Om du vill effektivisera dina processer för leverantörsreskontra, automatisera hanteringen av fakturor och betalningar eller är nyfiken på hur automatiserad leverantörsreskontra fungerar är det här guiden för dig.
Om du arbetar med fakturahantering är du säkerligen van vid stress, men det är dags att ändra på det. Med denna guide kan du skapa en strategi för fakturahanteringsprocessen och ersätta onödig administration med tryggheten att du driver framtidssäker och smart fakturahantering. Läs denna guide om bästa praxis för fakturahantering för att lära dig hur du kommer igång.
Hoppa fram till det som intresserar dig via innehållsförteckningen eller börja från början och ta del av varje avsnitt.
Leverantörsreskontra kan vara komplicerat att förklara. För att göra det enkelt bör du först veta vad leverantörsreskontra är.
Leverantörsskulder är den del av en ekonomiavdelning som hanterar betalningar till leverantörer och säljare för mottagna varor och tjänster. Om du letar efter leverantörsskulder i din balansräkning så finns de på den inkommande sidan.
Definitionen av leverantörsskulder är: fakturor eller åtaganden (som hyra eller el) från leverantörer som du ännu inte har betalat. Ur kassaflödessynpunkt är detta fantastiskt. Du kan beställa varor från din leverantör - de levererar varor eller tjänster till dig, och du behöver inte betala för dem kontant direkt.
Härnäst ska vi ta itu med "automatisering".
Automatisering kan betyda olika saker, för olika människor, i olika branscher. I den moderna världen för leverantörsreskontra innebär det att gå ifrån manuella arbetsflöden och pappersfakturor och betalningsprocesser. Istället för att ta emot pappersfakturor manuellt och betala dina leverantörer med manuella banköverföringar gör automatiseringen det möjligt för dig att behandla och godkänna fakturor och betalningar elektroniskt var du än befinner dig.
Låt oss hoppa in i guiden och lära oss stegen för att göra om stress mot strategi - så att du kan fokusera på annat än admin.
Vill du hellre prata med någon? Kontakta oss idag!
Studier har visat att 48 % av B2B-betalningarna och 40 % av fakturorna fortfarande är pappersbaserade.
Det är en betydande andel av företagen som fortfarande använder föråldrade faktura- och betalningsprocesser. En möjlig orsak? Människor, och företag, är tveksamma till att fixa det som inte är trasigt.
Men det gäller förstås bara så länge som den förutsättningen är sann.
Enkelt uttryckt är leverantörsreskontran den avdelning som ser till att dina räkningar (dvs. fakturor) betalas i sin helhet och i tid.
Vanliga dagliga arbetsuppgifter inkluderar timmar av skanning och inmatning av fakturor i relevanta system, manuella processer för betalningar, samt arbete med olika banker för olika betalningstyper - alla är moment som öppnar upp för risker och bedrägerier.
Uppgifterna ovan är ofta manuella och fyllda med papper - vilket skapar krångliga processer. Det är en process med gott om utrymme för utveckling och förbättring. Till exempel kostar manuella fakturahanteringsprocesser företagen hundratals miljarder dollar per år.
Att minska användningen av pappersfakturor och manuella steg skulle ha en enorm inverkan på ekonomiavdelningarna.
Generellt sett är framförallt amerikanska företag fortfarande beroende av papper, medan europeiska länder arbetar med digitalt, dock med mycket manuell administration. Papperscheckar har blivit kvar i amerikanska företag eftersom de är bekanta och enkla att använda. För att betala med check behöver du bara ett namn och en postadress.
Framåtblickande företag är undantaget från regeln - de har infört automatisering av leverantörsreskontran för att omvandla papper till elektroniska betalningar och effektivisera sina betalningsprocesser.
Automatisering av leverantörsreskontran skapar:
Snabbare cykler från upphandling till betalning
Minskade kostnader
Förbättrad säkerhet
Bättre insyn i ekonomin
Nya intäktsmöjligheter
Dessa fördelar är bara början, och de mest mätbara. Automatiseringen av leverantörsreskontra ser till att du aldrig missar en betalning igen. Inga fler förseningsavgifter, inga fler oväntade fraktkostnader.
