Vue d’ensemble
L’automatisation de la gestion des factures fournisseurs consiste à digitaliser et à fluidifier le processus « facture-paiement ». Elle élimine les tâches manuelles (saisie, circulation de papier) grâce à un logiciel qui assure la saisie des factures, la validation à trois facteurs avec les bons de commande, le routage des validations et l’exécution des paiements. Tout cela pour gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer la visibilité.
Les solutions modernes vont bien au‑delà de la simple numérisation. Elles s’appuient sur l’IA et l’apprentissage automatique pour repérer les anomalies, détecter les risques de fraude et réduire les exceptions avant qu’elles ne perturbent les processus. Avec des contrôles intégrés et des indicateurs en temps réel, l’automatisation permet aux équipes Finance de se concentrer sur la stratégie.
En remplaçant des processus obsolètes par des workflows numériques, les entreprises accélèrent leurs clôtures mensuelles, renforcent leur conformité, diminuent leur exposition à la fraude et accompagnent efficacement le travail à distance ou hybride. Une fois connectée à votre ERP et à vos systèmes de paiement, l’automatisation de la gestion des factures fournisseurs devient un véritable levier d’agilité financière et de résilience opérationnelle.
Le problème du papier
Réduire le papier fait gagner de l’argent, du temps… et ménage l’environnement.
Imaginez arriver au bureau devant un bureau croulant sous les piles de documents, ou une imprimante qui crache des liasses de chèques à signer et à envoyer. De quoi décourager n’importe qui. Pourtant, c’est encore trop fréquent.
Ne pas savoir par où commencer paralyse les équipes et multiplie les erreurs. Plutôt que d’épuiser votre énergie à gérer un flux papier sans fin, éliminez-le à la source grâce à l’automatisation de la gestion des factures fournisseurs.
Les outils disparates
Si vous avez déjà jonglé entre plusieurs outils pour une même tâche, vous savez à quel point c’est une source de friction.
Dans une journée type, les responsables de la gestion des factures fournisseurs peuvent avoir à consulter ou saisir des informations dans :
- Excel
- des ERP
- des systèmes bancaires
- des applications internes
- des systèmes d’OCR ou de numérisation
Ce morcellement crée des occasions d’erreurs qui n’ont pas lieu d’être. Il suffit d’une faute de frappe dans un fichier Excel, répercutée ensuite dans d’autres outils, pour déclencher un effet domino coûteux en temps et en argent.
En prime, les directions financières peuvent économiser 40 % (ou plus) sur leurs coûts en supprimant la production et le suivi manuels des rapports.
En quoi consiste l’automatisation de la gestion des factures fournisseurs
L’automatisation remplace les traitements manuels des factures et des paiements par un processus numérisé et intelligent de bout en bout. Connectée à votre ERP et s’appuyant sur l’IA, elle élimine les tâches répétitives, réduit les risques et offre une visibilité complète sur les opérations financières.
Les étapes clés d’un processus moderne de gestion des factures :
Saisie des factures
Réception des factures dans tous les formats (e-mail, PDF, EDI), puis digitalisation automatique. L’IA extrait les données essentielles, dans l’en‑tête comme au niveau des lignes.
Validation et rapprochements
Rapprochement des données avec les bons de commande, les bons de livraison et les contrats. Les écarts sont signalés automatiquement pour accélérer leur résolution.
Circuit d’approbation
Les factures validées sont acheminées selon un parcours d’approbation prédéfini. Les décisionnaires peuvent approuver depuis n’importe quel appareil, ce qui est idéal pour des équipes décentralisées ou à distance.
Synchronisation avec l’ERP
Une fois approuvées, les écritures sont synchronisées en temps réel avec l’ERP pour garantir cohérence, exactitude et piste d’audit.
Exécution des paiements
Les paiements sont planifiés et émis selon vos préférences — virement SEPA, carte virtuelle, paiements instantanés, etc. Le tout avec un contrôle et une traçabilité complets.
L’IA au service de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs
L’intelligence artificielle rend la gestion des factures fournisseurs plus rapide, plus fluide et plus efficace. Plutôt que de s’appuyer sur des règles rigides ou des processus manuels, des solutions basées sur l’IA apprennent, s’adaptent et s’améliorent au fil du temps.
Avec l’IA, les entreprises se rapprochent d’un traitement des factures sans intervention : les factures circulent automatiquement de la saisie des données jusqu’au paiement, ce qui permet aux équipes en charge de la gestion des factures fournisseurs de se concentrer sur le traitement des exceptions, l’optimisation du cash et le renforcement de la relation fournisseurs.
