Retours d’expérience : en route vers une automatisation complète de comptabilité fournisseurs.
Quelques leçons et conseils à destination des équipes en charge de la comptabilité fournisseurs qui souhaitent aller plus loin.
La comptabilité fournisseurs d’aujourd’hui est différente de celle d’hier.
Voici Sarah, responsable de la comptabilité fournisseurs.
Voici Sarah. C’est une responsable de la comptabilité fournisseurs fictive, mais son histoire est loin d’être fantaisiste. Au contraire, son histoire reflète celle de milliers de clients et de prospects avec lesquels nous avons travaillé, grâce à des témoignages concrets.
Le chemin vers une véritable automatisation n’a plus rien à voir avec celui d’il y a 5 à 10 ans. Les progrès technologiques permettent désormais d’atteindre des niveaux d’efficacité inédits et de mettre en place un processus automatisé de bout en bout, réellement intégré.
Que vous partiez de zéro ou que vous ayez déjà automatisé une partie de vos processus, inspirez‑vous de Sarah. Son parcours vers l’automatisation de la gestion des factures fournisseurs a été jalonné d’étapes clés. Elle décrit les irritants les plus fréquents, partage des enseignements concrets, et explique ce que la technologie peut apporter, très concrètement, à vous et à votre équipe.
Retour d'expérience n°1 : Les frustrations avant l’automatisation
C'est tellement frustrant. On fait au mieux avec ce qu’on a.
Encore un retard de paiement parce qu’on est noyés sous les factures. Du papier et des e-mails, qu’on finit de toute façon par imprimer. On essaie de garder un semblant de classement, mais nos armoires ont des limites.
L’an dernier, on a constaté une légère amélioration grâce à des solutions de numérisation, mais honnêtement, ça marche mal pour la plupart des factures et ça ne reconnait que les informations d’en-tête.
Et les validations ? N’en parlons pas ! Des centaines d’e-mails sont envoyés aux différents départements, et la plupart restent sans réponse, à moins que je relance.
Le volume d’e-mails est vraiment étouffant. Les fournisseurs veulent savoir quand ils seront payés. Nos factures manquent de détail, les pièces jointes partent dans tous les sens, et les demandes de reporting nous obligent à tout faire dans l’urgence.
Je fais vraiment de mon mieux, mais je n’ai pas les outils qu’il faut et je crains que ça ne donne une mauvaise image de mon équipe.
- Les processus de comptabilité fournisseurs manuels sont très pénibles et constituent un obstacle à la productivité du service de comptabilité fournisseurs.
- Selon une enquête Médius menée auprès de 2 740 professionnels des finances et des achats, 45 % des paiements des fournisseurs sont en retard, ce qui provoque des tensions dans les relations et des retards dans la clôture des comptes. Ces problèmes systémiques résultent d’un manque d’automatisation des factures et des paiements, d’un manque de visibilité et d’un soutien limité de la part de la direction
- Les entreprises doivent faire de la gestion des factures fournisseurs une priorité pour assurer la continuité de leur activité et une gestion efficace de leur trésorerie.
- Même les démarches d’automatisation déjà en place peuvent nécessiter une remise en cause.
- Les benchmarks du secteur - comme ceux qui suivent - aident les organisations à évaluer leur potentiel d’amélioration.
- € 8.93
Coût de traitement d’une seule facture - 10,9 jours
Délai de traitement d’une seule facture - 22.5 %
Taux d’exception des factures
- 30.2 %
des factures sont traitées directement - 43 %
des fournisseurs sont digitalisés - 22.5 %
du temps de travail des équipes est consacré à répondre aux demandes de renseignement
- € 8.93
« Les décisionnaires sont très contents. Ça leur fait gagner un temps fou : ils utilisent leurs ordinateurs portables, smartphones ou tablettes pour accéder à n’importe quelle facture, l’examiner et l’approuver, où qu’ils soient. Les utilisateurs obtiennent un rapport dans Medius, peuvent voir le document, qui l’a approuvé et toutes les pièces justificatives. Pour les managers, l’outil facilite leur processus de revue budgétaire. Ils sont ravis. Et la comptabilité fournisseurs n’est plus constamment sollicitée pour expliquer pourquoi certaines lignes se retrouvent dans leur budget. »
Elise Byrd
Responsable de la comptabilité fournisseurs, Silver Eagle Distributors
Retour d'expérience n°2 : Le passage en revue des solutions d'automatisation de la comptabilité fournisseurs.
Enfin un peu de répit dans notre bataille pour moderniser la comptabilité fournisseurs.
