Facturation électronique obligatoire : quel impact sur les notes de frais ?
- Introduction
- Facturation électronique : les notes de frais sont aussi concernées
- Réforme de la facture électronique : quels sont les cas d’usage prévus pour les notes de frais
- Les points de vigilance pour la gestion des notes de frais dans le cadre de la réforme de la facturation électronique
- Intégrer la réforme de la facturation électronique à la gestion des notes de frais
- Moderniser la gestion des notes de frais : concilier conformité et efficacité
- Le saviez-vous ?
La réforme de la facturation électronique, qui entrera progressivement en vigueur à partir de septembre 2026, introduit de nouvelles obligations pour les entreprises françaises. Si l’attention se porte naturellement sur les factures, les notes de frais seront elles aussi impactées. Le sujet avance au sein du groupe de travail mis en place par la DGFiP, même si des points de vigilance demeurent. Pour réussir la bascule, les entreprises devront miser sur deux leviers essentiels : la conduite du changement et la fluidification des processus.
Facturation électronique : les notes de frais sont aussi concernées
La réforme de la facturation électronique en France repose sur deux volets complémentaires :
L’e-invoicing qui encadre l’émission, la transmission et la réception des factures électroniques entre entreprises.
L’e-reporting qui prévoit la transmission périodique à l’administration fiscale des données de transactions non couvertes par l’e-invoicing (ventes B2C, opérations internationales, etc.).
Cette réforme vise à digitaliser les échanges et les processus comptables, à renforcer la lutte contre la fraude fiscale et à améliorer la traçabilité des transactions.
Dans ce contexte, les notes de frais, en tant que pièces comptables à part entière, entrent pleinement dans le périmètre de la réforme : elles représentent des dépenses professionnelles justifiées et comptabilisées et sont donc soumises à la même obligation de conformité, de traçabilité et de contrôle.
Réforme de la facture électronique : quels sont les cas d’usage prévus pour les notes de frais
Dans le cadre des travaux préparatoires à la réforme, le groupe de travail piloté par la DGFiP a identifié plusieurs cas d’usage concernant la gestion des notes de frais, qui relèvent soit du e-invoicing, soit du e-reporting.
Ces cas concernent des dépenses payées par des collaborateurs, hors carte d’achat ou carte logée.
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Si la facture est émise au nom de l’entreprise, elle relève de l’e-invoicing. Le collaborateur agit alors en tiers payeur et doit veiller à demander une facture électronique.
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Si seul un reçu est disponible et qu’il n’est pas établi au nom de l’entreprise, la transaction est considérée comme une opération B2C du point de vue du fournisseur et relève donc de l’e-reporting.
Il s’agit des dépenses réglées via une carte logée ou une carte d’achat, par exemple pour une chambre d’hôtel ou des billets de train. Elles sont déjà payées directement par l’acheteur (l’entité publique, le comptable ou encore par un tiers désigné au moment du paiement).
Ces transactions doivent être accompagnées d’une facture B2B déjà réglée dans le cadre du volet e-invoicing, et de l’envoi du e-reporting par le fournisseur, en indiquant le statut du paiement (encaissé).
Les tickets de péage remis à un assujetti seront soumis à la facturation électronique, mais une tolérance administrative est prévue. En effet, les reçus délivrés aux barrières de péage seront considérés comme des documents valant facture s’ils mentionnent : le taux et le montant de la TVA, un numéro séquentiel (numéro unique attribué à chaque reçu et dans l’ordre chronologique) et un espace réservé à l’usager pour ses informations.
A l’inverse, lorsque les paiements seront effectués dans le cadre d’un abonnement ou d’une carte accréditive, l’e-invoicing s’appliquera. Les factures liées à ces abonnements ou cartes devront alors comporter toutes les mentions obligatoires prévues par la réglementation.