Les fonctionnalités clés de l’IA pour l’automatisation de la gestion des factures fournisseurs
Les solutions d’automatisation de la gestion des factures fournisseurs alimentées par l’IA extraient et valident les données de facture depuis des PDF, pièces jointes d’e-mail, documents numérisés et formats électroniques — sans règles prédéfinies. Elles atteignent un haut niveau de précision, réduisent drastiquement la saisie manuelle et permettent une automatisation de bout en bout.
L’IA reconnaît rapidement les structures et les formats, et apprend à partir de quelques modèles de factures seulement. Quand le niveau de confiance est élevé, les factures partent directement en traitement, sans vérification manuelle, ce qui accélère le cycle de la gestion des factures fournisseurs.
Pour les factures hors bon de commande, l’IA déduit et renseigne automatiquement les comptes généraux, les classifications de taxes/TVA et les valideurs. Elle améliore l’efficacité et réduit les erreurs en suggérant les bonnes imputations et le parcours d’approbation les plus adaptés.
L’IA repère les signaux inhabituels : doublons, incohérences de conditions de paiement, lignes suspectes, changements de coordonnées bancaires, écarts de prix/quantités. En détectant au plus tôt les problèmes, elle réduit les risques, limite la fraude et simplifie audits et conformité.
Des assistants alimentés par l’IA, intégrés à la plateforme, aident pour les approbations, la validation des factures et le traitement des exceptions. Ils comprennent le langage naturel et fournissent des informations en temps réel pour décider plus vite et en toute confiance.
L’IA automatise le traitement des demandes des fournisseurs et fournit des mises à jour en temps réel sur les factures et les paiements via e-mail ou au sein d’un portail. Résultat: moins d’e-mails pour les équipes en charge de la gestion des factures fournisseurs et plus de transparence côté fournisseurs.
Le traitement électronique des factures simplifie la gestion des formats structurés (XML, EDI, PDF « e‑factures ») et facilite la conformité avec les exigences locales et régionales.
AI in AP automates payment processing by approving trusted vendors automatically, improving cash flow and ensuring timely payments to key suppliers.
L’IA améliore le traitement des notes de frais : détection précise des fraudes et erreurs, signalement des dépenses hors politique, des justificatifs en double et des montants inhabituels, pour une meilleure conformité et une préparation d’audit simplifiée.
Les plateformes pilotées par l’IA suggèrent des réglages ou des ajustements de processus pour accroître le taux d’automatisation, souvent via des interfaces conversationnelles pour une implémentation rapide et simple.
Restez conforme aux règles de facturation électronique et aux régulations financières
La conformité n’est plus une option. Mais elle devient aussi un objectif de plus en plus complexe à atteindre, surtout à l’international. L’automatisation de la gestion des factures fournisseurs aide les entreprises à garder une longueur d’avance sur les règles de facturation électronique et les régulations financières, en imposant des processus structurés, en maintenant une piste d’audit et en garantissant des données exactes et à jour.
Voici comment une plateforme moderne permet d’assurer la conformité :
- Saisie et validation automatiques des données de facture dans des formats standardisés.
- Prise en charge des règles de facturation électronique obligatoires (par ex. PDP en France et standards européens de e‑facturation).
- Génération d’une piste d’audit détaillée pour chaque action effectuée sur une facture.
- Application des hiérarchies d’approbation et des contrôles d’accès basés sur les rôles.
- Stockage et transmission des données sécurisés, conformes au RGPD, SOC 2 et autres référentiels.
Avec la généralisation des obligations de facturation électronique et de reporting fiscal, les entreprises ont besoin d’outils capables de s’adapter rapidement aux changements réglementaires. L’automatisation offre aux équipes Finance la certitude que leurs processus sont non seulement efficaces, mais aussi « audit‑ready » et conformes par nature.
Les bénéfices de l’automatisation pour les entreprises
- Meilleure visibilité sur les dépenses
- Optimisation du cash-flow
- Réduction du risque de fraude
- Contrôle renforcé des paiements fournisseurs.
Vous voulez estimer vos gains potentiels avec une solution d’automatisation de la gestion des factures fournisseurs ? Testez notre calculateur : saisissez quelques chiffres pour visualiser vos économies possibles, comparez‑vous à la moyenne des clients Medius et obtenez des résultats immédiats, avec la possibilité de télécharger un rapport personnalisé.
