes de présentation et de paiement électronique. Cette méthode ne permet pas d’envoyer une facture directement via un e-mail non sécurisé.

Au lieu de cela, une notification est envoyée par e-mail et les utilisateurs peuvent se connecter à la plateforme pour consulter les données de facturation.

Cette méthode permet d’éviter certains des risques inhérents à la facturation par e-mail :

  • Réception par une mauvaise personne ou retour d’e-mail en raison d’une erreur humaine
  • Risque d’interception ou de redirection des paiements
  • Attaques de type « spear phishing » par le biais de fausses demandes de paiement

Elle peut permettre l’utilisation de fonctionnalités de sécurité telles que l’authentification à deux facteurs et l’accès basé sur des règles afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent afficher et gérer les informations de facturation.

Comment démarrer avec la facturation électronique.

Les étapes de base de l’intégration des fonctionnalités de facturation électronique d’un système de comptabilité fournisseurs sont décrites ci-dessous. Les détails de la création d’une facture électronique peuvent varier en fonction du logiciel choisi.

Informer les fournisseurs et les vendeurs

La première étape de mise en place de la facturation électronique consiste à communiquer avec vos partenaires commerciaux. Vérifiez qu’ils sont prêts à recevoir des factures de cette manière. Vérifiez les coordonnées de chaque fournisseur et comparez-les avec celles de votre logiciel de facturation.

Configurer la facturation électronique

Assurez-vous que le format de facture électronique que vous avez choisi contient toutes les informations nécessaires. Les factures doivent indiquer au moins les informations suivantes :

  • Détails de la transaction
  • Identité de l’acheteur et du vendeur
  • Méthodes de paiement acceptables
  • Taxes et remises applicables

Générer des factures électroniques

Étant donné que les étapes manuelles et la saisie manuelle des données sont éliminées ou réduites, l’ensemble du processus de comptabilité fournisseurs devient beaucoup plus efficace que le traitement manuel des factures. Selon une étude du Hackett Group, les organisations qui automatisent le traitement de leurs factures peuvent constater une réduction de 30 % du nombre de factures nécessitant une intervention manuelle.

Livraison

Envoyez les factures selon la méthode convenue. Il peut s’agir d’un e-mail ou d’un site web sécurisé.

Apprenez à choisir le meilleur logiciel de facturation électronique et à optimiser le flux de travail de votre comptabilité fournisseurs grâce aux experts de Medius.

En savoir plus

Comment choisir une solution de facturation électronique.

Le choix d’une solution de facturation électronique est une décision importante. Vous souhaitez sélectionner un produit qui répondra aux problèmes rencontrés par votre équipe du service de comptabilité fournisseurs et qui pourra évoluer dans le sillage de votre entreprise.

Recherchez un système capable de s’intégrer aux logiciels d’entreprise que vous utilisez déjà ou avez l’intention d’utiliser. Par exemple, les solutions logicielles ERP peuvent générer des factures électroniques directement à partir des commandes.

Trouvez une solution qui s’adapte à vos exigences en matière de stockage de documents et à vos normes d’audit. Le système sélectionné doit également :

  • Calculer les taxes pour votre région et appliquer des remises pour un achat en volume ou un paiement anticipé
  • Autoriser les signatures numériques si celles-ci sont nécessaires
  • Prendre en charge plusieurs langues et devises pour les ventes internationales


Medius recommande l’article de blog suivant pour savoir plus en détails comment choisir le meilleur logiciel de facturation électronique disponible aujourd’hui.

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