5 signes que votre logiciel de comptabilité fournisseurs est obsolète
Votre logiciel de comptabilité fournisseurs est-il encore adapté à vos enjeux actuels ?
- Introduction
- Quand le traitement des factures devient problématique
- Quand les tâches manuelles sont trop chronophages
- Quand les fraudes et vulnérabilités sont de plus en plus difficiles à détecter
- Quand les différents outils ne communiquent pas entre eux
- Quand les ERP ne sont pas connectés et entraînent des erreurs
- Les solutions que proposent Medius
Avec l’accélération de l’automatisation et de l’intelligence artificielle, les outils utilisés pour gérer les factures fournisseurs évoluent rapidement. Pourtant, de nombreuses entreprises continuent d’utiliser des solutions vieillissantes, peu flexibles et souvent sources de friction au quotidien.
Un outil défaillant ça se ressent au quotidien, des processus ralentis, des tâches manuelles chronophages et une visibilité limitée sur les dépenses.
Pour les directeurs financiers et responsables comptables, la question est : quand agir pour éviter que ces inefficacités n’impactent durablement la performance ?
Dans cet article, découvrez 5 signes concrets qui montrent que votre logiciel de comptabilité fournisseurs est devenu un frein… et qu’il est temps d’évoluer.
- Quand le traitement des factures devient problématique
Combien de temps faut-il à votre équipe pour traiter une facture fournisseur ? Si la réponse dépasse quelques jours, votre logiciel de comptabilité fournisseurs est un frein à votre performance.
Le traitement des factures se doit d’être fluide, rapide et automatisé. Pourtant, dans de nombreuses entreprises, il repose encore sur des solutions rigides, basées sur des règles fixes et des modèles peu fiables. Le résultat, ce sont des erreurs fréquentes, des retards de traitement et beaucoup d’interventions manuelles.
Prenons l'exemple concret d'un responsable de la comptabilité fournisseurs dans une entreprise de BTP. Confronté à l’arrivée chaque jour de centaines de factures dans des formats variés, il consacre des heures précieuses à corriger des modèles défaillants au lieu de les investir dans l'analyse stratégique !
Evaluez vos performances :
| KPI | MOYENNE MARCHÉ | OBJECTIF  |
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| Factures sans BC | |||
| Temps total de traitement | 7,43 jours | 2,04 jours | |
| Taux de saisie automatique | 70 % | 98,8 % | |
| Taux de routage automatique | 64,42 % | 99,58 % | |
| Délai d'approbation moyen | 3,27 jours | 0,69 jours | |
| Factures avec BC | |||
| Temps total de traitement | 5,61 jours | 0,98 jours | |
| Taux de saisie automatique | 69,3 % | 99,3 % | |
| Taux de traitement sans intervention | 63,31 % | 92,32 % |
Ces écarts reposent en grande partie sur l’usage de technologies avancées, comme l’intelligence artificielle et l’automatisation du traitement des factures fournisseurs.
Un logiciel performant s’adapte automatiquement aux différents formats de factures, réduit les interventions manuelles et accélère l’ensemble du processus.
Le tout pour permettre des paiements plus rapides, une meilleure gestion de la trésorerie et un accès facilité aux remises pour paiement anticipé.
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Quand les tâches manuelles sont trop chronophages
87 % des responsables financiers consacrent en moyenne six heures par semaine à répondre uniquement aux demandes fournisseurs – soit environ 28 emails quotidiens de réclamations qui pourraient être évités ! Si vos équipes passent plus de temps à rechercher, rapprocher et transférer des factures qu'à analyser la performance financière de l’entreprise, votre logiciel vous fait régresser au lieu de vous aider !
Un logiciel de comptabilité fournisseurs performant doit justement éliminer ces tâches répétitives. L’objectif est simple, sortir des processus manuels : traitement des e-mails, relances fournisseurs, validations à la chaîne, corrections d’erreurs…
La révolution apportée par l'apprentissage automatique (machine learning) change tout. Elle permet jusqu'à 70 % des interventions manuelles en moins, grâce à des outils qui apprennent, évoluent et s'adaptent aux exceptions, et ce, sans intervention humaine.