Les bénéfices de l’automatisation pour les directions
En automatisant le flux « facture-paiement », vous simplifiez le quotidien de la comptabilité fournisseurs et gagnez en fiabilité, rapidité et visibilité. Concrètement, cela permet :
- Un traitement des factures efficace, précis et dans les délais.
- Un meilleur usage du temps: les responsables de la comptabilité fournisseurs passent moins de temps sur les tâches manuelles et davantage sur des activités à forte valeur stratégique.
- Une visibilité de bout en bout : statut des factures, suivi des dépenses et gestion du cash-flow en temps réel.
Pour explorer l’ensemble des bénéfices de ces solutions, consultez notre synthèse « 10 avantages clés de l’automatisation de la gestion des factures fournisseurs ».
L’impact de l’automatisation pour chaque fonction
Responsables de la comptabilité fournisseurs
- Automatise la saisie des factures, les rapprochements et le routage des approbations pour réduire le travail manuel.
- Offre une visibilité en temps réel sur le statut des factures et les exceptions.
- Accélère la clôture mensuelle avec moins de retards et d’écarts.
- Diminue les sollicitations des fournisseurs grâce aux mises à jour de statut automatisées.
DSI / CIO / CTO
- Réduit la charge technique grâce à un déploiement cloud et une maintenance minimale.
- Renforce la sécurité avec des accès basés sur les rôles, le chiffrement et une piste d’audit complète.
- Simplifie les intégrations ERP et paiements via API ou connecteurs pré‑configurés.
- Monte en charge facilement sans ajouter d’infrastructure ni de complexité.
DAF & Contrôleurs financiers
- Donne une visibilité complète sur la trésorerie, les dettes fournisseurs et le besoin en fonds de roulement (BFR).
- Améliore les prévisions et le pilotage du calendrier de paiements.
- Renforce les contrôles internes et la préparation des audits.
- Réduit le risque de fraude grâce à des contrôles et des validations automatisées.
Les moyens de paiement numériques : une façon plus intelligente de payer
L’un des grands atouts de l’automatisation de la gestion des factures fournisseurs est d’optimiser et de contrôler l’exécution des paiements. Plutôt que de s’appuyer sur des chèques papier ou des virements manuels, une plateforme d’automatisation prend en charge un éventail de paiements numériques adaptés à vos besoins.
Principaux types de paiements numériques
Options peu coûteuses et fiables pour les paiements fournisseurs domestiques.
Idéaux pour les transactions urgentes, avec confirmation immédiate.
Cartes à usage unique qui renforcent la sécurité et peuvent générer des remises/cashbacks sur les dépenses.
Adaptés aux montants élevés ou aux paiements internationaux, souvent plus coûteux.
Cartes physiques pour des dépenses initiées par les collaborateurs; moins sécurisées que les cartes virtuelles.
La bonne plateforme d’automatisation vous permet de choisir la meilleure méthode pour chaque paiement selon le coût, la rapidité, la sécurité et la préférence du fournisseur. Elle génère aussi une piste d’audit complète et une visibilité en temps réel sur chaque transaction.
Les cartes virtuelles : des paiements sécurisés qui génèrent des revenus
Les cartes virtuelles sont des numéros de carte à 16 chiffres, à usage unique, émis pour un paiement fournisseur précis. Intégrées à un processus d’automatisation de la gestion des factures fournisseurs, elles offrent une alternative plus sûre, traçable et efficace aux chèques ou aux virements, tout en créant de la valeur via des remises/cashback.
Leurs principaux bénéfices :
- Sécurité : ce sont des cartes à usage unique, sans risque de réutilisation, de fraude ou de vol. Vous définissez le montant, la date d’expiration et le fournisseur avant l’émission.
- Processus optimisés : pas d’impression, pas d’envoi postal, pas de rapprochement manuel. Les paiements par carte virtuelle s’intègrent directement à votre solution comptable et à l’ERP.
- Potentiel de revenus : de nombreuses entreprises obtiennent jusqu’à 1 % de cashback sur les paiements par carte virtuelle, de quoi compenser une partie des coûts logiciels, voire faire de la comptabilité fournisseurs un centre de revenus.
- Contrôle et transparence : chaque transaction est tracée avec une piste d’audit complète, ce qui facilite la conformité et le reporting.
Contrairement aux cartes physiques de paiement, les cartes virtuelles sont entièrement numériques et émises pour chaque transaction, ce qui réduit les usages détournés et simplifie le rapprochement. Avec une plateforme d’automatisation adaptée, l’onboarding des fournisseurs et la gestion des paiements via cartes virtuelles sont rapides, sécurisés et rentables.
Et si vous faisiez de votre comptabilité fournisseurs une source de revenus ?
