Ce scénario vous semble-t-il familier ?
Control Energy fournit l'électricité aux huit bureaux de Sprightly et facture mensuellement la société. La facture est répartie en fonction de la superficie de chaque site, ce qui signifie que le professionnel de la comptabilité fournisseurs doit calculer manuellement le montant et le répartir dans le bon code de site chaque mois. Cette pratique est longue et fastidieuse et doit être effectuée pour plusieurs factures de services publics dans l'ensemble de la société. Dans certains cas, les coûts ne sont pas seulement répartis par site, mais aussi par service, ce qui signifie qu'il peut y avoir des centaines de centres de coûts sur une seule facture. Les modèles comptables peuvent être utilisés pour créer une distribution comptable définie et appliquée automatiquement en fonction du fournisseur ou ajoutée à une facture au moment de l'examen. Les utilisateurs peuvent même créer leur propre modèle si vous leur en donnez l'autorisation.
Solution
Ne saisissez plus manuellement les codes comptables pour les distributions comptables courantes.
Vous arrive-t-il de saisir toujours les mêmes informations de codage sur les factures ? Pour les factures et les fournisseurs pour lesquels il existe un ensemble standard de distributions, vous pouvez utiliser les modèles comptables pour configurer un codage par défaut basé sur un montant fixe, des pourcentages, ou même laissé libre, de sorte que la comptabilité fournisseurs ne doive pas passer son temps à saisir manuellement les codes et les montants chaque mois lorsque l'information est toujours la même.
Avantages
- Supprimer les difficultés de codage en attribuant des modèles comptables aux factures par fournisseur
- Réduire les erreurs de saisie grâce à l'application automatique des codes et des montants
- Réduire le délai global de traitement des factures
Configuration
- Les utilisateurs disposant du rôle de comptabilité fournisseurs dépenses peuvent modifier et supprimer des modèles comptables et les utilisateurs autorisés peuvent les créer et les enregistrer.
- Quelques points auxquels vous devriez réfléchir :
- Y a-t-il des factures que vous recevez régulièrement et qui ont toujours la même répartition comptable ?
- Les répartitions entre numéros de comptes changent-elles à chaque fois ou s'agit-il d'un pourcentage fixe ?
- Devez-vous configurer des modèles comptables pour certains rôles ou utilisateurs, ou s'appliquent-ils à tout le monde ?
- Allez-vous permettre aux utilisateurs de configurer leurs propres modèles comptables ?
- Certains modèles comptables s'appliquent-ils à certains fournisseurs ?
- Pour les utilisateurs qui ont accès à l'application d'un modèle comptable à une facture qu'ils examinent, Consultez les détails ici. Ou regardez une vidéo de démonstration sur la façon de démarrer.
- Analysez votre succès en surveillant votre temps de traitement dans MediusFlow et utilisez nos référentiels pour comparer vos performances à celles d'autres entreprises utilisant MediusFlow.
Note : Le contenu du Medius Success Portal est disponible en anglais uniquement.