Chez Medius, nos solutions Medius Copilot et Supplier Conversations incarnent bien cette transformation : l’automatisation des tâches répétitives et la gestion intelligente des demandes fournisseurs permettent de libérer du temps aux équipes pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
« Medius propose une IA et une solution d’apprentissage automatique de pointe, bien supérieures au logiciel que nous avions avant. L’outil devient réellement plus "intelligent" avec chaque facture. »
Michael Weare
Chef de projet, Granngården
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Quand les fraudes et vulnérabilités sont de plus en plus difficiles à détecter
Si vous avez du mal à détecter les erreurs ou les fraudes dans vos factures fournisseurs, c’est un signal fort que votre logiciel de comptabilité fournisseurs est obsolète.
Les risques sont bien réels : factures en double, faux fournisseurs, modifications de RIB, écarts de prix… Sans outils adaptés, ces anomalies passent facilement inaperçues.
Certaines entreprises découvrent même des fraudes plusieurs mois après les paiements.
Une part importante des équipes financières ne mesure pas réellement l’impact de la fraude.
La fraude est un fléau silencieux qui coûte des millions d’euros chaque année aux entreprises. 20 % des professionnels de la finance n’arrivent pas à estimer l'impact financier de la fraude – souvent parce qu'ils ignorent qu'elle se produit. Les 80 % restants évaluent le coût moyen à 133 000 € par an.
Sans détection de fraude efficace en temps réel, vous exposez votre entreprise à des paiements en doublon, à des fournisseurs frauduleux, ou à des factures fictives. Ces risques ne sont pas théoriques ; ils impactent quotidiennement des entreprises de toutes tailles.
Un exemple concret : Karl Lagerfeld
Grâce à Medius, l'équipe de Karl Lagerfeld a totalement repensé ses processus. À la clé :une réduction drastique du temps consacré aux validations, une accélération des paiements, une vérification automatique des factures et une diminution significative des erreurs. Au-delà des gains de temps et d'argent, cette transformation a considérablement renforcé la stratégie globale de réduction des risques de l’entreprise.
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Quand les différents outils ne communiquent pas entre eux
Si vous devez encore rapprocher manuellement des données entre vos outils (achats, notes de frais, comptabilité…), c’est que votre logiciel de comptabilité fournisseurs fonctionne en silos.
Travailler sans approche intégrée de la comptabilité fournisseur génère des workflows inefficaces et des risques de conformité majeurs. Quand les outils de gestion des comptes fournisseurs fonctionnent en vase clos, vous perdez la visibilité sur la chaîne achats-finance, ce qui se traduit par des processus inefficaces et chronophages.
La solution ? Une suite tout-en-un qui améliore la visibilité et automatise les processus. Prenons l'exemple de la gestion intégrée des notes de frais au sein d’une solution de comptabilité fournisseurs : elle optimise l'efficacité, renforce le contrôle des dépenses en gérant simultanément les achats directs et les frais des collaborateurs, facilite les processus de soumission et de validation, et permet d’obtenir des analyses en temps réel sur les habitudes d’achat.
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Quand les ERP ne sont pas connectés et entraînent des erreurs
Sans intégration avec vos ERP, vos équipes doivent probablement gérer des incohérences de données et multiplier les tâches manuelles.
Cette problématique est encore plus forte dans les groupes issus de fusions-acquisitions, utilisant plusieurs ERP différents - comme c’est le cas chez notre client Fluiconnecto.
Les solutions innovantes s’appuient sur des connecteurs ERP pour automatiser les échanges de données :
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synchronisation en temps réel des informations
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réduction des erreurs liées aux ressaisies
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automatisation des processus clés (comme le rapprochement des factures)
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meilleure fiabilité des données financières
Les processus sont plus fluides, les clôtures plus rapides et la prise de décision facilitée grâce à des données à jour.
Optez pour le logiciel de comptabilité fournisseur Medius
Si vous reconnaissez votre organisation dans les problématiques évoquées dans cet article, il est temps de réévaluer votre choix d'outils de comptabilité fournisseurs !
Les solutions de Medius révolutionnent les processus de comptabilité fournisseur. Medius va au-delà de la simple automatisation de la comptabilité fournisseurs. Grâce à notre technologie intelligente de saisie, de traitement et de paiement, notre IA apprend continuellement et s'améliore : elle devient plus performante et vous facilite un peu plus la vie à chaque facture traitée.
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