Ce scénario vous semble-t-il familier ?
Un service Passation de marchés de construction et d'ingénierie a négocié un rabais important avec un entrepreneur pour la construction d'une nouvelle école. Dans le cadre de l'accord, le paiement de la première phase du projet doit être effectué dans un certain délai et nécessite l'approbation de la direction en raison de la valeur du projet
Ricardo est le gestionnaire de contrat chargé de recevoir l'approbation rapide pour obtenir la remise convenue. Actuellement, le processus nécessite un suivi par e-mail et l'un des approbateurs n'est pas au bureau, ce qui bloque le contrat. Ricardo est contraint de trouver une solution alternative pour éviter le risque de retard et de manquer une opportunité intéressante.
État actuel avant l'astuce :
L'approbation manuelle des contrats peut entraîner des engagements manqués, des violations de la conformité, l'absence de pistes d'audit, des goulets d'étranglement et d'autres processus désorganisés.
Solution
Medius Contract Management permet une gestion sécurisée et transparente du cycle de vie des contrats, depuis la création de l'enregistrement jusqu'à la signature. Le processus d'approbation des contrats est un processus automatisé qui implique l'activation, l'examen et l'approbation des contrats de manière à garantir l'efficacité, le contrôle et la conformité.
Le système dispose d'une structure contractuelle hautement configurable et de règles d'approbation flexibles basées sur un grand nombre de critères tels que les autorisations des utilisateurs, l'entité commerciale, les seuils de valeur, la catégorie et l'importance stratégique du contrat. Pour les approbations de contrats en déplacement, les approbateurs du flux de travail sont automatiquement notifiés et peuvent donner suite aux demandes d'approbation par e-mail sans avoir à se connecter au système.
Avantages
- Transparence totale tout au long du processus d’approbation
- Voies d'approbation flexibles
- Flux de travail automatisés et délégation d’autorité
- Rappels automatiques pour donner suite aux demandes d'approbation
- Approbations/rejets en ligne et par courrier électronique
- Piste d'audit complète de l'activité des utilisateurs
- Capacité à repérer rapidement les goulets d'étranglement et à y remédier
Configuration
- Les utilisateurs doivent disposer du rôle d'administrateur de contrat pour pouvoir configurer et gérer des systèmes d'approbation basés sur la valeur et l'entité juridique.
- Estimation du temps : selon la complexité du flux de travail d'approbation, sa mise en place peut prendre de quelques minutes à plusieurs heures. Toutefois, le temps investi au départ en vaudra la peine et permettra d'éviter cette tâche fastidieuse à l'avenir.
Note : Le contenu du Medius Success Portal est disponible en anglais uniquement.