Découvrez combien votre organisation peut gagner en passant aux paiements par carte virtuelle. Utilisez notre calculateur d’économies pour estimer votre cashback potentiel — et mesurez l’impact de l’automatisation des paiements sur votre résultat.
Comment automatiser facilement la gestion des factures fournisseurs ?
La plupart des professionnels sont d’accord : changer radicalement un process, c’est difficile. D’où l’intérêt de le découper en étapes. Toute tâche décomposée en petits pas devient plus facile à imaginer… et à mettre en œuvre.
Imaginez que vous deviez ranger votre dressing. Face aux tas de vêtements, on ne sait pas par où commencer, et la motivation manque. Mais si vous procédez par étapes (tout sortir, trier: à jeter, à donner, à garder), la tâche devient tout de suite plus simple.
Faisons de même avec l’automatisation de la gestion des factures fournisseurs : on la découpe en étapes claires et successives pour avancer sereinement, sans tout bouleverser d’un coup.
1
Commencez par automatiser vos paiements
Le point de départ naturel, c’est l’automatisation des paiements. C’est la première étape pour bannir le papier de la comptabilité fournisseurs — et avec la bonne solution, c’est rapide à déployer.
En automatisant les paiements via votre solution d’automatisation de la gestion des factures fournisseurs, vous obtenez :
- Des processus plus rapides et moins de goulets d’étranglement.
- Des paiements électroniques qui remplacent les workflows papier.
- Une piste d’audit numérique sécurisée pour la fiscalité et les contrôles.
- Une baisse des coûts… et de nouveaux revenus grâce aux remises sur cartes virtuelles.
Les chèques restent le moyen de paiement le plus exposé à la fraude. En basculant vos paiements « à risque » vers des méthodes numériques (virements électroniques/SEPA, cartes virtuelles, paiements instantanés), vous réduisez fortement les probabilités de fraude.
2
Laissez l’automatisation faire la numérisation des factures
« Il y a une idée reçue selon laquelle recevoir une facture en PDF en pièce jointe d’un email revient à recevoir une e‑facture », explique Katarina Anderson, VP Capture chez Medius. « Ce n’est pas le cas. Ce PDF finira probablement par être imprimé à un moment donné. »
La généralisation du travail à distance pendant la pandémie a poussé nombre d’entreprises à scanner et à envoyer des factures par email. Mais cela crée surtout une illusion de digitalisation. On pense avoir modernisé le process, alors qu’on réintroduit du papier et des étapes manuelles, tout en restant exposé à la fraude.
Beaucoup d’organisations estiment « avoir automatisé » parce qu’elles n’envoient plus de courrier papier. En réalité, elles scannent encore les factures et ressaisissent les données à la main. Résultat: lenteurs, erreurs, workflows alambiqués et coûts cachés. Une solution moderne d’automatisation de la gestion des factures fournisseurs libère vos équipes, sécurise les traitements et fait gagner du temps et de l’argent.
Ce que change l’automatisation du traitement des factures (et des paiements) :
- Détection et saisie automatique de données complexes sur les factures, grâce à l’IA.
- Rapprochements automatiques des factures avec un ou plusieurs bons de commande et bons de livraison.
- Routage intelligent des validations selon les règles et seuils prédéfinis.
- Accès cloud sécurisé pour une consultation et un traitement depuis n’importe quel appareil.
3
Faites les paiements via l’intégration à votre ERP
L’automatisation fonctionne au mieux lorsqu’elle complète votre ERP, pas lorsqu’elle le remplace. Medius s’intègre directement à votre ERP existant pour fluidifier le traitement des factures, synchroniser des données fiables et conserver la maîtrise de vos opérations financières.
Avec l’intégration ERP, vous pouvez :
- Synchroniser automatiquement les données fournisseurs, bons de commande et plan comptable.
- Réintégrer dans l’ERP les factures approuvées avec une piste d’audit complète./li>
- Éliminer les doubles saisies et réduire les erreurs.
- Maintenir visibilité et contrôle sur l’ensemble de l’activité de la comptabilité fournisseurs.
Que vous utilisiez Microsoft Dynamics, SAP, NetSuite ou une autre plateforme, Medius augmente la valeur de votre ERP avec l’automatisation, la visibilité et l’évolutivité dont les équipes Finance ont besoin aujourd’hui.
4
Automatisez et améliorez vos processus existants
Automatiser la fonction finance ne veut pas dire repartir de zéro. Au contraire: il est souvent préférable d’automatiser tout en conservant vos processus actuels. L’automatisation enlève la part fastidieuse, et vous gardez ce qui fonctionne.
