Ce scénario vous semble-t-il familier ?
Seth travaille au service commercial d'une entreprise de fabrication de graphite. Il est sur le point de conclure un accord de distribution exclusive avec une société de production de crayons et souhaite commencer à rédiger la documentation contractuelle. Il envoie un e-mail à Lauren, la conseillère juridique, qui lui répond en lui demandant de clarifier quelques questions concernant les obligations d'achat minimum, les canaux de distribution et les territoires d'accord avant de pouvoir lui fournir le modèle adéquat. Il s'ensuit plusieurs échanges d'e-mails jusqu'à ce que Seth reçoive enfin l'accord de base à partir duquel il peut travailler.
État actuel avant l'astuce :
Presque toutes les grandes organisations disposent de modèles de contrats détaillant les différentes conditions fixées par le service juridique qui nécessitent l'utilisation d'un type d'accord plutôt qu'un autre. Cela peut prolonger considérablement le processus de vente ou entraîner l'omission de certaines clauses essentielles de l'accord si le service juridique n'est pas impliqué dès le départ.
Solution
La solution Contract Management de Medius permet aux administrateurs de contrats de concevoir et d'appliquer une fonctionnalité de l'assistant de sélection de documents aux utilisateurs finaux. Dans le cadre du processus de création de l'enregistrement du contrat, le système est configuré de manière à disposer d'un ensemble de questions personnalisables. Une fois que l'utilisateur a répondu à ces questions, le système recommande automatiquement le bon modèle de contrat en fonction des réponses sélectionnées par l'utilisateur.
Par exemple, l'assistant de sélection de documents fait des recommandations basées sur des facteurs tels que :
La personne morale
La région dans laquelle le contrat est signé
Les modalités de paiement du contrat
La catégorie d'achat et plus encore.
Cette fonctionnalité permet non seulement de gagner du temps lors du choix du modèle de contrat à utiliser, mais aussi de supprimer les allers-retours entre les gestionnaires de contrats et les équipes juridiques lors des négociations contractuelles.
Avantages
- Crée des processus standard pour les contrats et les activités courants
- Résultats cohérents et prévisibles des documents contractuels finaux
- Veille à ce que l'entreprise respecte tous ses engagements juridiques et obtienne un rendement optimal de chaque accord.
- Réduit la charge administrative de l'équipe juridique pour gérer et fournir les bons modèles à l'entreprise
- Base pour l'amélioration des processus de passation de marchés
Configuration
- Les utilisateurs doivent disposer d'un rôle d'administrateur pour pouvoir configurer l'assistant de documentation et le mettre à la disposition des autres utilisateurs.
- Estimation du temps : cette fonctionnalité peut être activée en quelques minutes. En fonction du nombre de modèles et de questions personnalisables, la mise en place du questionnaire par l'administrateur peut prendre de quelques minutes à quelques heures, mais cela en vaut la peine !
Note : Le contenu du Medius Success Portal est disponible en anglais uniquement.