Nous avons enfin le feu vert pour passer en revue les solutions de gestion des factures fournisseurs, mais beaucoup d’éditeurs semblent proposer la même chose. Il faut avancer prudemment avec une liste claire des fonctionnalités incontournables.
Nous devons améliorer notre taux de saisie automatisée et personnaliser les règles de routage sans dépendre de l’IT. Nous voulons aussi que les factures se rattachent automatiquement aux bons de commande et aux bons de livraison, afin que mon équipe n’ait pas à toucher chaque facture. Nos priorités incluent donc :
- La saisie des données au niveau en‑tête et de chaque ligne
- Des fonctionnalités de machine learning et d’IA
- Une interface simple et agréable à utiliser
- Une validation à trois facteurs.
La dernière étape de la gestion des factures fournisseurs - les paiements - pose aussi problème. À mesure que nous basculons plus de fournisseurs en paiements électroniques, avoir une solution qui couvre toutes les étapes et tous les moyens de paiement devient essentielle.
Une solution cloud serait idéale, car nous grandissons vite. Une intégration souple avec nos ERP nous aidera à aligner de nouvelles entités sur le même processus. Et nous avons besoin que les mises à jour et nouvelles fonctionnalités se fassent automatiquement, sans frais d’upgrade ni intervention de l’IT.
Le service informatique nous met aussi la pression : nos fournisseurs doivent pouvoir s'intégrer rapidement à l’ERP. Notre projet repose vraiment sur le time‑to‑value ; la solution doit se connecter à nos systèmes existants avec un déploiement court, sinon, ça ne fonctionnera pas.
- Cela peut sembler intimidant au début, mais prenez le temps de comprendre l'écosystème de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs. Beaucoup d’éditeurs prétendent automatiser le processus, mais sans parvenir à une automatisation réellement de bout en bout. Posez donc ces questions clés :
- Sur quelle technologie repose leur solution ?
- S'appuie-t-elle sur l’IA et le machine learning, ou s’agit‑il d’un simple outil de RPA (automatisation robotisée des processus) ?
- Couvre‑t‑elle l’intégralité du processus, de la facture jusqu’au paiement ?
- Comment fonctionne son intégration avec l’ERP ?
- Établissez la liste des fonctionnalités prioritaires que vous recherchez et tenez‑vous‑y, en demandant aux éditeurs de répondre précisément à ce qui compte pour votre activité.
- Au‑delà des fonctionnalités de leur solution, les éditeurs doivent prouver leur engagement à collaborer avec votre entreprise, en tant que partenaires. Cela passe par des preuves qu’ils dépassent le strict minimum attendu, un dispositif d'accompagnement client ("Customer Success"), la prise en compte des retours et inscription des technologies innovantes (ML et IA) dans leur roadmap produit.
« Les membres de l’équipe peuvent se connecter de partout, même sur leur téléphone, pour traiter les validations. Passer à un système entièrement automatisé apporte énormément d’avantages : c’est intuitif et c’est un énorme progrès par rapport à notre ancien outil. Le coût a aussi été pris en compte dans la décision. Les retours des équipes métiers sont très positifs. »
Katrina Ena
Responsable des comptes fournisseurs, Fluidra
L’autonomie permet de prendre les bonnes mesures en toute circonstance.
L’IA et le Machine Learning viennent combler les limites de l’automatisation basée sur des règles en créant des moteurs autonomes pour la gestion des factures. Là où l’automatisation impose qu’un ensemble d’actions se déclenche à l’arrivée d’un événement, l’autonomie (grâce à l’IA et au Machine Learning) fait en sorte que le bon ensemble d’actions se déclenche, même si les paramètres évoluent.
C’est une nuance subtile, mais importante. Par exemple, un système autonome fait circuler les validations vers la bonne personne même si le circuit change à cause d’une absence, d’un changement de poste ou d’une réorganisation d’équipe — le tout sans intervention humaine. Efficace, non ?
Retour d'expérience n°3 : La prise de décision pour automatiser la comptabilité fournisseurs.
Nous avons fait notre choix. Maintenant il faut convaincre tout le monde.
Après un mois d’évaluations des différents fournisseurs, de nombreuses démos et des heures d’analyse, nous avons enfin resserré notre sélection. Nous devons maintenant obtenir l’aval de notre DAF et des autres parties prenantes décisionnaires.
Nous avons travaillé avec les meilleurs éditeurs, qui ont contribué à bâtir notre business case et nos calculs de ROI pour clarifier les attentes. La DSI a également pesé dans la décision : pour elle, priorité à une intégration robuste avec notre ERP et à un modèle de déploiement éprouvé.
