Ce scénario vous semble-t-il familier ?
Steven travaille en tant qu'acheteur spécialisé pour un fabricant international de produits alimentaires. L'entreprise a récemment fait appel à un nouveau fournisseur d'emballages et Steven est chargé de finaliser l'accord de fourniture et de gérer la relation avec ce nouveau fournisseur. Il a préparé un projet de contrat comprenant des dispositions relatives à la qualité des marchandises, aux garanties et aux obligations du fournisseur et de l'acheteur, et l'a envoyé aux principales parties prenantes pour qu'elles l'examinent. Steven est particulièrement attentif aux exclusions et aux limitations de responsabilité afin de s'assurer que l'entreprise n'est pas exposée à des risques de poursuites judiciaires, et il envoie donc le projet par e-mail au conseiller juridique pour qu'il l'examine également. Pour parvenir à un accord équilibré, Steven envoie également une copie aux fournisseurs désignés. Les contributeurs invités commencent à s'envoyer des versions annotées et Steven se retrouve dans un imbroglio de réconciliation de documents. Dès qu'il pense l'avoir achevé, une nouvelle version apparaît, ce qui l'amène à passer beaucoup de temps à comparer les projets au fur et à mesure que le processus avance, à se perdre souvent dans les détails et à réconcilier tous les changements.
Grâce à Medius Contract Authoring, Steven est en mesure de rationaliser ce processus. Il lui suffit de créer un nouvel en-tête de contrat et de télécharger le projet d'accord dans l'onglet documentation de l'enregistrement du contrat. Il le partage ensuite de manière transparente avec ses collègues et ses fournisseurs via le système. Les parties prenantes concernées reçoivent un e-mail contenant le lien pour accéder au document en ligne et peuvent apporter les modifications nécessaires. Plusieurs personnes collaborent en même temps et toutes les modifications et tous les commentaires sont suivis dans le système avec une piste d'audit, ce qui offre la visibilité et le contrôle dont Steven a besoin, lui épargnant ainsi le casse-tête d'une réconciliation manuelle et lui apportant la tranquillité d'esprit au moment où tout se met en place.
Solution
Il faut beaucoup de temps et d'efforts pour passer par un processus de sourcing, pour trouver le bon fournisseur et s'assurer qu'il peut fournir les biens et les services dont vous avez besoin au prix souhaité. Mais combien de fois vous arrive-t-il de passer par le processus de sourcing et de tout voir s'effondrer au moment de la négociation du contrat ? Nous savons que de nombreuses personnes sont impliquées et qu'elles ont toutes une contribution précieuse à apporter tout au long du processus, depuis la négociation initiale jusqu'aux conditions générales finales - assurez-vous de ne pas sacrifier le prix pour une autre considération juridique en cours de route. Medius Contract Management permet aux collaborateurs internes et externes d'apporter des modifications, y compris des ajouts et des annotations aux projets de documents en ligne, avec la possibilité de suivre facilement toutes les modifications. L'intégration avec Office 365 permet aux utilisateurs de partager et d'éditer des documents avec un suivi complet des modifications et des pistes d'audit, ce qui garantit une transparence et une confiance totales dans le processus, de la négociation à l'approbation finale.
Avantages
- Améliorer la gestion des documents
- Augmenter la collaboration
- Réduire les délais d’exécution des contrats
- Augmenter la visibilité du contrat
- Améliorer la préparation des audits
Configuration
- La configuration de Contract Authoring et l'intégration dans Office 365 prend une journée de services de prestation, veuillez contacter votre gestionnaire de compte pour en savoir plus. Une fois la solution mise en œuvre, il suffit à l'utilisateur ou à l'administrateur du contrat de télécharger et d'initier le partage des documents pour commencer. Pour recevoir et modifier des documents en ligne, les utilisateurs n'ont pas besoin d'un rôle dans Contract Management.
- Une réflexion à mener :
- avez-vous une matrice d’autorité indiquant qui devrait avoir l’autorité sur quelles parties d’un contrat ?
- Toutes les décisions ont-elles été approuvées par votre service juridique ?
Note : Le contenu du Medius Success Portal est disponible en anglais uniquement.