5 signes qui montrent que vous devez faire évoluer vos outils de comptabilité fournisseurs
Vos performances sont-elles freinées par des processus défaillants ?
- Introduction
- Quand le traitement des factures devient problématique
- Quand les tâches manuelles sont trop chronophages
- Quand les fraudes et vulnérabilités sont de plus en plus difficiles à détecter
- Quand les différents outils ne communiquent pas entre eux
- Quand les ERP ne sont pas connectés et entraînent des erreurs
- Les solutions que proposent Medius
L'évolution technologique dans le domaine de la comptabilité fournisseurs s'accélère, portée par l'intelligence artificielle et l'automatisation avancée. Pourtant, de nombreuses entreprises restent prisonnières de solutions obsolètes qui transforment chaque journée en parcours du combattant.
Pour les directeurs financiers et responsables comptables, la question n'est plus de savoir si il faut moderniser, mais quand agir avant que toutes ces inefficacités n'impactent durablement la performance.
Découvrez dans cet article les cinq signaux d'alarme qui révèlent que vos outils de comptabilité fournisseurs sont devenus des obstacles à votre croissance.
- Quand le traitement des factures devient problématique
Question : de combien de temps votre équipe a-t-elle besoin pour traiter une facture ? Si la réponse dépasse trois jours, votre technologie ne vous rend pas service !
L’enregistrement des factures fournisseurs devrait être le point de départ d'un processus fluide, et non d’un combat quotidien. Dans la réalité, beaucoup d'équipes s’appuient encore sur des systèmes basés sur des règles rigides qui exigent des ajustements permanents, sources d’erreurs et de retards.
Prenons l'exemple concret d'un responsable de la comptabilité fournisseurs dans une entreprise de BTP. Confronté à l’arrivée chaque jour de centaines de factures dans des formats variés, il consacre des heures précieuses à corriger des modèles défaillants qui ratent les informations essentielles, alors que c’est autant de temps qu'il pourrait investir dans l'analyse stratégique !
Benchmarkez vos performances :
| KPI | MOYENNE MARCHÉ | EXCELLENCE  |
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| Factures sans BC | |||
| Temps total de traitement | 7,43 jours | 2,04 jours | |
| Taux de saisie automatique | 70 % | 98,8 % | |
| Taux de routage automatique | 64,42 % | 99,58 % | |
| Délai d'approbation moyen | 3,27 jours | 0,69 jours | |
| Factures avec BC | |||
| Temps total de traitement | 5,61 jours | 0,98 jours | |
| Taux de saisie automatique | 69,3 % | 99,3 % | |
| Taux de traitement sans intervention | 63,31 % | 92,32 % |
Source : Benchmarks Medius - 2024
Toute la différence réside dans le bon usage de l'intelligence artificielle. Une solution de comptabilité fournisseurs moderne dans le cloud permet d’éliminer la dépendance aux templates et s'adapte automatiquement aux nouveaux formats, afin de minimiser drastiquement les interventions manuelles.
Cette agilité transforme votre processus de facturation en avantage concurrentiel, avec à la clé des délais de paiements fournisseurs mieux respectés, un accès aux remises pour règlement anticipé et une optimisation significative de votre trésorerie.
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Quand les tâches manuelles sont trop chronophages
87 % des responsables financiers consacrent en moyenne six heures par semaine uniquement à répondre aux demandes fournisseurs – soit 28 emails quotidiens de réclamations qui pourraient être évités ! Cela représente en moyenne six heures par semaine passées à répondre aux demandes des fournisseurs à propos des factures. Si vos équipes passent plus de temps à rechercher, rapprocher et transférer des factures qu'à analyser la performance financière de l’entreprise, votre technologie vous fait régresser au lieu de vous aider !
De nombreuses organisations s’enferment encore dans des systèmes d'automatisation robotisée (RPA) basés sur des règles rigides, nécessitant une intervention dès qu'une facture s'écarte du format attendu. Dans une entreprise que nous avons accompagnée, l'équipe en charge de la comptabilité fournisseurs perdait des heures à récupérer des factures mal classées ou à valider manuellement des écarts pourtant prévisibles, liés par exemple à des frais de transport ou à des différences minimes de poids.
La révolution apportée par l'apprentissage automatique change tout. Elle permet une réduction jusqu'à 70 % des interventions manuelles, grâce à des outils qui apprennent, évoluent et s'adaptent aux exceptions, et ce, sans intervention humaine.
