La fraude en comptabilité fournisseurs désigne des actions malhonnêtes et illégales visant à détourner des fonds via le système de paiement de votre entreprise. Ce type de fraude est en hausse. Elle peut provenir d’employés, de fournisseurs ou d’escrocs externes.
D’après des études menées par Ardent Partners et Cybersecurity Research, plus de la moitié des organisations ont constaté une augmentation des tentatives de fraude l’an dernier.
Les différents types de fraude aux comptes fournisseurs
Les fraudes les plus courantes en comptabilité fournisseurs se répartissent en deux grandes catégories.
La fraude interne
Facturation frauduleuse
Les montages basés sur de fausses factures sont l’un des modes de fraude sur les factures fournisseurs les plus courants en comptabilité fournisseurs. Ils se produisent lorsqu’un employé déclenche des paiements en soumettant des factures pour des biens ou services fictifs. Il comporte généralement trois étapes :
- Création d’un fournisseur fictif (aussi appelé « fournisseur fantôme »)
- Émission d’une fausse facture
- Manipulation des circuits de validation et de paiement pour déclencher le règlement
Fraude au chèque
La fraude au chèque consiste en la falsification, l’altération ou le vol de chèques physiques, ensuite encaissés sur des comptes contrôlés par des fraudeurs.
Systèmes de rétrocommissions
Un système de rétrocommission repose sur des factures gonflées ou fictives émises par un fournisseur, tandis que l’employé qui facilite leur règlement empoche une commission.
Fraude aux notes de frais
La fraude aux notes de frais se produit lorsqu’un employé soumet de fausses dépenses pour se faire rembourser. Elle peut prendre la forme de dépenses fictives, de dépenses gonflées ou de doubles demandes de remboursement pour la même dépense.
Découvrez comment une détection intelligente des anomalies peut vous aider à réduire les risques et à mieux lutter contre la fraude.
La fraude externe
Piratage de messagerie professionnelle
Les fraudes aux fournisseurs s’appuient souvent sur l’hameçonnage (phishing) : un e‑mail semble provenir d’une source de confiance et formule une demande légitime, mais l’adresse expéditrice diffère légèrement.
Parmi les scénarios fréquents :
- Fausses factures
- Messages visant à soutirer des informations confidentielles
- Logiciels malveillants infiltrant les réseaux de l’entreprise
Fraude ACH
Bien que rare, la fraude ACH désigne des opérations non autorisées ou des virements frauduleux effectués via un réseau ACH (Automated Clearing House, le réseau de compensation automatisé américain). Elle cible généralement un compte bancaire précis et exploite le délai de traitement propre à l’ACH.
Envois multiples de factures
Quand les mêmes biens ou services sont facturés plusieurs fois, ou envoyés à plusieurs entités d’un même groupe.
Facturation de biens/services incomplets ou non conformes
Quand les biens livrés ou les services rendus ne correspondent pas à la commande ou aux éléments indiqués sur la facture.
Surfacturation
Quand le prix facturé ne correspond pas aux conditions convenues ni aux articles commandés lors du processus d’achat.
En écoute : Quelles réponses à la fraude aux fournisseurs ?
Pour creuser le sujet et en apprendre davantage sur la fraude, écoutez notre podcast « Accounts Deceivable » (en anglais).
Pourquoi la détection et la prévention de la fraude aux factures fournisseurs sont cruciales ?
Avec le risque de pertes financières majeures, d’atteinte à la réputation et de perturbations opérationnelles, votre organisation a beaucoup à perdre. Selon les études de Medius, la perte moyenne estimée atteint 280 000 $, et il est probable que bien plus passe inaperçu. Par ailleurs, l’usage de plus en plus fréquent d’outils d’intelligence artificielle par les fraudeurs a de quoi inquiéter les équipes Finance.
280 000 $, c’est beaucoup à perdre.
25 % des professionnels de la finance sont incapables d’estimer le coût de la fraude - souvent parce qu’ils ne savent même pas qu’elle a lieu -, tandis que les 75 % restants l’évaluent à bien plus de 250 000 $ par an.
Comment détecter la fraude aux comptes fournisseurs dans une organisation ?
Les stratégies de détection de la fraude reposent à la fois sur l’humain et la technologie. Instaurez une culture de vigilance en définissant des procédures, formant vos équipes à la prévention de la fraude et en vous appuyant sur des solutions logicielles basées sur l’IA capables d’automatiser la détection et de déclencher rapidement des alertes.
Qui est responsable de la détection de la fraude ?