Och som en bonus? Dina konsekventa och tillförlitliga elektroniska betalningar kommer att få leverantörerna att erbjuda dig mer förmånliga villkor och rabatter i framtiden.
Men mindre än hälften av företagen utnyttjar automatiseringen av leverantörsreskontran. Om du inte gör det går du inte bara miste om de fördelar vi just gick igenom - du får också hantera en mängd frustrerande friktionspunkter och onödiga aktiviteter.
Du känner säkert igen några av de problem som du eller ditt team stöter på regelbundet.
Om du inte tar itu med dessa problem kan ditt företag att hamna på efterkälken i förhållande till konkurrenterna.
Det finns manuella moment i betalnings- och administrationsprocesserna som är onödigt tråkiga. Uppgifter som ofta gör din ekonomipersonal frustrerad och omotiverad.
Avdelningar för leverantörsreskontra slösar mycket tid och energi på uppgifter som skulle vara bättre om de automatiserades. Moderniseringen av leverantörsreskontran är ett viktigt steg för företag som vill behålla sin konkurrenskraft.
De bästa ekonomiavdelningarna hanterar fakturor 81 % snabbare än resten av marknaden, enligt Ardent Partners rapport: The State of ePayables 2022.
Har du hört talesättet: "Effektivitet är att göra saker rätt, att arbeta effektivt är att göra rätt saker"? Det finns olika versioner av detta talesätt i företagssammanhang, men vi vet alla vad det betyder. Det finns effektiva sätt att arkivera pappersarbete eller att skriva in data i system. Men är det effektivt att lägga tid på dessa uppgifter?
Svaret är "nej". Automatiserade redovisningsprocesser skulle ta bort dessa uppgifter från teamets att-göra-lista, så att de kan fokusera på att öka sin effektivitet genom att arbeta med rätt uppgifter som drar nytta av deras tid.
Låt oss utan vidare dröjsmål dyka ner i vad dessa friktionspunkter är:
Tidshantering är grunden för att skapa ett effektivt företag. Avdelningar för leverantörsreskontra är bland de mest belastade, eftersom alltför mycket tid läggs på manuella uppgifter. Nyligen genomförda studier har uppskattat att 25% av en genomsnittlig arbetsvecka ägnas åt manuella uppgifter. Genom att automatisera enkla aspekter av fakturering och betalningar skulle medarbetarna kunna fokusera på mer meningsfulla uppgifter.
25 % av en vanlig 40-timmars arbetsvecka motsvarar ungefär 10 timmar per anställd som ägnas åt manuella uppgifter. Med ett genomsnitt på 48 arbetsveckor per år, med hänsyn tagen till semester, innebär det 480 timmar bortkastad tid! Det motsvarar 12 veckor eller tre månader. Med automatisering kan du använda den tiden till bättre ändamål.
Det är bra för avdelningen och för din personal. Högvärdiga uppgifter ger en mental utdelning som lågvärdiga uppgifter inte gör. Att ge ditt team möjlighet att göra mer värdefullt arbete hjälper till att förhindra utbrändhet och håller deras moral uppe. För att inte tala om den växande trenden kring den stora uppsägningen, vi vill skapa en positiv miljö för de anställda att arbeta i.
Manuella processer slösar inte bara värdefull tid - de har också en ekonomisk kostnad.
I Ardent Partners rapport State of ePayables 2022 är den genomsnittliga kostnaden för att behandla en faktura 10,18, vilket faktiskt är en ökning från föregående års rapport på 9,25. Det är inte ett gott tecken att se trenden gå i fel riktning.
Kostnaden ovan är bara i pengar, det är viktigt att inte räkna bort den tid som anställda lägger på att skriva, posta, samla in och stämma av fakturor.
I dagens värld är att göra mer med mindre en konstform som vi alla strävar efter att bemästra. Det är vanligt att ett team är underbemannat och överarbetat.
Att eliminera dubbelarbete och föråldrade processer är det viktigaste sättet att göra mer med mindre inom leverantörsreskontran. Manuella processer är mer känsliga för mänskliga fel och misstag som leder till att man måste gå tillbaka och upprepa uppgifter.