Chez Medius, nos solutions Medius Copilot et Supplier Conversations incarnent bien cette transformation : l’automatisation des tâches répétitives et la gestion intelligente des demandes fournisseurs permettent de libérer du temps aux équipes pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
« Medius propose une IA et une solution d’apprentissage automatique de pointe, bien supérieures au logiciel que nous avions avant. L’outil devient réellement plus "intelligent" avec chaque facture. »
Michael Weare
Chef de projet, Granngården
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Quand les fraudes et vulnérabilités sont de plus en plus difficiles à détecter
Posez la question à votre équipe : « Vous sentez-vous protégés contre la fraude ? » Si la réponse est hésitante, votre vulnérabilité est bien réelle !
La fraude en comptabilité fournisseurs représente un fléau silencieux qui coûte des millions d’euros chaque année aux entreprises. 20 % des professionnels de la finance ne peuvent même pas estimer l'impact financier de la fraude – souvent parce qu'ils ignorent qu'elle se produit. Les 80 % restants évaluent le coût moyen à 133 000 € par an.
Sans détection de fraude efficace en temps réel, vous exposez votre organisation à des paiements en doublon, à des fournisseurs frauduleux, ou à des factures fictives. Ces risques ne sont pas théoriques – ils impactent quotidiennement des entreprises de toutes tailles.
Un exemple concret : Karl Lagerfeld
Grâce à Medius, l'équipe de Karl Lagerfeld a totalement repensé ses processus. À la clé, une réduction drastique du temps consacré aux validations, une accélération des paiements, une vérification automatique des factures et une diminution significative des erreurs. Au-delà des gains de temps et d'argent, cette transformation a considérablement renforcé la stratégie globale de réduction des risques de l’entreprise.
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Quand les différents outils ne communiquent pas entre eux
Vous rapprochez encore manuellement les données entre vos outils de gestion des achats, de traitement des notes de frais et de comptabilité (entre autres) ? Cela signifie que vous travaillez en silos, ce qui vous freine dans votre travail.
Travailler sans approche intégrée de la comptabilité fournisseur génère des workflows inefficaces et des risques de conformité majeurs. Quand les outils de gestion des comptes fournisseurs fonctionnent en vase clos, vous perdez la visibilité sur la chaîne achats-finance, ce qui se traduit par des processus inefficaces et chronophages.
La solution ? Une suite tout-en-un qui améliore la visibilité et automatise les processus. Prenons l'exemple de la gestion intégrée des notes de frais au sein d’une solution de comptabilité fournisseurs : cela permet d’optimiser l'efficacité, de renforcer le contrôle des dépenses en gérant simultanément les achats directs et les frais des collaborateurs, de faciliter les processus de soumission et de validation, et d’obtenir des analyses en temps réel sur les habitudes d’achat.
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Quand les ERP ne sont pas connectés et entraînent des erreurs
Sans intégrations avec vos ERP, vos équipes en charge des comptes fournisseurs doivent faire face quotidiennement à des incohérences de données et réaliser des tâches redondantes pour rapprocher les données : c’est une perte de temps et une source importante de frustration !
Cette problématique est encore plus forte dans les groupes issus de fusions-acquisitions, utilisant plusieurs ERP différents - comme c’est par exemple le cas chez notre client Fluiconnecto.
Le rapprochement manuel nécessite de mobiliser des ressources précieuses. Il est source d’erreurs qui impactent la trésorerie et la prise de décision. Surtout, il enferme les équipes dans des tâches répétitives au détriment d’actions plus stratégiques.
Les connecteurs ERP transforment cette contrainte en avantage, en permettant un transfert de données fluide, une optimisation des processus et une amélioration de la précision. L'automatisation des tâches récurrentes - comme le rapprochement de factures - accélère les traitements et réduit drastiquement les erreurs humaines. Résultat : une clôture mensuelle plus fluide et des informations financières à jour, pour une prise de décision éclairée.
Ces intégrations favorisent également une collaboration renforcée entre départements, grâce à un référentiel unique pour toutes les données financières.
Adoptez une solution de comptabilité fournisseurs dans le cloud, comme Medius
Si vous reconnaissez votre organisation dans ces descriptions, le moment est venu de réévaluer votre choix d’outils de comptabilité fournisseurs !
Medius peut vous aider
Les solutions autonomes et dans le cloud de Medius révolutionnent les processus de comptabilité fournisseur. Medius va au-delà de l'automatisation traditionnelle pour rendre la gestion des comptes fournisseurs véritablement autonome. Grâce à notre technologie intelligente de saisie, de traitement et de paiement, notre IA apprend continuellement et s'améliore : elle devient plus performante - et vous facilite un peu plus la vie - à chaque facture traitée.
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