Ce scénario vous semble-t-il familier ?
Kat est gestionnaire de données dans une entreprise de fabrication de boîtes à sandwich où l'équipe chargée des achats a lancé un appel d'offres pour sélectionner un nouveau système mondial de gestion des ressources humaines. Le mécanisme d'évaluation des fournisseurs utilisé par les services d'approvisionnement est une feuille de calcul Excel manuelle, dans laquelle chaque évaluateur doit saisir ses notes après avoir examiné les soumissions des fournisseurs.
Kat et les autres parties prenantes sont responsables de parcourir l'intégralité du document de sourcing pour trouver les réponses pertinentes pour leur domaine d'activité et de les noter. Enfin, l'équipe Achats consolide toutes les fiches de notation et produit une matrice de notation finale pour déterminer le fournisseur le plus adapté aux besoins.
État actuel avant l'astuce :
Ce processus manuel d'évaluation des fournisseurs est laborieux et incohérent, utilisant plusieurs feuilles de calcul et exigeant un investissement en temps important pour évaluer et comparer les propositions des fournisseurs.
Solution
Le module Medius Sourcing dispose d'une fonctionnalité de notation intégrée qui permet de gagner du temps et de l'efficacité au cours de la phase d'évaluation de l'offre. Les utilisateurs peuvent ajouter des notes aux questions et créer des sections pondérées dans un document d'appel d'offres.
Lorsque le fournisseur soumet sa candidature via le portail, le système recherche automatiquement les notes attribuées aux questions de sourcing et calcule la note totale du fournisseur, tout en fournissant une indication claire de la qualité des réponses du fournisseur. Les parties prenantes sont habilitées à prendre rapidement des décisions éclairées car elles ont une visibilité en temps réel des propositions des fournisseurs et de la manière dont elles se comparent les unes aux autres sur la base de critères d'évaluation prédéfinis.
Avantages
- Fournit des comparaisons quantitatives et qualitatives en temps réel des compétences des fournisseurs par rapport aux exigences définies
- Construit une logique d'évaluation différente pour chaque appel d'offres ou réutilise des sources antérieures
- Permet un processus efficace de notation des fournisseurs
- Intègre automatiquement les scores dans une matrice pour aider à comparer la qualité des soumissions et à déterminer rapidement le meilleur fournisseur
- Visibilité des progrès des fournisseurs et des scores totaux dans une vue unique des réponses
- Réduit le temps global que les spécialistes des achats consacrent au processus d'évaluation du sourcing et libère ainsi du temps pour d'autres tâches
Configuration
- Attribuer les notes disponibles aux questions de l'appel d'offres.
- Les utilisateurs doivent être ajoutés à l'onglet « Équipe » en tant qu'évaluateurs pour pouvoir noter les réponses des fournisseurs.
- Estimation du temps : selon le nombre de questions notables, la mise en place du mécanisme de notation au sein du questionnaire peut prendre de quelques minutes à plusieurs heures, mais cela en vaut la peine !
Note : Le contenu du Medius Success Portal est disponible en anglais uniquement.