Mon équipe a fait une liste des bénéfices tangibles à attendre de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs :
- Des heures de travail économisées grâce à l’IA et au Machine Learning.
- Des gains liés aux remises pour paiement anticipé et à la négociation de meilleures conditions de paiement.
- La possibilité de gérer la croissance sans augmenter les effectifs, entre autres.
A cela s'ajoutent des gains plus qualitatifs:
- La possibilité de consacrer davantage de temps aux dimensions plus stratégique de la comptabilité fournisseurs.
- La possibilité de faire gagner du temps aux utilisateurs dans le circuit de validation des factures.
- La prise en charge du travail à distance, désormais incontournable. Et plus encore !
Bonus : Au fil du processus, nous avons vu une vraie opportunité de rapprocher la comptabilité fournisseurs des achats. Au lieu de nous renvoyer mutuellement la balle, nous pouvons adopter une solution qui comprend le rôle des achats et rapproche facilement des bons de commande complexes, ce qui fluidifie la relation : un vrai plus.
Il est temps maintenant d’obtenir le feu vert final pour déployer la solution d’automatisation de la gestion des factures fournisseurs que nous avons retenue.
- Un business case solide pour l’automatisation de la comptabilité fournisseurs doit démontrer clairement le retour sur investissement afin d’obtenir l’adhésion des parties prenantes. À noter : une solution d’automatisation de la gestion des factures fournisseurs dans le cloud permet de réduire les coûts, d’augmenter la marge et d’améliorer les relations avec les fournisseurs.
- Travaillez avec un éditeur disposant d’une méthodologie éprouvée et d’un time‑to‑value rapide, afin d’obtenir des bénéfices immédiats et d’atteindre rapidement le seuil de rentabilité et un ROI tangible.
- Démontrer les bénéfices immédiats et à plus long terme de l’automatisation, notamment sur les relations fournisseurs et les équipes achats :
- Payez dans les temps et bénéficiez de remises pour paiement anticipé, ce qui améliore l’efficacité, la visibilité et la performance financière.
- Simplifiez les audits et oubliez les heures supplémentaires.
- Gagnez la confiance des fournisseurs, ce qui est source d'économies et bien plus encore.
« C’était formidable de travailler avec l’équipe et l’ensemble du processus de mise en œuvre s’est très bien déroulé. Nous sommes très heureux de ce projet et ravis d’utiliser Medius. Merci ! »
Joanne Kime
Polaris Sales Inc
Travaillez-vous pour ou contre les achats ?
Une collaboration saine entre les équipes achats et finance peut vraiment transformer une organisation. Elle est indispensable pour produire un travail fiable et précis. À l’inverse, une mauvaise entente entre ces deux fonctions entraîne plus d’erreurs et détériore les relations avec les fournisseurs.
Retour d'expérience n°4 : Le déploiement de la solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs et la conduite du changement
Déployer facilement l’automatisation de la comptabilité fournisseurs.
Notre super éditeur a répondu à toutes nos questions et anime des sessions de formation pour les utilisateurs avancés. Il a aussi organisé des parcours pour les utilisateurs métiers, et nous recevons chaque semaine des e‑mails avec de courtes vidéos pour accompagner le déploiement. Cet accompagnement fait partie des raisons pour lesquelles nous l’avons choisi.
Je peux également trouver de l’aide sur le portail en ligne, régulièrement mis à jour avec de nouvelles informations et fonctionnalités. On y trouve même une FAQ et des tutoriels vidéo, ce qui rend l’auto‑formation simple et rapide. Top !
C’est aussi rassurant d’avoir le soutien des autres directions, comme la DSI, qui s’était fixée il y a 5 ans l’objectif d’être entièrement « cloud ». La DSI est totalement ravie de notre nouvelle solution d’automatisation de la gestion des factures fournisseurs : la mise en production se fera 100 % à distance et toutes les futures mises à jour auront lieu dans le cloud. Pour les équipes IT, savoir qu’elles n’auront pas à gérer une solution lourde sur site, c’est un vrai plus.
- Le déploiement après la signature avec un éditeur ne doit pas réserver de surprises. Dès la phase de sélection, fixez des attentes claires des deux côtés sur la répartition des responsabilités et les travaux préparatoires pour assurer une mise en production fluide.
- La DSI doit être à l’aise avec les attentes. Documentez et validez les intégrations pour éviter tout blocage inattendu.
- Une solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs se déploie vite et apporte des bénéfices immédiats et significatifs. L’éditeur doit démontrer sa capacité à vous aider à réaliser la mise en production dans des délais raisonnables. Il doit aussi prioriser la réussite de ses clients et à fournir des références clients solides et vérifiables pour étayer ses promesses.
