Visibilité et contrôle de tous vos contrats avec Medius Contract Management

Numérisez les accords contractuels et accédez-y où que vous soyez et à tout moment grâce à notre logiciel d’automatisation des contrats basé sur le Cloud. Évitez les renouvellements coûteux et indésirables et assurez-vous que les termes et conditions sont respectés grâce à un référentiel de contacts en ligne.

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Note : Le contenu n'est actuellement disponible qu'en anglais.

Pourquoi Medius Contract Management ?

Créez facilement des contrats

Créez et modifiez rapidement tout type de contrat avec des modèles flexibles préconfigurés. Vous pouvez joindre des informations clés telles que des données financières ou des évaluations des risques, ce qui permet de placer les accords dans un contexte.

Des rapports élaborés

Les rapports en temps réel à portée de main vous fournissent les informations et le pouvoir nécessaires pour gérer aisément les négociations contractuelles. La recherche avancée vous permet de retrouver les contrats ainsi que les conditions qui les régissent en quelques secondes.

Ne manquez jamais un renouvellement

Les alertes automatisées vous aident à mémoriser les renouvellements, vous garantissant ainsi de ne jamais manquer une opportunité de négocier avec vos fournisseurs.

Les contrats non gérés et les processus longs et coûteux épuisent vos ressources

Défis courants auxquels vous êtes confronté

  • Les contrats sont dispersés et cloisonnés
  • Processus manuel de création et de révision des contrats
  • Absence de piste d’audit pendant la négociation, les approbations et les modifications
  • Processus manuel de suivi des renouvellements et des performances

Risques de ne pas avoir de solution en place

  • Pas de contrôle de version et sécurité limitée
  • Un long processus de négociation avec des va-et-vient
  • Risque de non-conformité tout au long du contrat
  • Incapacité à comprendre les obligations telles que les renouvellements automatiques, les cycles de révision et les indicateurs clés

Avantages de la solution de Medius Contract Management

  • Une réduction de 52 %* du temps nécessaire pour retrouver un contrat
  • Élimination des contrats papier
  • Réduction du nombre de contrats échus de 39 %*
  • Le recours accru à la mise en place de conditions générales standard garantit la conformité*

* Source : Raising the World-Class Bar in Procurement Through Digital Transformation, The Hackett Group 2018

Le classeur intelligent à portée de main

 

Construire et gérer des contrats

Créez tout type de contrat à l’aide de modèles prédéfinis flexibles et configurés selon les besoins de votre entreprise. Spécifiez des métadonnées détaillées, des descriptions et des types de contrats en un seul clic. Activez les autorisations et les contrôles des utilisateurs pour les documents sensibles et confidentiels.

Fonctionnalités de gestion des contrats - Écran Formulaire du contrat
Fonctionnalités de gestion des contrats - Écran DocuSign

Signez à tout moment et en tout lieu avec DocuSign

Avec Medius Contract Management, vous pouvez intégrer DocuSign, le leader mondial du fournisseur de signatures électroniques. Cela vous permet de signer des contrats en toute sécurité par voie électronique, sur un ordinateur de bureau, une tablette ou un appareil mobile. De plus, nous proposons une émission automatique de contrats PDF après signature.

Rapports et gestion de projet en temps réel

Accédez aux rapports et analyses pour les données contractuelles clés en un seul clic. Les rapports en temps réel vous aident à négocier les conditions et les coûts des contrats. Créez plusieurs plans de projet avec des rappels répétés, des dates personnalisées et des alertes.

Fonctionnalités de gestion des contrats - Écran Tableau de bord

Aucune intégration à votre solution ERP n’est requise.

Medius Contract Management peut être intégré à votre ERP, néanmoins il s’agit d’une application autonome qui ne nécessite pas nécessairement d’intégration. De cette façon, notre logiciel intuitif de gestion des contrats vous permet d’être opérationnel en quelques semaines plutôt qu’en quelques mois. Il comporte les éléments suivants :

  • Des résumés et des rapports interactifs pour accéder rapidement et facilement à ce dont vous avez besoin
  • Gestion des jalons et du cycle de vie
  • Visibilité sur les contrats qui arrivent à expiration et sur ce qui nécessite un événement de sourcing
  • Un outil collaboratif hébergé dans un emplacement centralisé
Fonctionnalités de gestion des contrats - Écran Gérer les approbations

Avantages de la gestion des contrats Medius

1
Visibilité sur toutes les activités contractuelles

Le système de gestion des contrats Medius suit chaque contrat à chaque étape du processus d’examen, d’approbation et de signature tout en capturant toutes les données contractuelles tout au long du processus. Il est également doté d’une surveillance des renouvellements et d’un suivi des versions, vous offrant la visibilité et la conformité aux audits dont vous avez besoin pour une gestion réussie des contrats.  