Genom att automatisera manuella betalningsprocesser kan du minska den tid och det arbete som går åt till att fakturera och behandla betalningar. Det är möjligt att hålla B2B-betalningarna igång med hjälp av automatiserade faktura- och betalningsprocesser.
En avdelning som tyngs ned av papper är en avdelning som inte kan arbeta på ett optimalt sätt. Staplar med pappersfakturor och pärmar är en skrämmande syn som ofta utgör en sårbarhet för bedrägerier och borttappade dokument.
Enligt en studie som OnPay Solutions, numera en del av Medius, har genomfört i samarbete med PYMNTS.com är pappersbaserade fakturor den vanligaste källan till manuella fel i kundreskontran. Undersökningen visar att det kostar företagen i genomsnitt 173 340 dollar per år och 125 timmar per vecka.
Att minska pappersförbrukningen sparar pengar, tid och miljö.
Tänk dig att komma till jobbet och se ett skrivbord som är fullt med papper eller en skrivare som ger ut högar med fakturor som väntar på att skrivas under och arkiveras. Det är tillräckligt för att du ska vilja sluta på en gång - men det är en syn som vi ser mer ofta än sällan.
Att ta reda på var man ska börja verkar ibland omöjligt. Det tar upp onödig tid från personalen och utsätter er för verksamhet för risker. Istället för att spendera värdefull kraft på att försöka få bukt med det aldrig sinande pappersflödet - eliminera det proaktivt med automatisering av leverantörsreskontran.
Om du någonsin har haft ett jobb som krävt att du rört dig fram och tillbaka mellan flera system vet du redan varför detta skapar frustration.
En fakturahanteringsspecialist kan behöva hämta eller mata in information i dessa system under en och samma dag:
Denna praxis skapas risker för misstag som inte behöver finnas. Det räcker med ett stavfel i ett excelark som sedan matas in i andra system för att orsaka en dominoeffekt av misstag som tar tid och pengar att åtgärda.
Dessutom kan ekonomiavdelningarna spara 40 % eller mer på sina kostnader genom att eliminera tidskrävande manuell rapportuppbyggnad och spårning.
När vi nu har gått igenom leverantörsreskontras problem ställer du dig säkert frågan: Vad kan du göra för att lösa problemen? Att förespråka "automatisering" är ett bra svar, men vad innebär det egentligen i praktiska termer och åtgärder?
Fortsätt läsa för att ta reda på vad framåtblickande ekonomiavdelningar gör för att ligga steget före!
Ribban har höjts.
Att bara få iväg betalningar räcker inte om du vill att din ekonomiavdelning ska vara framgångsrik.
Idag måste du inte bara genomföra betalningar, utan också göra det konsekvent och effektivt - och i tid! Och (just det), se till att du inte betalar bedragare som har kringgått din IT-säkerhet för att skicka in falska fakturor.
Utmaningarna på leverantörsreskontraavdelningar är ofta organisatoriska, snarare än personrelaterade. Den största indikatorn på att dina problem är av organisatorisk karaktär är överflödet av papper.
När verksamheten hanterar ett mindre antal fakturor i månaden är det möjligt att hantera dem manuellt. När mängden blir för stor och den manuella hanteringen tar upp större tid, anställer vissa företag mer personal.
Detta gör att fakturahanteringen sker, men till en kraftigt ökad kostnad och med en ökad risk för bedrägerier. Lösningen för att hantera en ökad mängd arbete, utan att utöka ditt team och dina personalkostnader, är en bättre lösning.
Ett bra fakturahanteringssystem kommer att:
Det första steget mot effektivare leverantörsreskontra är att göra sig av med papper. Det finns fler fördelar med ett automatiserat system.
Enligt Ardent är 41 % av leverantörsreskontraanställda intresserade av att införa lösningar för elektroniska fakturor.
Föreställ dig att en dubbelbetalning går igenom och godkänns. Det behöver inte nödvändigtvis bero på illvilja från en anställd eller en leverantör.