Les notes de restaurant émises à un assujetti entreront dans le champ de la facturation électronique. Toutefois, une tolérance administrative s’appliquera en fonction du montant de la dépense :
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pour les montants inférieurs à 150 € HT, les reçus pourront être émis sans mentionner les éléments d’identification du client. Pour plus de simplification, lorsque le montant de la prestation sera inférieur à 25 €, le restaurateur ne sera pas non plus tenu d’émettre une facture électronique,
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pour les montants supérieurs à 150 € HT, ces dépenses devront obligatoirement générer l’émission d’une facture électronique (e-invoicing) au nom de l’entreprise assujettie.
« L’objectif de la réforme est bien l’adoption de la facture électronique dès l’entrée en vigueur, y compris pour les notes de frais. Néanmoins, en cas d’erreur de la part des collaborateurs, il sera possible de demander une facture à posteriori. », précise Agi Dhima, VP Product d’Expensya by Medius.
Les points de vigilance pour la gestion des notes de frais dans le cadre de la réforme de la facturation électronique
Malgré les avancées de la réforme, certains aspects opérationnels méritent une attention particulière.
« Cela doit inciter les entreprises à rester vigilantes face aux évolutions réglementaires et à prévoir des processus agiles pour s’adapter aux futures précisions de la DGFiP », souligne Agi Dhima.
Le décalage de calendrier
La réforme de la facturation électronique s’étalera sur deux années :
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à compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques,
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à cette même date, l’émission de factures électroniques ainsi que l’obligation d’e-reporting deviendront obligatoires pour les grandes entreprises et les ETI, tandis que les PME et TPE ne seront concernées qu’à partir du 1er septembre 2027.
Cette mise en œuvre progressive entraînera inévitablement des décalages dans les échanges : durant la période transitoire, certaines entreprises émettront déjà des factures électroniques tandis que d’autres continueront à utiliser des formats traditionnels (PDF ou papier).
Les grandes structures devront donc assurer la gestion de flux hybrides, en garantissant la compatibilité entre les systèmes et la cohérence des données transmises via les Plateformes Agrées (PA). Cette phase d’adaptation sera essentielle pour fluidifier les échanges et sécuriser la transition vers un modèle 100 % électronique.
Le risque de doublon
Un point de vigilance important concerne le risque de doublons entre les notes de frais déclarées par les collaborateurs et les factures électroniques déjà transmises par les commerçants dans le cadre de l’e-invoicing. Si ces deux flux ne sont pas correctement rapprochés, cela peut entraîner :
- une double comptabilisation de la dépense,
- ou pire, un double remboursement au collaborateur.
Pour limiter ce risque, il est recommandé de :
- mettre en place un rapprochement automatisé entre les notes de frais et les factures électroniques reçues via une plateforme agréée,
- vérifier systématiquement le statut et le montant de chaque facture avant validation et remboursement,
- former les collaborateurs sur les principes fondamentaux de la réforme, ses cas d’usage et les nouvelles pratiques à adopter,
- se doter d’une solution capable de gérer la réforme, d’accompagner le collaborateur en temps réel, de respecter les délais de transmission des données à l’administration fiscale et d’alerter automatiquement en cas de risque de doublon.
Les dépenses réalisées à l’international
Certaines dépenses professionnelles nécessitent une vigilance accrue, notamment les abonnements à des services en ligne ou logiciels SaaS, tels que les outils de traduction, souscrits par des collaborateurs auprès d’éditeurs basés à l’étranger (exemple : outil de traduction en ligne, …).
- Si l’entité légale du fournisseur est basée à l’international et que la facture est établie au nom de l’entreprise assujettie, ces achats relèvent alors de l’e-reporting.
- En revanche, si le document n’est pas au nom de l’entreprise (ex. un simple reçu), il ne fait pas l’objet d’un e-reporting pour l’entreprise assujettie.
Intégrer la réforme de la facturation électronique à la gestion des notes de frais
Pour intégrer efficacement la réforme de la facturation électronique, les entreprises doivent identifier les cas d’usage applicables à leurs pratiques, évaluer l’adéquation de leurs processus existants et définir une feuille de route pour incorporer ces changements dans la gestion de leurs notes de frais.
