Ce scénario vous semble-t-il familier ?
Kaya est responsable des finances et de la comptabilité et, chaque mois, un certain nombre de factures sont en souffrance et doivent être approuvées pour que les comptes puissent être clôturés. Afin de hiérarchiser le travail de son équipe, Kaya commence les actions de clôture du mois en exécutant le rapport standard « Factures en instance par gestionnaire ». Elle l'a enrichi d'étiquettes pour exclure les factures en attente depuis longtemps et celles pour lesquelles l'approbateur a fourni des informations sur le statut et la raison pour laquelle elles sont toujours en attente. Grâce à ce rapport, l'équipe de Ready Kaya peut facilement identifier les utilisateurs de l'entreprise qui ont besoin d'un rappel amical de son équipe pour approuver leurs factures.
Solution
Toutes les structures de comptabilité fournisseurs savent qu'à l'approche de la fin du mois, elles doivent jouer le rôle de « police et de rappel » en incitant les personnes à passer à l'action. Et s'il existait un moyen rapide de voir quelles factures sont encore en instance, pourquoi elles le sont toujours et quels gestionnaires de factures ont besoin d'un rappel « amical » pour approuver leurs factures.
Medius AP Automation (MediusFlow) est livré avec un ensemble de rapports standard que vous pouvez partager et adapter à votre guise. Le rapport « Factures en instance par gestionnaire » est l'un de nos plus utilisés, surtout en fin de mois. Ce rapport peut également être utilisé pour garantir que les régularisations sont comptabilisées avec précision afin que la comptabilité fournisseurs puisse clôturer les comptes de manière opportune et précise.
Avantages
- Communication améliorée avec les approbateurs
- Des rapports améliorés qui vous aident à prioriser votre travail et à vous concentrer sur les factures en fonction de leur étiquette/statut
Configuration
- Le rapport « Factures en instance par gestionnaire » est disponible dans l'ensemble de rapports standard de Medius AP Automations. Il vous suffit de commencer à l'utiliser et, si vous le souhaitez, de l'enrichir d'informations supplémentaires (par exemple en ajoutant des étiquettes) pour qu'il contribue encore davantage à l'efficacité de votre entreprise.
- Quelques points auxquels vous devriez réfléchir :
- Avez-vous besoin d'envoyer ces rapports sous forme de « Name and Shame » (Liste nominative des responsables en attente) aux chefs de service pour garantir une approbation en temps voulu ? Dans ce cas, assurez-vous qu'aucune information confidentielle n'est incluse dans le rapport
- Vous pouvez également trier ce rapport par date d'échéance pour vous assurer que vous vous concentrez sur les paiements qui arrivent à échéance rapidement - si vous n'exécutez un cycle de paiement qu'une fois par mois, c'est essentiel
- Vous pouvez ajouter des étiquettes au rapport afin d'exclure les personnes dont vous savez qu'elles rencontrent déjà un problème
Note : Le contenu du Medius Success Portal est disponible en anglais uniquement.