2
Gain de temps et efficacité accrue

Vous n’avez plus besoin de rechercher des contrats papier hébergés dans différents emplacements. Tous vos contrats se trouvent dans un seul et même emplacement simple à utiliser. Créez et modifiez rapidement tout type de contrat avec des modèles flexibles préconfigurés.

3
Gérez l’intégralité du cycle de vie de votre contrat

Nous fournissons des rappels automatisés afin que vous ne manquiez plus aucun renouvellement de contrat, garantissant ainsi que tous les contrats sont négociés au bon moment. Évitez les reconductions, négociez de meilleures conditions contractuelles et maximisez les opportunités de réduction des coûts.

4
Système de gestion de contrats sécurisé basé dans le Cloud

La centralisation de tous vos contrats dans un système Cloud sécurisé permet à chaque personne autorisée d’accéder instantanément aux documents dont elle a besoin en quelques clics. Contrôlez les autorisations d’accès et de mise à jour des utilisateurs aux documents sensibles et confidentiels.

5
Intégrations de pointe avec DocuSign et Microsoft Office

Vous n’avez plus besoin de rechercher des signatures pour vos accords grâce aux intégrations transparentes avec DocuSign. Une fois vos accords signés, un PDF est émis pour toutes les parties et enregistré dans Medius Contract Management. Grâce à notre intégration approfondie avec Microsoft Office, vous maîtriserez les négociations délicates entre vous et vos fournisseurs.

FAQ sur la gestion des contrats

Un logiciel de gestion de contrats permet de gérer la création, la négociation, la signature, le renouvellement et l’analyse des données des contrats fournisseurs. Il permet aux entreprises de gérer plus efficacement les tâches de routine associées aux contrats à grande échelle.

L’utilisation d’un système de gestion de contrats aide les équipes à gérer les étapes d’établissement d’un contrat avec peu de travail manuel, créant ainsi un processus rationalisé. Souvent, les services juridiques sont inondés de tâches de gestion des contrats, par conséquent le déploiement d’un logiciel capable d’effectuer ces tâches peut également les décharger.

Le suivi et la gestion de tous vos contrats peuvent être des tâches complexes, surtout si vous utilisez toujours des feuilles de calcul, des lecteurs partagés ou même des documents papier. En conséquence, de nombreux contrats et clauses contractuelles peuvent passer inaperçus et ne pas être contestés, les mauvaises conditions se répercutant année après année.

Un processus de gestion des contrats mal géré peut entraîner une exposition à des risques juridiques, ce qui constitue un lourd tribut à payer lorsqu’une grande partie des revenus est régie par des contrats. Une mauvaise gestion des contrats peut également entraîner le non-respect de dates clés. L’objectif d’un logiciel de gestion de contrats est d’atténuer ces risques en établissant un système d’enregistrement et en informant les utilisateurs des dates importantes du contrat.

Un système de gestion des contrats élimine les tâches fastidieuses telles que la saisie manuelle des informations contractuelles. Il vous évite également de devoir fouiller dans des systèmes papier disparates, des feuilles de calcul Excel et même des systèmes de gestion de documents en ligne avec un contrôle limité, et favorise plutôt une approche sécurisée et intégrée. Il vous aide à examiner et à comprendre vos accords avec les fournisseurs.

Le système suit chaque contrat à chaque étape du processus d’examen, d’approbation et de signature tout en capturant toutes les données contractuelles tout au long du processus. Il est également doté d’une capacité de surveillance des renouvellements et d’un suivi des versions, vous offrant la visibilité et la piste d’audit dont vous avez besoin pour une gestion réussie des contrats.

« Medius Contract Management offre une gestion rapide, sécurisée et hautement intuitive de tous les types de contrats et des documents associés. L’intégration avec DocuSign, la plateforme de signature numérique leader du marché, permet en outre de bénéficier du meilleur de la gestion et du contrôle des documents. »

Luke Howliston
Directeur des processus commerciaux et des achats, BetVictor

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