Digitalisera och automatisera din utläggshantering med MediusGo Expense

MediusGo Expense är en modern utläggslösning som förenklar allt från kvittohantering till återbetalning. Fota kvittot och låt systemet göra resten – oavsett om det gäller utlägg, traktamente eller milersättning. Lösningen matchar även företagskortstransaktioner mot kvitton och knyter dem till månadsrapporten automatiskt.

Se demofilm Kontakta oss

Hur fungerar elektronisk utläggshantering med MediusGo Expense?

Användaren fotar eller vidarebefordrar kvitton direkt till appen. MediusGo Expense tolkar kvittona automatiskt och hanterar allt från kortköp, traktamenten, representation och milersättning. Rapporten godkänns enkelt via mobil eller webbläsare, och utläggen bokförs och arkiveras digitalt. Eftersom MediusGo Expense gör det mesta jobbet behöver användaren bara kontrollera och skicka in.

Attestanten godkänner sedan rapporterna, ekonomiavdelningen betalar därefter ut pengarna och allting bokförs automatiskt. Användaren behöver heller inte lämna in sina kvitton i fysiskt format för slutlagring – så länge de är digitalt lagrade är de klara för arkivering.

Boka en demo

Letar du efter en utläggstjänst som uppfyller alla dina behov från hantering av utlägg till milersättning och traktamente? Manuell utläggshantering tar mycket tid, kvitton försvinner och anställda kan gå miste om ersättning. Så vi ställde oss frågan hur kan vår utläggstjänst göra det enkelt för dig? Låt oss titta närmare på hur vår utläggstjänst fungerar. Vi börjar enkelt att skapa ett utlägg. Tryck på plustecknet och utlägg. Så öppnas kameran. Härifrån tar du enkelt en bild av ditt kvitto. Och som du kan se hämtas all information, vilken typ av kostnad det är, datum, belopp, moms och valuta automatiskt och registreras I appen. Om du behöver ändra något kan du enkelt göra det. Sådär, då var den första typen av utlägg klar. Dags att skapa en milersättning. Lägg till var du körde till och från tillsammans med datumet. Appen beräknar automatiskt avstånd och belopp. Klicka på skicka för att skicka in. Så enkelt är det. Dags att skapa ett traktamente. Appen tar automatiskt hänsyn till lokala regler, oavsett om du reser inrikes eller utrikes. Fyll bara I var du åkte, hur lång resan var, vilka kostnader som ingick. Sen så finns datan där. Klicka på skicka för att skicka in. Att godkänna utlägg är enkelt. Som attestant, oftast chefen, får du en notis när ett utlägg behöver godkännas. Klicka på notisen och appen öppnas. Här är det lätt att granska, godkänna eller avvisa det inskickade utlägget. I det här fallet ser allt bra ut, så vi går vidare och godkänner utlägget. Låt oss nu rikta fokus till administratören. Slutgiltigt godkännande och bokföring är enkelt för en administratör I vår utläggstjänst. Alla utlägg som lämnats in av de anställda och godkänts av deras chef är tillgängliga för granskning. Med all information tillgänglig är det enkelt att ge slutgiltigt godkännande, skicka utlägget till bokföring ocheller lönesystemet och återbetala den anställde. Kontakta oss för mer information.

Fördelar med digital utläggshantering & MediusGo Expense

Hantera utlägg var du än är – via mobilappen eller webben

Kortkopplingar som matchar transaktioner med kvitton automatiskt

AI som tolkar kvitton och minskar risken för fel

Full kontroll över policy och regelverk – uppdateras automatiskt

Integration till MediusGo samt de flesta ekonomi- & lönesystem

Flerspråkig lösning, perfekt för företag med flera marknader

Digital arkivering – inga papperskvitton behövs längre

Automatisk matchning mot företagskortets månadsrapport – alltid komplett underlag

Från kvitto till bokföring – i tre steg

Steg 1 – Rapportera:

Användaren fotar sitt kvitto eller vidarebefordrar e-kvittot till appen. AI läser automatiskt av belopp, moms och kategori.

Steg 2 – Godkänn:

Chefen attesterar direkt i mobilen eller på webben.

Steg 3 – Bokför & betala:

Ekonomiavdelningen får ett färdigt underlag för bokföring, lönehantering eller Swish-utbetalning.

Ladda ned produktblad

Automatisk matchning mellan kortköp, kvitton & månadsrapporter – enkelt, säkert & effektivt

Med kortkopplingar i MediusGo Expense kopplas företagets korttransaktioner automatiskt till rätt kvitto. Användaren får en notifiering när ett köp registreras, fotar kvittot – och matchningen sker direkt. Det betyder mindre administration, färre fel och alltid komplett underlag för bokföring och attest.

Funktionen fungerar med flera banker och korttyper, och ger full kontroll över företagets utlägg. För kort där företaget har betalningsansvar skyddas dessutom transaktionerna från att raderas av misstag.

Fördelar med kortkopplingar:

Matchning mot faktura: matcha företagskortsfakturan mot månadsrapporter
Automatisk kategorisering: rätt konto, moms och utgiftstyp väljs automatiskt.
Felfria rapporter: matchade och kompletta underlag enligt Skatteverkets krav.
Full kontroll: administratören ser status på alla företagskort och kan följa upp saknade kvitton.
Sparar tid: minimerar manuell hantering för både användare, attestant och ekonomiavdelning.

Se demo

Bankkopplingar som förenklar utläggshanteringen

MediusGo Expense kopplar automatiskt in transaktioner från flera av Nordens största banker. Det ger snabbare matchning, färre fel och alltid kompletta underlag för rapportering – direkt i appen.

Saknar du din bank?

Kontakta oss

Utöka funktionaliteten med smarta tilläggstjänster

Klimatpåverkan

Få en tydlig bild av koldioxidutsläpp kopplade till medarbetares resor och utlägg. Generera automatiska rapporter per person, kategori eller projekt – och exportera datan till er klimatrapportering.

Swish-utbetalnigar

Betala ut ersättning för utlägg direkt via Swish – snabbt, enkelt och säkert. Anställda får sina pengar direkt, utan att vänta till nästa lönekörning.

Manuell utläggshantering kostar mer än du tror

Undersökningen The State of Expense Management visar att 79 % av anställda hanterar utlägg i system som inte är byggda för det. Resultatet? Onödigt dubbelarbete, fel och långa ledtider.
Sedan juli 2024 behöver företag dessutom inte längre spara papperskvitton – digitala underlag räcker. Det gör det enklare än någonsin att automatisera hela processen.

Vanliga problem med manuella rutiner: