E-fakturering, även kallat elektronisk fakturering, är en form av fakturering som presenteras för köparen i ett elektroniskt format via ett fördefinierat strukturerat datautbyte. Detta elektroniska dokumentutbyte mellan köpare och säljare kan bidra till att effektivisera och automatisera delar av leverantörsreskontraprocessen.
Fortsätt läsa för att lära dig mer om e-fakturering, vad det innebär, hur det fungerar och vilka fördelar det innebär för företag.
En e-faktura är en elektroniskt levererad faktura i ett specificerat standardformat. Eftersom det sändande och mottagande systemet använder samma standardiserade format kan båda systemen dela och känna igen data.
Eftersom e-fakturor innehåller fakturauppgifter i strukturerad form kan de dessutom importeras automatiskt till inköpsorganisationens leverantörsreskontrasystem.
Elektroniska fakturor innehåller vanligtvis ingen användarvänlig visuell presentation av fakturadata. De kan dock tillfälligt återges under bearbetningen eller omvandlas till visuella format.
Det finns två huvudkategorier av e-faktureringssystem som ett företag kan överväga.
Den första är en punkt-till-punkt-förbindelse mellan köpare och säljare, vilket ofta är fallet när man använder EDI-fakturering.
Electronic Data Interchange, eller EDI, är den vanligaste formen av e-fakturering. Det är en metod för att överföra mycket standardiserad information i en fördefinierad XML-datafil.
En dedikerad och säker kommunikationslänk används. Detta ger ett säkert utbyte mellan två system och optimerar dataflödet.
Det andra alternativet är via ett nätverk som kopplar samman flera köpare och säljare på en och samma plattform. Nätverksmodellen är den modell där e-fakturering förväntas växa mest, tack vare dess skalbarhet och effektivitet för alla inblandade parter.
Eftersom alla användare av nätverksmodellen utbyter e-fakturor i samma format gör varje ny användare att den utbytesstandard som används blir så mycket mer inflytelserik och användbar.
Traditionell fakturering innebär i allmänhet att man får en pappersfaktura med posten och att AP-avdelningen måste mata in fakturauppgifterna manuellt i ekonomisystemet.
En separat administratör måste godkänna betalningen av fakturan. Om godkännandesystemet är separat från faktureringssystemet kan det krävas manuell inmatning av data en andra gång.
En check eller annan form av betalning måste skrivas eller skrivas ut och sedan postas till säljaren. Om betalningssystemet är elektroniskt och inte är integrerat med faktura- eller godkännandesystemet, måste AP-personalen mata in uppgifterna en tredje gång.
Slutligen måste en papperskopia av fakturan arkiveras.
Denna faktureringsmetod är känslig för fel och fördröjningar i varje steg av processen. Det är just detta som gör e-fakturering till ett så attraktivt alternativ för leverantörsreskontraavdelningar.
Business Payments Coalition (BPC) startade 2022 en marknadspilot för utbyte av e-fakturor i USA. Detta ramverk syftar till att ge företag möjlighet att utbyta e-fakturor, vilket leder till snabbare kommunikation och effektivitet mellan företag. BPC uppger att 25% av fakturorna skickas elektroniskt på den amerikanska marknaden.
Många av dessa kan dock inte betraktas som riktiga e-fakturor eftersom de inte är mycket mer än PDF-filer som bifogas e-postmeddelanden. Uppgifterna är inte strukturerade och måste fortfarande skrivas ut eller matas in för hand i destinationens ekonomisystem för att kunna behandlas.
BPC samarbetar med organisationer för att skapa en global standard så att faktureringen kan bli helt digital. Några av de viktigaste fördelarna med denna standardisering är
Idén med e-fakturering har introducerats tidigare. Elektroniska fakturor har funnits i 30 år, med hjälp av EDI- och XML-format (Electronic Data Interchange).
På senare tid har den främsta drivkraften bakom införandet av e-fakturering kommit från regeringsnivå.
I Europa - världens mest aktiva region när det gäller e-fakturering - har en rad lagar tagits fram för att främja införandet av e-fakturering i hela Europeiska unionen.
Faktum är att EU-länderna från och med april 2020 måste integrera EU:s e-faktureringsdirektiv i sina nationella lagar och följa dess tillhörande standarder.
Betydande kostnads- och tidsbesparingar kan uppnås genom att ta bort papper och manuell hantering från din fakturering. Men de verkliga fördelarna med e-fakturering kommer med den integrationsnivå som du kan uppnå, inte bara med dina handelspartner utan också mellan din faktureringsprogramvara och andra affärssystem. I synnerhet för leverantörsreskontran innebär en integrering av e-fakturor direkt i lösningen för automatiserad fakturahantering att fakturahanteringen blir mer beröringsfri - vilket frigör tid och resurser för mer värdeskapande och strategiska uppgifter.
Att börja skicka och ta emot e-fakturor kan vara ett utmärkt första steg på er organisations digitala transformationsresa, och ett viktigt steg för att säkerställa att er affärsverksamhet är effektiv och skalbar för att stödja framtida tillväxt.
Stora kostnads- och tidsbesparingar kan uppnås genom att ta bort papper och manuell hantering från din fakturering.
Enligt en studie från Europeiska kommissionen kan e-fakturering leda till kostnadsbesparingar på upp till 80 % jämfört med traditionella faktureringsmetoder. Enligt en studie av PwC beräknas e-fakturering kunna öka EU:s BNP med upp till 0,5 %.
I USA beräknas e-fakturering kunna spara 13 miljarder dollar per år för företagen.
En av de verkliga fördelarna med e-fakturering är den integrationsnivå som du kan uppnå med dina handelspartner och mellan ditt faktureringsprogram och andra affärssystem.
Två redovisningssystem som kan kommunicera direkt från köpare till säljare begränsar risken för datainmatningsuppgifter i ERP-system.
Träffsäkerheten ökar när behovet av datainmatning minskar. Mänskliga fel är den största orsaken till potentiella misstag och dubbla betalningar.
E-fakturering möjliggör automatisk matchning och validering mot tre typer av dokument - inköpsorder, fakturor och fraktkvitton.
För leverantörsreskontran innebär integrering av e-fakturor direkt i automationslösningen för leverantörsreskontran att den beröringsfria fakturahanteringen ökar ytterligare.
Du kan frigöra tid och resurser för mer värdeskapande och strategiska uppgifter i leverantörsreskontrateamet.
En studie från International Data Corporation (IDC) visade att företag som införde e-fakturering kunde minska fakturahanteringstiden med upp till 50 %.
Att hålla sina leverantörer nöjda är en viktig uppgift. En nyckel till att förbättra leverantörsrelationerna är att erbjuda snabb betalning för tjänster eller varor.
En studie från Hackett Group visade att e-fakturering kan förbättra leverantörsrelationerna genom att minska antalet tvister och öka transparensen.
Vissa leverantörer kan också erbjuda rabatter vid snabb betalning. Ett strömlinjeformat och automatiserat betalningssystem hjälper till att fånga upp dessa erbjudanden och gynnar båda parter.
Enligt Purchasing Manager's Index (PMI) har företag som använder e-fakturering en högre nivå av leverantörsnöjdhet än traditionella faktureringsmetoder.
Leverantörsreskontraavdelningar har ett bättre arkiveringssystem när fakturorna hanteras elektroniskt.
Personalen sparar också tid när de inte behöver leta i arkivskåp med pappersdokument för att granska tidigare betalningar.
Affärssystem kan bli datasilos - datalager som kontrolleras av en avdelning och är isolerade från resten av verksamheten.
När fakturorna hanteras elektroniskt kan uppgifterna enkelt integreras i andra företagssystem.
På så sätt kan organisationer fatta välgrundade beslut utifrån aktuella finansiella data.
En annan fördel med e-fakturor är att fakturainformationen delas mer effektivt med revisorer för att upprätthålla efterlevnaden.
När faktureringen hanteras elektroniskt och genom ett automatiserat system minskar också risken för bedrägerier.
Att börja skicka och ta emot e-fakturor kan vara ett utmärkt första steg i din organisations digitala transformationsresa.
Det är viktigt att säkerställa att din affärsverksamhet är effektiv och skalbar för att stödja framtida tillväxt samtidigt som den har en mindre miljöpåverkan med mindre pappers- och bläckanvändning.
Fakturor kan skickas på ett säkrare sätt när en elektronisk faktureringspresentation och betalningsplattform används. Med denna metod skickas inte fakturan direkt via ett osäkert e-postmeddelande.
Istället skickas ett meddelande via e-post och användarna kan logga in på plattformen för att se fakturauppgifterna.
På så sätt undviks några av de inneboende riskerna med e-postfakturering:
Detta kan möjliggöra säkerhetsfunktioner som tvåfaktorsautentisering och regelbaserad åtkomst så att endast behöriga användare kan visa och hantera fakturainformation.
Låt oss titta på fyra förutsägelser om vart elektronisk fakturering för företag är på väg de kommande åren och varför det är klokt att införa e-fakturering.
Medan företag i USA ofta är friare att sätta sina egna standarder för fakturering, kräver andra länder i allt högre grad e-fakturor för företag.
Denna utveckling går allt snabbare, och företag som inte hänger med kan få kämpa för att komma ikapp.
Ett av de kundkrav som gör e-fakturering till rätt beslut är dess förmåga att stödja automatiseringen av tidigare manuella processer.
Uppmärksammade fall av skatteflykt och bedrägerier gör att företag måste hitta lösningar som ger dem större transparens.
Regeringar som arbetar med att driva in skatteskulder ser standardiserad fakturering som en lösning på problemet med icke indrivna medel.
Revisorer drar nytta av att granska finansiella system som följer fastställd praxis och gör affärsprocesserna mindre ansträngande.
E-fakturor gör det möjligt att samla in, organisera och effektivisera data till datapunkter som kan vara användbara för företagets administration.
Genom att granska de samlade uppgifterna i ett företags fakturor kan man få fram trender som visar var flaskhalsar och ineffektivitet har smugit sig in.
Dessutom kan ledningsgrupper fatta välgrundade affärsbeslut med hjälp av realtidsdata som visar var företaget befinner sig och var det förväntas befinna sig.
Teknikvärlden går alltmer mot mobila enheter. Mer än hälften av all webbtrafik i världen genererades av mobila användare under förra året.
Företag drar nytta av att implementera ett system som erbjuder sömlös hantering av mobila betalningar och ett användargränssnitt som är tillgängligt från enheter med mindre skärmar.
Nedan beskrivs de grundläggande stegen för att komma igång med e-faktureringsfunktionerna i ett AP-system. Detaljerna för att skapa en e-faktura kan variera beroende på vilken programvara du väljer.
Informera leverantörer och försäljare
Det första steget för att komma igång med e-fakturering är att kommunicera med dina affärspartners. Bekräfta att de är villiga att ta emot fakturor på detta sätt. Kontrollera kontaktuppgifterna för varje leverantör och dubbelkolla dessa mot ditt faktureringsprogram.
Konfigurera e-fakturering
Se till att det e-fakturaformat du har valt innehåller all nödvändig information. Fakturor bör minst innehålla följande:
Skapa elektroniska fakturor
Eftersom manuella steg och manuell datainmatning elimineras eller minskas blir hela fakturahanteringsprocessen exponentiellt mycket effektivare än manuell fakturahantering. Enligt en studie från Hackett Group kan organisationer som automatiserar sin fakturahantering se en 30-procentig minskning av antalet fakturor som kräver manuell hantering.
Leverans
Skicka fakturor på överenskommet sätt. Det kan vara via e-post eller en säker webbplats.
Att välja en specifik lösning för e-fakturering är ett stort beslut. Du vill välja en produkt som löser de problem som leverantörsreskontrateamet har och som kan växa med ditt företag.
Leta efter ett system som kan integreras med affärssystem som du redan använder eller har för avsikt att använda. Affärssystem kan till exempel generera e-fakturor direkt från försäljningsorder.
Hitta en lösning som uppfyller dina krav på dokumentlagring och revisionsstandarder. Det system du väljer bör också kunna:
