Bättre insyn och kontroll med en komplett Purchase to Pay-lösning

Ta kontroll över inköpsprocessen med vår webbaserade lösningssvit som täcker hela Purchase to Pay (P2P) processen. Medius lösningar är designade för att förenkla, automatisera och snabba upp varje steg i inköpsprocessen. Från att hitta rätt leverantörer och spara avtal i ett digitalt arkiv till att automatiskt läsa in och hantera fakturor. Du sparar mängder av tid, pengar och arbete. Våra lösningar integrerar dessutom sömlöst med ert back-office.

Vad är Purchase to Pay?

Purchase to Pay, även kallat Procurement to Pay, avser processen från det att man beställer en vara eller tjänst hela vägen till att leverantören betalas. Processen består av följande steg:

En inköpsorder skapas när du lägger in en beställning för en vara/tjänst i inköpssystemet
Budgetattest - ordern godkänns alla relevanta intressenter inklusive budgetägaren
Leveransmottagning registreras för att säkerställa att varan har tagits emot och överensstämmer med ordern
Faktura med betalningsinstruktioner från din leverantör

Du kan läsa mer om Purchase to Pay-processen här.

Processen från inköp till betalning.

Med Medius automatiseras, effektiviseras och optimeras varje steg i P2P-processen (se nedan), vilket sparar tid, pengar och arbete samtidigt som den finansiella och inköpsmässiga översikten förbättras.

Begäran om inköp

Detta är det första steget i P2P-processen. Det innebär att man identifierar ett behov av en viss vara eller tjänst och skapar en förfrågan om denna. Förfrågan innehåller vanligtvis viktiga detaljer såsom kvantitet, specifikationer och förväntat leveransdatum.

Godkännande-process

När en inköpsbegäran har skickats in genomgår den ett godkännandeprocess. Det är en fördefinierad process som kan innebära flera godkännandenivåer beroende på organisationens interna policyer och inköpets värde.

Inköpsorder

När inköpsbegäran har godkänts skickas en inköpsorder (PO) till leverantören. Inköpsordern fungerar som ett juridiskt bindande erbjudande om att köpa produkter eller tjänster. Den innehåller detaljerad information om artiklar, kvantiteter och överenskomna priser.

Varumottagning

När varorna eller tjänsterna levereras kontrollerar mottagande avdelning dem mot inköpsordern. Eventuella avvikelser noteras och kvalitetskontroller utförs innan mottagandet bekräftas.

Fakturainläsning

När varorna har mottagits och godkänts skickar leverantören en faktura antingen elektroniskt (PDF-bilaga i e-post eller via portal) eller i pappersformat per post. Informationen från fakturan måste registreras i systemet, antingen genom manuell inmatning eller, vilket är ett mycket enklare alternativ, genom att skannas och registreras med hjälp av intelligent OCR.

Faktura-matchning

Nu när fakturauppgifterna (rader och rubriker) har registrerats i AP-systemet, matchas uppgifterna mot inköpsordern och varumottagningen. Denna process, som kallas trevägsmatchning, säkerställer att fakturan är korrekt och förhindrar överbetalning.

Godkännande av betalning

Efter att fakturan har matchats godkänns den för betalning. Detta kan innebära ytterligare ett steg med interna godkännanden, beroende på organisationens policy.

Betalning

Den godkända fakturan betalas sedan enligt de betalningsvillkor som avtalats med leverantören. Det kan vara omedelbar betalning, netto 30 dagar eller någon annan överenskommelse. Idealt sett är betalningen en del av AP-arbetsflödena som en del av faktura-till-betalningsprocessen, inte ett tillägg eller en extern lösning.

Arkivering

Det sista steget i P2P-processen är arkivering. Alla dokument som rör inköpet, inklusive inköpsbegäran, inköpsorder, varumottagning, faktura och betalningsunderlag, arkiveras för framtida referens och revisionsändamål. Detta bidrar till transparens och ansvarsskyldighet i inköpsprocessen.

Medius Purchase to Pay-funktioner

Medius tillhandahåller marknadsledande lösningar som effektiviserar alla steg i Purchase to Pay-processen. Våra lösningar är enkla att implementera och lätta att använda. Här kan du läsa om de viktigast fördelarna med Medius lösningar:

Lätt att lära sig och enkel att använda

Medius Procurement, vår inköpslösning, gör det enkelt att köpa in det verksamheten behöver. Den har alla de funktioner som du är van vid från traditionell e-handel, som att lägga varor i varukorgen, gå till kassan och mycket mer.

Lika enkelt är det att kontera och godkänna fakturor. I Medius AP Automation används marknadsledande AI, för att aktivt förutsäga vilken kontering som ska användas, så att du inte ens behöver tänka på det.

Förstora bild

AP Automation - capture information from invoices

Förstora bild

Automatisera leverantörsreskontra och förbättra fakturahanteringen.

Förenkla leverantörsreskontra genom att eliminera manuella uppgifter som inmatning, matchning och hantering av fakturor. Eliminera matchningsfel, avvikelser och tidskrävande granskningar genom att noggrant registrera information från fakturahuvuden och rader och sedan automatiskt matcha dem mot enstaka eller flera inköpsorder och fordringar.

Förenkla leverantörsbetalningar för att spara tid och pengar.

Minska komplexiteten, minska bedrägerier och spara pengar genom att förbättra dina betalningsprocesser. Betalningar är en del av dina AP-arbetsflöden, så du får en enkel, säker och strömlinjeformad leverantörsbetalningsprocess – vilket ger dig översikt och efterlevnad utan att du behöver byta bank eller lägga till manuella steg.

Förstora bild

Förstora bild

Synlighet gör det lätt att välja rätt

Med hjälp av Medius Source to Pay-lösningar kan du samla alla dina leverantörer och deras tillhörande uppgifter på ett ställe, så att du alltid har ett brett utbud av leverantörer att välja mellan.

Det är enkelt att jämföra varor och tjänster i Medius Procurement, vilket hjälper dig att välja de produkter som fungerar bäst för dig och din budget

Enkelt att integrera med ert back-office

Alla Medius-produkter är utformade för att enkelt kunna fungera ihop med tredjepartssystem som ERP, MRP eller andra delar av din teknikplattform. Allt drivs av Medius Connect, vår innovativa teknik där förkonfigurerade anslutningar används för att sammanföra tredjepartssystem med våra lösningar.

Förstora bild

Förstora bild

Rapportering hjälper dig att fatta klokare beslut

Det är utmanande att få en överblick över alla delar av inköpsprocessen. Men tillsammans med Medius Purchase to Pay-lösningar finns det en mängd konfigurerbara rapporter och dashboards som ger dig insyn i hur din inköpsprocess fungerar - i realtid.

Dessutom kan du anpassa rapporterna för att lyfta fram de detaljer som du behöver för att fatta klokare inköpsbeslut, såsom att upptäcka flaskhalsar i processen, alltför dyra artiklar, inköp utanför policy och mycket mer.

Fördelar med Purchase to Pay-lösningar

Smartare inköp

Våra Purchase to Pay-lösningar hjälper dig att eliminera onödiga utgifter genom att förbättra efterlevnaden av inköpsregler i hela organisationen. Istället för att använda olika leverantörer för att köpa varor baserat på ad hoc-avtal, får du ett system som strukturerar och centraliserar inköpsprocessen, vilket säkerställer att alla inköp görs från godkända leverantörer till avtalade priser.

Förbättra effektiviteten

Medius Spend Management hjälper dig med att bli effektivare på ditt arbete, eftersom den automatiserar så mycket av processen från inköp till betalning. Från automatiskt utfärdande av inköpsorder till förutsägande kontering så att du kan hantera fakturor helt utan handpåläggning.

Snabbt få igång nya leverantörer

Dina leverantörer kommer att älska att använda Medius, eftersom det är enkelt för dem att ansluta sig till vårt system. Ni sparar mängder med tid som annars läggs på e-post och telefonsamtal när leverantörerna istället själva lägger till alla sina uppgifter och dokumentation i vår online-portal.

Integrera Purchase to Pay med ert backoffice

Koppla samman era backoffice-system och tredjepartslösningar med hjälp av Medius Connect. Då kan du:

Implementera valfri Medius-lösning, inklusive Purchase to Pay, och koppla den därefter till ditt ERP- eller backoffice-system
Snabbt och enkelt integrera med ert affärssystem tack vare färdigpaketerade kopplingar
Hålla koll på anslutningen mellan Medius lösningar och annan programvara i ett grafiskt gränssnitt

Är det dags att ta din fakturahantering till nästa nivå?

Boka en demo Kontakta oss