« L’équipe Medius nous apporte des éclairages sur les standards du secteur et les meilleures pratiques, auxquels nous n’avions ni accès ni même conscience auparavant. La combinaison d’une technologie moderne et d’une expertise métier nous est extrêmement précieuse. »
Alden Senteney
Gestionnaire de projet, Briggs Equipment
Retour d'expérience n°5 : Récolter les fruits d'une véritable automatisation de la comptabilité fournisseurs
Bravo. Enfin une automatisation de la comptabilité fournisseurs, telle qu'elle devrait être.
Six mois plus tard, on est ravis. Nous avons résorbé tout notre backlog de factures et lancé une initiative stratégique avec nos principaux fournisseurs pour dégager de la valeur.
La visibilité est exceptionnelle.
- Nous voyons les exceptions fournisseurs et, maintenant que nous avons du temps, nous travaillons avec eux pour réduire les erreurs.
- Les analyses sont ultra‑précises. Des tableaux de bord prêts à l’emploi pour la direction étayent les décisions critiques au quotidien. Notre DAF est enchanté et nettement moins stressé.
- Les rapports que j’ai créés et planifiés sont clairs. Ils sont actualisés en permanence grâce aux données dans le cloud, et en plus ils sont faciles à personnaliser.
Nous collaborons plus que jamais avec les achats, notamment sur les politiques et procédures internes. J’ai entendu dire qu’ils discutent avec notre nouvel éditeur du déploiement de modules de sourcing et de gestion des contrats pour encore gagner en efficacité sur le processus P2P.
Nos décisionnaires métiers sont eux aussi satisfaits. Où qu’ils soient, ils reçoivent les informations nécessaires pour approuver les factures hors bon de commande depuis leur application mobile.
Avec le recul, je ne comprends pas pourquoi nous n’avons pas modernisé notre processus plus tôt avec une solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs...Honnêtement, j’ai l’impression que ma fiche de poste est enfin entrée dans le XXIe siècle. Mon équipe et moi travaillons sur des initiatives stratégiques et l’amélioration continue des KPI. Nous nous sentons réellement utiles et créateurs de valeur pour l’entreprise.
Les bénéfices sont év idents. C’est vraiment la gestion d'une comptabilité fournisseurs telle qu’elle devrait être : la technologie d’automatisation autonome nous permet de nous concentrer sur ce qui compte vraiment pour le business.
- Vous vous souvenez des “gains rapides” évoqués plus tôt ? Ce que Sarah décrit ici n’est qu’un début de ce qu’offre un processus de comptabilité fournisseurs moderne, largement automatisé et sans intervention manuelle.
- L'automatisation des paiements génère des économies et des gains récurrents via les paiements électroniques. L’efficacité accrue vous redonne du temps, que vous pouvez réinvestir pour lever les frictions et optimiser vos opérations, de la réception d'une facture jusqu'à son paiement.
- Avec des contrôles robustes et une visibilité de bout en bout, vous pouvez vous concentrer sur l’amélioration continue, en vous appuyant sur des benchmarks étayés par les données pour mesurer vos progrès et fixer des objectifs réalistes pour l'avenir.
« Nous aimons voir combien de factures sont réellement traitées sans intervention manuelle et mesurer tout le temps que cela nous libère. Avant, nous n’avions que 12 agences ; nous avons pu passer à 18 sans avoir besoin de recruter. »
Mayra Perez
Responsable de la comptabilité fournisseurs, Chadwell Supply
Vous voulez avoir une vision totale sur les dépenses ?
Les tableaux de bord et rapports sont utiles, mais les équipes finance ont besoin d'avoir les bonnes données au moment de décider. La vraie valeur de la visibilité, c’est de repérer en temps réel les risques ou les doublons de factures pour résoudre les problèmes sans attendre. Une vision holistique vous donne les réponses dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.
Lisez notre guide pour savoir comment déployer une gestion autonome des factures fournisseurs, appuyée par l’IA et le Machine Learning, et obtenir ainsi une visibilité totale sur toutes vos données financières clés. Bref, ce qu'on pourrait appeler le « nirvana » de la gestion des factures fournisseurs.
Medius, pour une comptabilité fournisseurs réellement autonome. Comme il se doit.
Pourquoi Medius ? Nous sommes l’un des principaux fournisseurs mondiaux de solutions de gestion des dépenses basées sur le Cloud. Nous aidons les organisations à faire progresser leur activité en leur permettant d’optimiser l’efficacité de leurs processus, de réaliser des économies et d’améliorer leur contrôle financier.