Il n'a jamais été aussi facile de transformer votre processus de paiement. Conservez vos processus actuels et digitalisez vos paiements et factures sans investissement.
Assurez la continuité d’activité
Avez‑vous un plan de continuité d’activité réellement efficace ?
Beaucoup d’entreprises n’en avaient pas lorsqu’est arrivée la pandémie de COVID‑19 et ont dû improviser pour permettre à leurs équipes de travailler à distance.
Les solutions « rustines » ont inclus l’impression de chèques hors site, l’envoi d’imprimantes au domicile des collaborateurs, et le scan puis l’envoi des factures par e-mail aux fournisseurs. Ces demi‑mesures dépannent sur le moment, mais ne tiennent pas dans la durée.
Passez à la facturation électronique et aux paiements en ligne
Le papier est, par nature, un point faible pour un plan de continuité d’activité. Les factures physiques, les chèques et les outils associés clouent les équipes au bureau. En cas de nouvelle crise, votre équipe Finance risque encore de rapatrier des imprimantes et des cartons de documents à la maison — une situation intenable.
Avec la généralisation du télétravail et la perspective d’épisodes de travail à domicile, il est temps d’abandonner le papier au profit des factures électroniques et des paiements en ligne.
Digitaliser vos factures et vos paiements est la première étape - et la plus essentielle - dans le cadre d’un plan de continuité d’activité efficace.
Déployez des processus décentralisés et à distance
La grande majorité des individus qui ont opté pour le travail à domicile déclarent vouloir continuer à le faire pour le reste de leur carrière, au moins une partie du temps. La mise en place de processus décentralisés permet non seulement aux membres de votre équipe Finance de travailler où ils le souhaitent, mais elle présente également des avantages pour vos fournisseurs actuels et futurs.
Cela implique de :
Aménager des espaces de travail adaptés à la distanciation sociale.
Utiliser des solutions électroniques/cloud accessibles à distance.
Passer aux factures électroniques et aux paiements en ligne.
Mettre en place des processus de validation à distance.
Approuvez les factures en un clic
Les processus de facture « à l’ancienne » ne sont plus tenables. Avec une plateforme de paiements numérique et l’automatisation de la gestion des factures fournisseurs, vous approuvez vos factures depuis n’importe quel appareil connecté.
De plus en plus d’organisations réduisent les processus manuels au profit de parcours « faible intervention », avec un objectif clair : tendre vers un traitement autonome où l’on ne gère que les exceptions. Résultat : des achats et validations simples, depuis le bureau ou à distance, avec des délais mieux tenus.
Effectuez des paiements depuis n’importe où
La possibilité de finaliser des processus de n’importe où ne concerne pas que les factures. Vos équipes ont aussi besoin de pouvoir exécuter les paiements où qu’elles se trouvent. L’automatisation des paiements rend cela possible, tout en limitant les tâches répétitives et fastidieuses.
Le fait de permettre à vos collaborateurs de choisir l'endroit à partir duquel ils effectuent leurs paiements rendra également votre entreprise plus compétitive lorsque vous rechercherez de nouveaux talents. Selon un sondage, 50 % des professionnels accepteraient une baisse de salaire pour continuer à travailler à domicile.
Offrez un accès 24/7 aux statuts de traitement des factures
Quel est l’un des plus grands « mangeurs de temps » en comptabilité fournisseurs ? Réponse : traiter les appels et e-mails des fournisseurs qui demandent « où en est ma facture ? ».
Un portail en libre‑service, accessible 24/7, change la donne. Vos équipes suivent en continu le flux « facture-paiement » et le statut des paiements. Vos fournisseurs consultent eux‑mêmes l’avancement, ce qui réduit fortement les sollicitations.
Mettre en place un portail fournisseurs 24/7 s’impose dans un plan de continuité d’activité… et simplifie aussi le quotidien quand tout va bien. Bref: moins d’interruptions, plus de visibilité, et des relations fournisseurs apaisées.
Choisir une solution d’automatisation de la gestion des factures fournisseurs
Automatiser la comptabilité fournisseurs ne consiste pas à empiler des outils, mais à couvrir tous vos cas d’usage de bout en bout. La bonne solution d’automatisation de la gestion des factures fournisseurs doit prendre en charge l’ensemble du flux « facture-paiement » pour générer des gains concrets de temps et de coût. En savoir plus sur notre solution d'automatisation des comptes fournisseurs.