Dans l’idéal, la lutte contre la fraude doit être un effort collectif, mobilisant équipes finance, IT et comptabilité fournisseurs en tête. Selon Ardent Partners, environ 60 % des répondants citent les professionnels de la finance comme cibles principales de la fraude et du phishing. Mais ils ne peuvent pas porter seuls cette charge. Mettez en place des contrôles à tous les niveaux et une séparation des tâches pour renforcer la détection et la prévention.
Quelles sont les stratégies pour prévenir et limiter la fraude aux fournisseurs ?
La prévention de la fraude en comptabilité fournisseurs est préférable à la simple détection, mais elle exige une approche reposant généralement sur ces bonnes pratiques :
Mettre en place des règles claires
Des politiques internes permettent d’aligner tout le monde sur les mêmes standards.
Former les employés
Des formations régulières facilitent la compréhension, la reconnaissance des signaux faibles et l’application des procédures.
Réaliser des audits
Auditez régulièrement les processus et les écritures de comptabilité fournisseurs.
Mettre en place un dispositif d’alerte (whistleblowing)
Ouvrez un canal anonyme pour signaler des comportements suspects.
Rapprocher les factures
Le rapprochement à trois facteurs permet de vérifier la validité des paiements.
Appliquer le principe des « 4 yeux »
Assurez une double validation au minimum sur les transactions sensibles.
Valider le référentiel fournisseurs
Sécurisez la création et la mise à jour des fiches fournisseurs (contrôles d’identité, coordonnées bancaires, procédures d’approbation).
Automatiser la comptabilité fournisseurs
Utilisez une solution d’automatisation de la gestion des factures fournisseurs et définissez clairement les rôles de l’équipe pour la prévention de la fraude.
Comment un logiciel de comptabilité fournisseurs peut-il aider à prévenir la fraude ?
Une solution de gestion des factures fournisseurs basée sur l’IA permet d’identifier automatiquement des montages, irrégularités et anomalies souvent difficiles à repérer manuellement dans les transactions.
Voici trois bénéfices clés d’une bonne solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs :
1
L’automatisation des archives pour l’audit : le classement et la recherche de documents sont simplifiés, l’accès est amélioré, et les activités inhabituelles ressortent plus facilement.
2
Un accès contrôlé aux données en temps réel : les droits sont définis par rôle, ce qui clarifie les responsabilités de l’équipe en charge des comptes fournisseurs. Un système de contrôles croisés évite les validations manquées et les anomalies non détectées.
3
Des processus standardisés et sécurisés : les workflows sont optimisés et les bonnes pratiques (approbations multiples de paiements, règles système non contournables, traçabilité et séparation des tâches…) sont appliquées.
Quelles sont les conséquences de la fraude aux comptes fournisseurs ?
La fraude en comptabilité fournisseurs peut avoir de graves répercussions pour une entreprise : pertes financières, atteinte à la réputation, risques juridiques et même faillite potentielle. Elle peut aussi instaurer un climat de défiance entre employés, clients et parties prenantes, et perturber l’ensemble des opérations.
« L’IA a un impact sur presque tous les domaines, et nous n’en sommes qu’aux débuts. L’IA pourrait devenir un outil puissant pour les criminels ; il est donc essentiel que les entreprises suivent de près les dernières évolutions et veillent à ce que leurs équipes soient, elles aussi, à jour. »
Paul Ellis
UK Head of Excellence, Medius
Les bénéfices de Medius pour la prévention de la fraude et des risques
Les outils d’automatisation de la comptabilité fournisseurs de Medius vous aident à rester prêt et protégé. Avec Medius, vous pouvez :
Détecter et prévenir la fraude : saisissez automatiquement les données des fournisseurs et surveillez la création de nouveaux fournisseurs, les changements dans les numéros de facture, des montants de paiement inhabituels ou des modifications des instructions de paiement.
Créer des processus d’approbation traçables : gérez finement les permissions des employés et détectez les anomalies dans les dépenses, afin de prévenir la fraude en temps réel.
Automatiser le rapprochement facture/bon de commande : bénéficiez d’un traitement rapide et sans erreur. Conservez des pistes d’audit complètes et suivez paiements, factures et historiques d’approbation dans le système, sans ressaisies ni rapprochements manuels.
Réduire les risques en centralisant les paiements : regroupez les règlements sur un canal unique pour limiter les détournements. Vos fournisseurs adopteront plus facilement votre plateforme grâce à des délais de paiement plus rapides.