I ett manuellt system kan en incident som denna ofta spåras tillbaka till mänskliga misstag. Något skrivs fel eller matas in i fel fält. Dessa fel kan orsaka alla typer av problem.
Å ena sidan har vi det gamla manuella sättet att hantera fakturor. Ju fler steg som ingår, särskilt sådana som kräver manuell inmatning, desto större är risken för misstag.
Å andra sidan finns det en mer effektiv och säker elektronisk process, t.ex. automatiserad fakturahantering. I den här processen kräver de flesta stegen inte att någon manuellt matas in och man kan också slippa extra manuella kontroller.
Att upprätthålla ett konsekvent arbetsflöde är svårt när det är manuellt. Automatiserade betalningssystem gör det enkelt att ha en lönsam process.
Med rätt plattform får din ekonomiavdelning dessutom tillgång till bästa praxis så att du inte ständigt behöver uppfinna hjulet på nytt.
Betalningsbedrägerier är något som alla CFO:er stöter på. Det har blivit mer prioriterat med säkerhet i och med dagens högteknologiska ekonomi där bedragare blir mer sofistikerade i sina sätt att komma över pengar.
När det gäller att skydda ditt företag mot betalningsbedrägerier är det absolut nödvändigt att ta hänsyn till både externa och interna hot. Att bortse från något av dem utan vidare är ett tankesätt som kan bli farligt.
5 riktlinjer för att förhindra betalningsbedrägerier:
De tre första stegen resulterar i fördelar som bäst mäts i sparad tid och minskade kostnader samt genom att risken för bedrägerier minskar.
Att förebygga processavbrott och identifiera faktorer som orsakar ineffektivitet är nyckeln till en välmående leverantörsreskontra. Automatisering av leverantörsreskontran är lika med frihet och fokus. Det ger leverantörsreskontrateamen möjlighet att godkänna och spåra betalningar på distans.
Fortsätt läsa för att få en fullständig beskrivning av hur automatiserad leverantörsreskontra fungerar!
Läs den kostnadsfria och lärorika rapporten från Ardent Partners för mer information om bedrägerier inom ePayables idag.
I motsats till vad många tror är automatiserad fakturahantering inte en process som tar flera år.
"Automatisering är för dyrt och det tar för lång tid att komma igång", är ett vanligt svar vi får från organisationer som vill utveckla sina processer för leverantörsreskontra. Att automatisera leverantörsreskontran och möjliggöra elektroniska betalningar med rätt plattform innebär i själva verket en låg startpunkt, hög avkastning och en snabb vändning.
Är du osäker på om din leverantörsreskontra redan är automatiserad? Ta en titt på vårt senaste blogginlägg (på engelska hemsidan) om detta ämne för att bekräfta det ena eller andra.
Spoilervarning: de flesta avdelningar är redan delvis - men inte helt - automatiserade.
Är ditt arbetsflöde för fakturahantering fullt av manuella uppgifter som sortering, kategorisering och inmatning av fakturadata?
Detta är sant för en stor del ekonomiavdelningar. Ardent Partners konstaterar att 48,1 % av alla fakturor fortfarande hanteras manuellt och inte elektroniskt. Om du har en invecklad betalningsprocess är oddsen att det någonstans i den finns för mycket manuella steg.
Om dina fakturor fortfarande är pappersbaserade är detta ett utmärkt område för att införa automatisering och elektroniska fakturor. Automatisering av fakturor förenklar din annars krångliga betalningsprocess.
Det bästa med automatiserad fakturahantering i dagens läge? Den möjliggör godkännande på distans! I takt med att den moderna arbetskraften blir mer mobil, är det viktigt att ha en process som gör det möjligt att behandla fakturor var din personal än befinner sig.
Men fördelarna slutar inte där:
Pappersbaserade processer har under många år inneburit en nackdel för många organisationer. Amerikanska företag ligger efter våra europeiska motsvarigheter i detta avseende. Elektroniska betalningar är vanligt förekommande i våra privatliv - men saknas nästan helt i B2B-betalningar.
Automatisering av betalningar gör det möjligt för ekonomiavdelningar att utfärda elektroniska betalningar på distans och mer effektivt. Dessutom underlättar det spårning i realtid och ger dig tillgång till betalningsinformation dygnet runt.
Externa händelser, som phishing-attacker och spoof-händelser, är oförutsägbara, blir allt vanligare och ligger utanför vår kontroll. Men vi kan kontrollera hur vi reagerar på dem.
Att kunna anpassa sig snabbt är avgörande i dagens värld, och automatisering av AP är ett viktigt verktyg för ekonomiavdelningar som vill förbereda sig för det okända.
Gillar du ditt nuvarande affärssystem? De flesta gör det (åtminstone till viss del)! Affärssystem är expansiva och användbara verktyg för företag.
De gör det enkelt att hantera uppgifter som affärsstöd, supply chain-planering, supply chain-utförande och varuhantering. Det kan även finnas ett sätt att hantera fakturor och betalningar - vanligtvis som ett tillägg som du kan köpa och lägga till i din nuvarande process.
Med detta sagt är ditt affärssystem inte det bästa valet för att automatisera dina nuvarande processer för leverantörsbetalningar. Eller för att gå ännu längre: det är inte det bästa valet på egen hand.
Rätt lösning för automatisering av fakturor och betalningar integreras och fungerar med ert affärssystem - så att ni får den transparens och transaktionssäkerhet som en riktig betalningsplattform ger, utan att förlora de verktyg som ni gillar och är bekanta med. ERP-integration möjliggör också fakturahantering på distans.
Vi kan integrera med ditt affärssystem på bara några veckor. Vi samarbetar med välkända affärssystem som de som listas nedan:
Automatiseringen av leverantörsreskontran innebär omfattande förändringar, och de skiljer sig åt för varje roll som är involverad i processen.
Den mänskliga sidan av automatiseringen av leverantörsreskontra
Chef för leverantörsreskontra
Leverantörsreskontrachefer är de som sköter den dagliga driften av leverantörsreskontran - det är de som är experter på hur avdelningen fungerar och lyckas.
I grund och botten är automatisering av leverantörsreskontran en typ av digital transformation. Det är ett tekniskt verktyg som gör att leverantörsreskontracheferna kan bli ännu bättre på det de redan är bra på.
Genom att automatisera hanteringen av leverantörsreskontran får personalen:
IT Manager/CIO
Med en helt molnbaserad och automatiserad fakturahantering slipper IT-personalen ägna tid och resurser åt systemuppgraderingar och säkerhetsrisker. Automatiserad leverantörsreskontra ger dig inte bara mer kontroll över din avdelning - det ökar också säkerheten.
Automatiserad leverantörsreskontra innebär:
Säkerhet är en allt vanligare fråga, särskilt när man betalar leverantörer. Detta är ytterligare ett område där automatisering av fakturahanteringen kan bidra. Det skapar en positiv relation mellan dig och dina leverantörer, vilket i sin tur gör att ni kan arbeta tillsammans snarare än mot varandra. Att öka säkerheten för att skydda era intressen - och deras - blir därmed en mycket smidigare process.
Medius är designat och byggt för Microsoft Azure för att ge våra kunder den säkerhet, skalbarhet och kontinuitet i verksamheten som Microsofts infrastruktur erbjuder. Utöver de säkerhetskrav och certifieringar som tillhandahålls av Microsoft Azure uppfyller Medius kraven för SOC 1 Type 2 och SOC 2 Type 2, som specifikt rör datasäkerheten i Medius plattform.
CFO/Controller
På hög nivå ansvarar CFO:er för att hantera strategier och mål för leverantörsreskontran, medan controllers fokuserar på kopplingarna mellan leverantörsreskontran och resten av företaget. För båda är det viktigt att se till att leverantörsreskontran hjälper snarare än hindrar företagets tillväxt och välbefinnande.
Automatisering av leverantörsbetalningar = 100 % kontroll genom att möjliggöra:
Allt detta är möjligt med ett system för leverantörsreskontra som gör det enkelt att göra analyser i realtid. Automatisering av leverantörsreskontran möjliggör rapportering och spårning var du än har en bärbar dator, surfplatta eller mobil enhet.