En outre, il est important de comprendre comment les outils d'automatisation de la comptabilité fournisseurs s'intègrent à l'ERP de l'entreprise pour assurer la synchronisation des données et un traitement fluide. La connexion avec l'ERP permet de transférer aisément les données entre les outils. En général, les solutions d'automatisation des comptes fournisseurs offrent une large gamme d'intégrations ERP, avec des connecteurs pré-packagés et des connecteurs entièrement gérés. En savoir plus sur les intégrations ERP.
Trouvez la solution la mieux adaptée à votre organisation
Choisir la meilleure solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs exige plus qu’une compréhension superficielle : cela suppose d’examiner en profondeur les plateformes disponibles. Cette analyse comparative met en lumière les critères spécifiques à considérer pour identifier le logiciel d’automatisation le plus adapté à votre organisation.
Solutions cloud vs. on‑premise
Les solutions cloud offrent scalabilité et accès simplifié : elles sont idéales lorsqu’on recherche flexibilité et faible investissement initial. Les solutions on‑premise donnent davantage de contrôle sur les données et se personnalisent plus finement : elles sont adaptées aux organisations avec des exigences spécifiques de sécurité et d’infrastructure.
Personnalisation et évolutivité
Chaque entreprise a des processus et une trajectoire de croissance qui lui sont propres. Une solution qui offre une personnalisation et une évolutivité robustes garantit qu'à mesure que votre entreprise évolue, votre solution d'automatisation des comptes fournisseurs s'adapte, en maintenant l'efficacité opérationnelle et en accompagnant votre croissance.
Connexions au‑delà de l’ERP
Au‑delà des connexions avec l’ERP, vérifiez la compatibilité avec l’écosystème financier complet. Cela inclut la compatibilité avec d'autres outils de gestion financière, pour permettre un flux de travail cohérent et fluidifié dans l'ensemble des opérations financières de votre organisation.
Expérience utilisateur et support
Enfin, l'expérience utilisateur et le niveau d'assistance offert sont essentiels. Une solution intuitive et portée par un service client complet garantit une transition plus douce, des taux d'adoption plus élevés et, au final, une mise en œuvre plus réussie.
Le choix d’une solution d’automatisation de la gestion des factures fournisseurs impacte directement votre efficacité opérationnelle et votre santé financière. Pour une grille d’analyse complète et des recommandations détaillées, consultez notre article dédié sur le choix de la meilleure solution d’automatisation des comptes fournisseurs.
Les bonnes pratiques pour déployer l’automatisation de la gestion des factures fournisseurs
Passer à une solution d’automatisation de la gestion des factures fournisseurs est une étape structurante pour des opérations financières plus efficaces. Pour réussir cette transition, élaborez un plan d’implémentation clair et une stratégie bien cadrée.
S’appuyer sur une planification précise
Comprendre vos processus actuels de gestion des factures fournisseurs est le socle d’un déploiement réussi. Évaluez vos workflows existants, identifiez les inefficiences et fixez des objectifs clairs pour l’automatisation. Cette analyse guidera la configuration de la solution afin qu’elle épouse au mieux vos besoins.
Choisir le bon partenaire d’implémentation
Le choix du partenaire d’implémentation fait toute la différence. Privilégiez un acteur expert de l’automatisation de la gestion des factures fournisseurs, qui comprend vos enjeux sectoriels et vos contraintes réglementaires. Un partenaire expérimenté apporte des conseils pragmatiques, accélère la mise en service et sécurise la transition — pour une automatisation qui délivre rapidement des gains concrets sans perturber vos opérations.
Développer la formation et la conduite du changement
La réussite d’un déploiement tient autant aux équipes qu’à la technologie. Une formation complète et une conduite du changement structurée garantissent l’adoption, la montée en compétences et des gains durables.
Assurer la migration des données
La migration de vos données vers le nouveau système nécessite une planification méticuleuse afin d'en garantir l'exactitude et l'intégrité. Il est également important que la solution d'automatisation des comptes fournisseurs se connecte parfaitement à votre ERP et à vos systèmes financiers existants. Cette intégration est essentielle pour maintenir la cohérence de vos opérations financières.
Tester et intégrer les retours
Avant le déploiement complet, testez rigoureusement la solution avec des scénarios réels et recueillez les réactions des utilisateurs. Cette phase de test est essentielle pour identifier les éventuels problèmes et procéder aux ajustements nécessaires, afin de s'assurer que les outils fonctionnent comme prévu et répondent aux besoins des utilisateurs.
