La numérisation des factures consiste à convertir les factures fournisseurs au format numérique, généralement à l’aide d’outils de reconnaissance optique de caractères (OCR), lesquels permettent d'interpréter les textes et données chiffrées figurant sur les factures.
Le terme numérisation de factures était au départ utilisé pour désigner la conversion d'une facture papier en un format électronique (PDF ou image), grâce à des scanners matériels. Avec la transformation digitale et les réformes de facturation électronique obligatoire, de moins en moins d’entreprises émettent et reçoivent des factures au format papier.
Qu’une facture papier soit numérisée ou électronique (par exemple, PDF), de plus en plus d’entreprises s'appuient sur des solutions de capture des données de facture (OCR, algorithmes avancés ou intelligence artificielle) qui permettent d’extraire automatiquement les informations contenues dans les factures (numéro, date, montant, nom du fournisseur, TVA, libellé, etc.). Grâce à cette extraction automatique, les données peuvent être exploitées directement par un système informatique (ERP, logiciel comptable, etc.).
Les organisations qui reçoivent des factures fournisseurs papier ont historiquement deux options : soit elles les scannent manuellement en interne, soit elles externalisent le processus de numérisation des factures à un tiers (opérateur de dématérialisation).
Les outils modernes de capture des données de facturation, tels que Medius Capture, utilisent l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML) pour améliorer la précision et réduire le travail manuel. Ces systèmes peuvent apprendre à partir des factures passées, s'adapter à de nouveaux formats et traiter diverses mises en page sans avoir besoin de modèles.
Principales fonctionnalités de la saisie des factures basée sur l'IA :
Les outils traditionnels de capture des factures s'appuient souvent sur la reconnaissance basée sur des modèles, utilisant des règles prédéfinies pour identifier les champs de données. Cela signifie qu'ils nécessitent généralement une configuration manuelle pour chaque fournisseur ou format de facture.
En revanche, les systèmes basés sur l'IA utilisent l'apprentissage automatique pour extraire les données sans s'appuyer sur des modèles. Cela les rend plus flexibles et évolutifs, en particulier pour les organisations qui traitent les factures de centaines ou de milliers de fournisseurs.
| Fonctionnalité | Capture basée sur des modèles | Capture basée sur l'IA |
|---|---|---|
| Flexibilité de mise en page | Limitée – dépendante du format | Très adaptable aux nouveaux formats |
| Configuration et maintenance | Nécessite une configuration manuelle | Apprend automatiquement à partir de modèles |
| Précision dans le temps | Statique | S'améliore avec l'utilisation |
| Gestion des exceptions | Souvent manuelle | Peut suggérer automatiquement des résolutions |
| Évolutivité | Nécessite des efforts à mesure que le volume augmente | Gère facilement les volumes croissants |
La capture des factures est généralement la première étape d'un processus automatisé de comptabilité fournisseurs. Une fois les données des factures extraites, elles peuvent être validées, mises en correspondance avec les bons de commande, codées dans les comptes appropriés et transmises pour approbation.
Une capture de données de haute qualité améliore l'automatisation en aval. Par exemple :
Exemple : la capture de factures basée sur l'IA en action
Une solution AP basée sur l'IA peut extraire les données d'une facture fournisseur et automatiquement :
Recommander le code comptable approprié
en fonction des modèles passés
Suggérer le bon approbateur à partir
des approbations historiques
Signaler les incohérences ou les divergences
par rapport aux factures précédentes
Bien que les factures électroniques soient de plus en plus courantes, certains secteurs et certaines régions utilisent encore des factures papier. Dans ces cas, des scanners physiques numérisent les documents afin que les outils d'IA/OCR puissent extraire les données. Les entreprises peuvent soit numériser les documents en interne, soit externaliser cette tâche, pour ne travailler ensuite qu'avec les fichiers numériques.
Gain de temps
Automatisation de la saisie des données et réduction des interventions manuelles
Précision
Réduit les erreurs dans la saisie des données et la correspondance des factures
Conformité
Garantit une piste d'audit claire et un traitement cohérent
Évolutivité
Prend en charge des volumes élevés de factures sans nécessiter de personnel supplémentaire
Intégration ERP
Envoie les données validées directement dans des systèmes tels que SAP, Oracle, NetSuite et Microsoft Dynamics
Non. La numérisation et la digitalisation d'une facture ne constituent qu'une étape du processus global d'automatisation des comptes fournisseurs. Une véritable automatisation nécessite la capture de données exploitables, leur validation et leur acheminement via des workflows sans intervention manuelle.
Les factures numérisées qui nécessitent encore un traitement manuel (tel que le codage, la mise en correspondance ou les approbations) ne sont pas entièrement automatisées.
Les factures papier, les documents numérisés, les PDF, les factures électroniques (e-factures) et les factures EDI.
La plupart des solutions s'intègrent facilement aux plateformes ERP et comptables afin de transférer automatiquement les données capturées, ce qui réduit le travail manuel et améliore le flux de travail.
Oui. De nombreux outils prennent en charge plusieurs langues et devises, ce qui permet un traitement et une conformité précis des factures à l'échelle mondiale.