Afin de faciliter cette transition et d’optimiser l’efficacité, plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en place :
digitaliser les notes de frais dès leur saisie, pour simplifier leur intégration dans le système comptable,
choisir des solutions compatibles avec les formats de factures électroniques, capables d’automatiser le rapprochement entre les justificatifs et les factures et d’éviter les doublons,
mettre en place un contrôle interne, garantissant la conformité fiscale et l’archivage des justificatifs.
Ces bonnes pratiques sont particulièrement efficaces lorsqu’elles s’appuient sur une solution de gestion des notes de frais connectée à une plateforme agréée (PA). Une telle solution permettra d’automatiser la remontée des données dans les délais réglementaires, d’assurer une traçabilité complète et une centralisation des dépenses, d’accompagner les utilisateurs en temps réel, tout en simplifiant les opérations et en améliorant l’expérience utilisateur.
Moderniser la gestion des notes de frais : concilier conformité et efficacité
Dans un environnement en constante évolution, la gestion des notes de frais ne peut plus être une source de perte de temps, même face à des nouvelles obligations réglementaires. La moderniser, c’est allier conformité, automatisation et maîtrise des dépenses, tout en activant des leviers d’efficacité tels que la simplification du processus, la détection des fraudes ou la récupération de la TVA.
Expensya by Medius, dont la maison mère, Medius, est pré-certifiée plateforme agréée (PA), digitalise et automatise l’ensemble du processus de gestion des dépenses professionnelles, de la capture du justificatif au remboursement, tout en permettant un archivage à valeur probante.
Medius s’attache à couvrir les cas d’usage de la gestion des notes de frais identifiés par la réforme, en s’appuyant sur quatre axes clés, et à intégrer nativement ces obligations dans sa solution Expensya by Medius :
Réception et traitement automatique des factures électroniques :
recevoir les factures électroniques, les réconcilier automatiquement avec les dépenses déjà créées par le collaborateur et alerter en cas de doublons, les intégrer en comptabilité et les archiver systématiquement de façon électronique,
Consultation des factures et justificatifs :
afficher les factures et justificatifs dans un format lisible, consultable et compréhensible par tous les utilisateurs,
Gestion de l’e-reporting :
identifier les factures concernées par l’e-reporting, extraire les données nécessaires et les transmettre à la DGFIP via la plateforme agréée,
Accompagnement de la conduite du changement auprès des collaborateurs, en mettant à disposition, dans l’application web et mobile, toutes les informations liées à la réforme (codes de routage, identifiant collaborateur, etc.).
En effet, compte tenu des nouvelles pratiques introduites par cette réforme, une conduite du changement auprès des collaborateurs sera nécessaire pour assurer son adoption et éviter tout risque de sanctions réglementaires.
Pour accompagner cette transition, Agi Dhima, VP Product d’Expensya by Medius, prévoit notamment :
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l’envoi de notifications en temps réel lors des paiements via la carte Expensya by Medius, pour rappeler les données nécessaires à la transmission de la facture par le marchand,
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la mise à disposition de QR codes pour faciliter la saisie côté marchand et fluidifier le processus de paiement,
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après le paiement, le système vérifiera automatiquement si une facture électronique est attendue en fonction du cas d’usage et centralisera l’information pour s’assurer qu’elle est bien disponible avant la comptabilisation de la dépense.
Pour prévenir les doublons, Expensya by Medius effectue déjà des rapprochements automatiques et continuera à le faire dans le cadre de la réforme, en réconciliant les dépenses saisies manuellement avec les factures électroniques reçues, sécurisant ainsi le processus à chaque étape pour le collaborateur, le manager et l’équipe comptable.
Le saviez-vous ?
Grâce à son OCR de pointe et son automatisation augmentée par l’intelligence artificielle, Expensya by Medius traite les dépenses professionnelles rapidement, de manière rigoureuse et conforme, tout en détectant les fraudes en temps réel.
La solution répond aux questions des collaborateurs, gère la multi-TVA et permet une gestion à l’international, traduit les justificatifs, intègre des cartes de paiement et s’interface avec les systèmes comptables pour garantir une traçabilité complète et optimiser la récupération de la TVA.
Pour en savoir plus, contactez-nous via ce formulaire.