La mise en œuvre d'un système d'automatisation des comptes fournisseurs peut améliorer considérablement vos opérations financières, mais elle nécessite une planification et une exécution minutieuses. En suivant ces bonnes pratiques et en préparant votre équipe à la transition, vous pouvez garantir une mise en œuvre sans heurts et tirer pleinement parti des avantages de votre solution d'automatisation des comptes fournisseurs.
Du concept à la pratique : études de cas en automatisation de la gestion des factures fournisseurs
L’automatisation de la gestion des factures fournisseurs concerne tous les secteurs et répond à des enjeux métier spécifiques. Les études de cas suivantes montrent l’impact transformateur de ces solutions et leurs bénéfices concrets dans des contextes variés.
NIC Global - Industrie
- Enjeu : NIC Global faisait face à un volume élevé de factures fournisseurs traitées manuellement, entraînant lenteurs et erreurs au sein de la comptabilité fournisseurs.
- Solution : Le déploiement de la solution Medius d’automatisation de la gestion des factures fournisseurs a enclenché une transformation numérique, garantissant le paiement des factures dans les délais et réduisant le taux d’erreurs.
- Résultats : Baisse significative des coûts, gain d’efficacité grâce au routage numérique des factures et augmentation de la capacité hebdomadaire de traitement des factures sans embauches supplémentaires.
Tikkurila – Fabricant de peintures et revêtements
- Enjeu : Reprendre le contrôle d’un processus de gestion des factures fournisseurs décentralisé, avec de nombreuses tâches manuelles réparties entre différentes entités.
- Solution : Adoption de Medius pour un déploiement rapide, s’intégrant de façon fluide à leur ERP Microsoft Dynamics, avec l’objectif d’unifier le processus de gestion des factures fournisseurs.
- Résultats : 93 % des factures traitées sans intervention manuelle, plus de transparence et d’efficacité sur l’ensemble du processus.
Huuskes – Agroalimentaire
- Enjeu : Huuskes peinait à rapprocher manuellement un grand volume de factures, ce qui pesait sur l’efficacité opérationnelle.
- Solution : Partenariat avec Medius pour mener une transformation digitale et rendre la solution d’automatisation de la gestion des factures fournisseurs accessible à l’ensemble de l’organisation.
- Résultats : En neuf mois, deux tiers des factures traitées sans intervention manuelle, ce qui a permis une confiance renforcée dans l’intégrité des données financières et une standardisation des opérations de comptabilité fournisseurs à l’échelle du groupe.
Ces études de cas le prouvent
Les cas de NIC Global, Tikkurila et Huuskes illustrent clairement comment l’automatisation de la gestion des factures fournisseurs peut transformer les opérations. Ils démontrent la polyvalence et l’efficacité de ces solutions pour gagner en efficacité, réduire les erreurs et renforcer le pilotage financier, tous secteurs confondus.
Vous cherchez d'autres ressources sur l'automatisation de la comptablité fournisseurs ?
Voici quelques outils qui peuvent vous aider à déterminer si une solution d’automatisation de la gestion des factures fournisseurs convient à votre entreprise.
Financial Census Report
Découvrez les obstacles les plus courants auxquels les professionnels de la finance font face aujourd’hui, et comment les surmonter. Le rapport analyse en détail l’impact de la fraude, des retards de paiement fournisseurs, des pratiques de communication au sein des directions financières, ainsi que la satisfaction au travail des équipes Finance.
Ardent Partners 2023 ePayables Technology Advisor
Il est difficile de s’y retrouver sur un marché foisonnant d’éditeurs de solutions d’automatisation de la gestion des factures fournisseurs. Téléchargez le rapport 2023 Ardent Partners « ePayables Technology Advisor », mis à disposition par Medius, pour vous aider à faire le bon choix pour votre organisation.
Calculateur d’économies
Découvrez combien vous pourriez économiser grâce à une automatisation de la comptabilité fournisseurs basée sur l’IA. Répondez à quelques questions simples sur vos processus actuels en Finance et en gestion des factures fournisseurs, puis obtenez un rapport personnalisé estimant les gains attendus en remplaçant les tâches manuelles par une technologie moderne et intelligente.
Explorez nos analyses : notre blog expert sur l’automatisation de la comptabilité fournisseurs
Approfondissez le sujet avec notre sélection d’articles. Chaque billet apporte un éclairage différent sur l’automatisation de la gestion des factures fournisseurs — des conseils pratiques aux tendances du secteur — pour rester informé et garder une longueur d’avance.
