Medius Contract Management permet de gérer et de stocker vos documents contractuels tout au long de leur cycle de vie depuis leur création jusqu’à leur résiliation et leur archivage, en passant par leur signature et leur renouvellement.
Création et modification rapide de tout type de contrat à l'aide de modèles préconfigurés personnalisables. Les accords peuvent être contextualisés grâce à l’ajout d’informations clés telles que les données financières ou les profils de risques de vos fournisseurs.
Des rapports en temps réel vous permettent de disposer des informations nécessaires pour piloter efficacement vos négociations contractuelles. Grâce à la recherche avancée, vous accédez instantanément aux contrats et à leurs conditions.
Des notifications automatiques vous aident à anticiper les renouvellements et à saisir les opportunités de renégocier avec vos fournisseurs.
Création de tout type de contrat à l'aide de modèles prédéfinis et personnalisables selon les besoins de votre entreprise. Ajout des métadonnées, descriptions et types de contrats en un clic. Protection des documents sensibles ou confidentiels avec des droits d’accès spécifiques.
L’intégration de DocuSign à Medius Contract Management vous permet de signer de manière sécurisée tous vos contrats depuis un ordinateur, une tablette ou un mobile. Une fois signés, les contrats sont automatiquement générés au format PDF.
Accès en un clic aux rapports et analyses relatifs aux données contractuelles clés. Des rapports en temps réel vous aident à négocier les conditions et les tarifs applicables aux contrats. Gestion de projet avec des rappels et alertes selon des échéanciers personnalisés.
Medius Contract Management facilite la recherche des contrats et de leurs données associées. Des filtres avancés vous permettent de réaliser vos recherches en fonction des noms des fournisseurs, des catégories de contrats ou de l’historique d'un contrat. Vous pouvez également associer à n'importe quel contrat des documents connexes tels que des contrats de sous-traitance, des avenants ou des renouvellements.
« SolutionMap a pour objectif d’aider les professionnels à mieux comprendre et analyser les retours d’expérience client, les évolutions du marché et les innovations technologiques des fournisseurs de solutions, en fonction de leur maîtrise des processus métier », explique Jason Busch, fondateur et PDG de Spend Matters.
Découvrez Medius Contract Management dans cette présentation de deux minutes.
Note : Le contenu vidéo est actuellement disponible en anglais uniquement.
Medius Contract Management peut être intégré à votre ERP, mais notre solution est autonome et peut être opérationnelle en quelques semaines. Ses principales fonctionnalités :
Pourquoi opter pour un logiciel de gestion des contrats ?
*Source : Raising the World-Class Bar in Procurement Through Digital Transformation, The Hackett Group 2018
Le logiciel de gestion des contrats Medius permet de piloter l’ensemble des étapes contractuelles, de la rédaction initiale des contrats à leur signature électronique. Il intègre un suivi automatique des mises à jour et des renouvellements. Toutes les opérations liées aux contrats sont documentées facilitant les contrôles avec les politiques d’achat et les audits de conformité.
Vous n'avez plus besoin de rechercher des contrats papier stockés à différents endroits. Tous vos contrats sont dématérialisés et regroupés dans un emplacement unique et facile à utiliser. Des modèles personnalisables à vos besoins permettent d'accélérer la rédaction de vos contrats.
Des rappels automatiques sont envoyés lorsque les contrats arrivent à expiration afin de vous permettre d’éviter les reconductions tacites, de négocier de meilleures conditions et, in fine, de vous offrir la capacité de réaliser des économies.
Tous vos contrats sont hébergés dans un environnement cloud sécurisé, permettant un accès immédiat aux documents. Un système de permissions encadre strictement l’accès et la modification des documents sensibles ou confidentiels.
L’intégration avec DocuSign réduit les délais de signature des contrats. Une fois le contrat signé, un PDF est automatiquement généré, transmis aux parties prenantes et archivé dans Medius Contract Management. L’intégration avec Microsoft Office permet de conserver les échanges avec vos fournisseurs et les modifications réalisées dans les contrats avant leur signature.
Un logiciel de gestion des contrats, aussi appelé logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (Contract Lifecycle Management, CLM) permet de centraliser, organiser et automatiser la gestion de l’ensemble des étapes contractuelles au sein d’une entreprise.
Ce type de logiciel permet de suivre chaque contrat depuis sa création jusqu’à son expiration et son archivage, en passant par la négociation, la signature électronique, le suivi de l’exécution et des obligations ou encore la gestion des avenants. Il offre une visibilité complète sur tous les contrats actifs, facilite la recherche documentaire et permet d’alerter automatiquement sur les échéances importantes (renouvellement, préavis, etc.)
En centralisant les informations et en automatisant les étapes clés, un logiciel de gestion des contrats contribue à améliorer l’efficacité opérationnelle, à renforcer la conformité et à limiter les risques liés aux engagements contractuels.
La gestion manuelle des contrats (tableurs, documents dispersés entre services ou papier) entraîne des risques : clauses défavorables reconduites d'année en année, oublis de dates importantes (renouvellement, résiliation, renégociation des conditions tarifaires…), manquement à une obligation conduisant à des pénalités financières, frais juridiques en cas de litige...
Un logiciel de gestion des contrats contribue à réduire ces risques. Il permet de gérer l’ensemble du cycle de vie des contrats, de leur création à leur résiliation, en passant par leur renégociation. Il facilite la collaboration entre les services juridiques, achats et commerciaux en fournissant une vision claire des engagements contractuels. Il centralise et améliore l’accès aux contrats, et participe à une optimisation des relations clients/fournisseurs.
Un logiciel de gestion des contrats a pour objectif principal de simplifier le suivi et le pilotage des engagements contractuels. Il permet de se libérer des tâches répétitives comme la saisie manuelle des données ou la recherche d’informations dispersées entre des documents papier, des fichiers Excel ou des systèmes de gestion documentaire généralistes.
Une solution de gestion des contrats centralise les informations contractuelles et facilite l’analyse et la compréhension des accords passés avec vos fournisseurs. Elle permet de gérer chaque contrat tout au long de son cycle de vie : rédaction, relecture, validation et signature électronique. Les données des contrats sont capturées et enregistrées à chaque étape.
Un logiciel de gestion des contrats intègre également un suivi des échéances de renouvellement et une gestion des versions, ce qui permet de disposer d’une visibilité totale des modifications apportées aux contrats et de pistes d’audit fiables pour sécuriser l’ensemble du processus contractuel.
« Medius Contract Management garantit une gestion rapide, sécurisée et très intuitive de tous les types de contrats et documents associés. L'intégration avec DocuSign, plateforme de signature électronique leader du marché, permet d'optimiser encore davantage la gestion et le contrôle des documents. »
Luke Howliston
Director of Business Process and Procurement, BetVictor
Ressources additionnelles.
