Comprendre le rapprochement à deux et trois facteurs en comptabilité fournisseurs
- Introduction
- Qu’est-ce qu’un rapprochement à deux facteurs (two-way matching) ?
- Qu’est-ce qu’un rapprochement à trois facteurs (three-way matching) ?
- Comment les solutions d’AP Automation simplifie le rapprochement à deux et trois facteurs ?
- Quels sont les avantages de l’automatisation du processus Procure-to-Pay ?
- Souhaitez-vous transformer votre comptabilité fournisseurs ?
- Ressource additionnelle
En comptabilité fournisseurs, il existe deux méthodes de contrôle des factures pour vérifier leur conformité aux achats effectués. Le rapprochement à deux facteurs (two-way matching) consiste à comparer la facture du fournisseur avec le bon de commande avant de la régler. Le rapprochement à trois facteurs (three-way matching) ajoute le bon de livraison au processus, pour vérifier la bonne réception des biens ou des services commandés.
La comparaison peut porter soit sur l’en-tête, c’est-à-dire les informations globales telles que le montant total, les dates et les références, soit sur les lignes, qui détaillent chaque article ou service avec ses quantités et prix unitaires. La vérification ligne à ligne offre un contrôle plus précis et granulaire. Ces deux méthodes de rapprochement, par en-tête et par lignes, permettent d’adapter le niveau de précision en fonction du contexte et des objectifs de contrôle.
Qu’est-ce qu’un rapprochement à deux facteurs (two-way matching) ?
Le rapprochement à deux facteurs consiste à vérifier que les informations figurant sur la facture du fournisseur (description des biens ou services fournis, quantités, prix unitaires et conditions de paiement) sont conformes à celles du bon de commande. Si tout concorde, la facture peut être approuvée pour paiement. En cas d’écart, par exemple une différence de prix ou une quantité incorrecte, une vérification est lancée avant tout paiement.
Il convient particulièrement aux entreprises dont les processus d’achat sont relativement simples. Cependant, il ne permet pas de vérifier si les biens ou services ont réellement été livrés, ni s’ils sont conformes à ce qui a été acheté.
Qu’est-ce qu’un rapprochement à trois facteurs (three-way matching) ?
Plus complet et plus rigoureux, le rapprochement à trois facteurs ajoute un troisième document au processus : le bon de livraison. La facture est d'abord comparée au bon de commande, puis au bon de réception, afin de vérifier que les articles ou services commandés ont bien été livrés, dans les quantités prévues et en bon état. La facture n'est validée pour paiement que si les trois documents concordent. Toute incohérence déclenche une vérification.
Exemple concret de rapprochement à trois facteurs :
Une entreprise commande 100 unités d’un produit à 10 € l’unité.
- Le fournisseur livre 95 unités, mais facture 100 unités.
- Le bon de réception indique 95 unités reçues.
Lors du rapprochement à trois facteurs, l’incohérence est détectée (facturation de 100 au lieu de 95).
Cette méthode est particulièrement pertinente pour les entreprises qui gèrent des stocks physiques ou qui souhaitent renforcer leurs contrôles internes. Elle est en revanche moins adaptée aux prestations de services ou aux achats immatériels, pour lesquels il n'existe pas forcément de bon de réception.
Le rapprochement à trois facteurs permet d'accroître le niveau de contrôle, de réduire les risques d'erreur et de lutter plus efficacement contre les fraudes à la facture. Il permet de repenser le processus en impliquant les acteurs concernés (achats, services généraux, services métiers ou opérationnels, logistique, comptabilité, etc.) afin de garantir une cohérence globale et optimiser la performance opérationnelle.
Comment les solutions d’AP Automation simplifie le rapprochement à deux et trois facteurs ?
La gestion manuelle des factures fournisseurs, notamment les rapprochements complexes, est chronophage et propice aux erreurs. L'automatisation partielle améliore l'efficacité mais ne supprime pas les erreurs humaines lors des phases de vérification.
Seules des solutions qui s’appuient sur l’intelligence artificielle et le machine learning, tout en permettant de configurer des seuils de tolérance, sont susceptibles de réaliser en quelques secondes le rapprochement à deux et trois facteurs des factures fournisseurs. Elles évitent les retards de paiement causés par des écarts mineurs (quantité, prix…) entre la facture, le bon de commande et le bon de livraison. Ces solutions signalent automatiquement les écarts majeurs, les factures en doublon ou frauduleuses.
L'automatisation totale du processus de rapprochement grâce à l’IA permet ainsi de réduire les délais et les coûts de traitement des factures fournisseurs, tout en limitant les risques d’erreurs de saisie ou de fraude. Elle permet aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Quels sont les avantages de l’automatisation du processus Procure-to-Pay ?
Une solution Procure-to-Pay (P2P) permet aux entreprises d’automatiser l’ensemble du processus d’approvisionnement, depuis la commande jusqu’au règlement des factures fournisseurs, en passant par le rapprochement automatique des factures avec les bons de commande et de livraison.
Principaux avantages de l’automatisation du processus P2P :
Réduction des coûts et des erreurs : l’automatisation limite les saisies manuelles, vérifie l’exactitude des données des factures, les rend plus fiables et accélère les validations. Cela permet de diminuer les erreurs de paiement et les litiges.
Meilleure conformité et de l’auditabilité : chaque facture bénéficie d’une traçabilité complète, de sa réception à son archivage, ce qui rend plus faciles les contrôles internes et les audits externes.
Optimisation des relations avec les fournisseurs : en facilitant la communication, le suivi du statut des factures et le respect des délais de paiement, les solutions d’AP Automation contribuent à renforcer la confiance des fournisseurs.
Flexibilité du travail et attractivité des talents : les solutions cloud d’automatisation des processus de comptabilité fournisseurs facilitent le télétravail et attirent des profils sensibles aux technologies les plus récentes.
Amélioration de l’image de marque : une gestion rigoureuse des paiements renforce la crédibilité de l’entreprise auprès de ses partenaires commerciaux.
Souhaitez-vous transformer votre comptabilité fournisseurs ?
Découvrez comment Medius permet d’automatiser le traitement des factures fournisseurs, de la réception des factures jusqu’au paiement, et de gagner en précision, en visibilité et en contrôle.
Ressource additionnelle :
Vos processus comptables freinent-ils votre performance ?
Les équipes en charge de la comptabilité fournisseurs jouent un rôle stratégique en matière de gestion des dépenses et d’optimisation de la trésorerie. Pourtant, de nombreuses entreprises utilisent des outils obsolètes ou s’appuient sur des workflows manuels pour gérer leurs factures fournisseurs. Les solutions d’AP Automation intelligentes, qui tirent parti de l’intelligence artificielle et du machine learning, éliminent les inefficacités, fiabilisent les données et accélèrent les prises de décision. Elles permettent de transformer les fonctions financières.
Ce rapport de SSON détaille comment l'automatisation de la comptabilité fournisseurs permet de rendre le processus autonome.