FAQ : les réponses à vos questions sur l’automatisation de la comptabilité fournisseurs
L'automatisation des comptes fournisseurs fait référence à l'utilisation de la technologie pour fluidifier et automatiser le processus des comptes fournisseurs, en réduisant les efforts manuels et en augmentant l'efficacité. Elle consiste à convertir les factures en format numérique, à les faire correspondre automatiquement aux bons de commande et à traiter les paiements, souvent en les intégrant aux systèmes financiers existants.
Pour réduire les erreurs manuelles, accélérer les délais de traitement, fiabiliser les données et améliorer le pilotage financier. Vous gagnez en visibilité sur la trésorerie et libérez l’équipe Finance des tâches fastidieuses.
Les solutions s’intègrent généralement de façon fluide aux ERP existants pour synchroniser les données et garantir une source unique de vérité. Les informations de facture se mettent à jour automatiquement dans l’ERP.
Lors de la sélection d'une solution d'automatisation des comptes fournisseurs, tenez compte de facteurs tels que la facilité d'intégration avec les systèmes existants, l’expérience utilisateur, l'évolutivité, les fonctions de sécurité des données, les options de personnalisation et le niveau de service client offert.
L'automatisation de la gestion des comptes fournisseurs garantit des paiements rapides et précis aux fournisseurs, ce qui renforce la confiance et la fiabilité. Elle améliore également la communication et la transparence, ce qui permet de résoudre plus rapidement les litiges et d'établir une relation de collaboration plus étroite avec les fournisseurs.
Oui. Les solutions cloud sérieuses combinent chiffrement avancé, audits réguliers, conformité réglementaire et sauvegardes pour protéger les données financières.
La durée de déploiement d'une solution d'automatisation des comptes fournisseurs varie, mais va généralement de quelques semaines à plusieurs mois, en fonction de la complexité de l’outil, du niveau de personnalisation requis et de la taille de l'organisation.
Oui, l'automatisation de la comptabilité fournisseurs peut contribuer de manière significative à la conformité réglementaire en fournissant des documents financiers précis et à jour, en maintenant une piste d'audit claire et en garantissant le suivi des différentes normes et réglementations financières.
L'automatisation de la comptabilité fournisseurs fluidifie et automatise de nombreuses tâches effectuées manuellement dans le cadre des processus traditionnels de comptabilité fournisseurs, telles que la saisie des données et le rapprochement des factures. Cela permet d'accélérer le traitement, de réduire les erreurs, d'améliorer la précision des données et d'assurer un meilleur contrôle financier.
L'automatisation des comptes fournisseurs offre une visibilité en temps réel des obligations financières et des fonds disponibles, ce qui permet une gestion plus efficace des flux de trésorerie. Elle permet aux entreprises d'optimiser leurs délais de paiement, de négocier de meilleures conditions de paiement et de prendre des décisions financières éclairées.
Les systèmes modernes d'automatisation des comptes fournisseurs sont capables de traiter des transactions dans plusieurs devises et de gérer efficacement les paiements aux fournisseurs internationaux. Ils prennent automatiquement en compte les conversions de devises et se conforment aux réglementations financières internationales.
Les solutions d'automatisation des comptes fournisseurs peuvent générer une variété de rapports, y compris des rapports sur l'ancienneté des comptes fournisseurs, des analyses de flux de trésorerie, des historiques de paiement des fournisseurs, des rapports sur les dépenses et des rapports de conformité, ce qui fournit ainsi des informations précieuses sur les opérations financières.
L'IA et l'apprentissage automatique permettent aux outils d'automatisation de la comptabilité fournisseurs d'extraire les données des factures, de les faire correspondre aux bons de commande et de signaler automatiquement les erreurs ou les anomalies. Le système apprend du comportement passé pour réduire les exceptions, améliorer la précision et fluidifier les validations, ce qui se traduit progressivement par un traitement des factures plus rapide et sans intervention.
Oui. Les plates-formes modernes d'automatisation des comptes fournisseurs prennent en charge les normes de conformité mondiales, y compris le modèle français PDP, les directives européennes sur la facturation électronique et d'autres règles spécifiques à chaque pays. Elles garantissent que les factures sont validées, formatées correctement et transmises par des canaux conformes, ce qui permet à votre entreprise d'être prête pour des audits dans toutes les régions.
Oui. Les principales solutions d'automatisation de la gestion des comptes fournisseurs s'intègrent à de nombreux ERP, notamment Microsoft Dynamics, SAP, NetSuite et les outils existants, afin de centraliser les flux de facturation. Cela permet aux entreprises d'automatiser les processus de comptabilité fournisseurs sans pour autant transformer l'infrastructure ou les opérations existantes.