Med vår fakturahanteringslösning kan du spåra betalningar efter typ, betalningsmottagare eller leverantör. Få fullständig insyn i din leverantörsreskontra.
Elektroniska betalningar och plattformar gör livet enklare för alla som arbetar med leverantörsreskontra. Det finns en mängd olika digitala betalningsalternativ och de har alla sina egna för- och nackdelar. Fortsätt läsa för att få mer information om vad som finns där ute!
Det finns många betalningsmetoder för leverantörsreskontra där ute. Så många att det kan vara en utmaning att välja vilken man ska använda.
Det är ingen överraskning att B2B e-handel växer snabbt. Det är viktigt för företag att ha en betalningsmetod och process på plats för att möta den ökade efterfrågan.
Enkelhet och kostnadseffektivitet ligger ofta bakom vilken betalningsmetod ett företag i slutändan väljer som sitt primära B2B-betalningsalternativ. Här går vi kort igenom de olika digitala och beröringsfria betalningsalternativen.
Under årens lopp har ACH (Automated Clearing House) lyckats förbli en av de fem vanligaste B2B-betalningsmetoderna i Nordamerika. Men med den ökande trenden att minska kostnaderna - samtidigt som man ökar säkerheten och effektiviserar kassaflödet - går framåtblickande företag mot ny teknik och nya betalningsmetoder.
Vanlig ACH är en direkt och elektronisk betalning som inte är omedelbar. Det kan ta mellan tre och fem dagar att behandla den. Det är i princip en check i digital form.
Det har alla fördelar och enkelhet av papperskontroller utan att skapa högar av papper för att bogga ner din AP-personal. Köpare gillar det eftersom det är så bekvämt och säljare gillar det eftersom de får tillgång till pengar snabbare när de inte behöver vänta på att en papperscheck ska komma med posten.
Ännu bättre, med ACH samma dag kommer säljarna att få sin betalning inom en arbetsdag.
Vad är ACH samma dag? Det är en nyare och mer omedelbar form av ACH. Den gör det möjligt att bokföra betalningar samma arbetsdag om de initieras före kl. 14.45. Studier visar att ACH samma dag ökar i volym med en ökning på 42% under Q1 2020 jämfört med Q1 2019.
Möjligheten att göra ACH-betalningar återkommande och automatiska är deras starkaste försäljningsargument. Det sparar tid, minskar pappershanteringen och säkerställer att räkningar betalas i tid. Det innebär också en förlust av kontroll, mindre integritet och risken för automatiserade betalningar som inte övervakas för att övertrassera eller överbetala en avgift.
Realtidsbetalningar är en av de nyare betalningsmetoderna. Den kombinerar:
När det gäller kostnader kostar realtidsbetalningar lika mycket som andra elektroniska betalningar som inte sker omedelbart och betydligt mindre än traditionella metoder som papperscheckar.
Det är dock viktigt att vara medveten om att RTP har risker. Det finns en förhöjd risk för bedrägerier och transaktioner kan inte stoppas när de väl har slutförts.
En betalningstransaktion i realtid slutförs på mindre än fem sekunder, vilket gör att det inte finns någon möjlighet att avbryta en felaktigt auktoriserad betalning. Virtuella kort
Sist, men absolut inte minst, finns virtuella kort. V-kort är en B2B-betalningsmetod som ökar i popularitet. Cirka 26% av företagen planerar att införliva virtuella kort i sin betalningsstrategi inom det närmaste året. Vi förväntar oss att denna siffra kommer att öka i takt med att fler företag investerar i no-touch-betalningsmetoder.
Ett virtuellt kort är ett 16-siffrigt unikt kortnummer som är skapat för engångsbruk. I praktiken är det ett virtuellt kreditkort som är avsett för att betala dina leverantörer.
Om du byter ut pappersbaserade betalningsmetoder mot en metod som använder virtuella kort kommer du att effektivisera AP-processerna, ge dig möjlighet att få kontantrabatter, öka säkerheten och förbättra den interna kontrollen.
Fortsätt läsa för att få en djupare inblick i fördelarna med att använda virtuella kort och ta död på de myter som cirkulerar om dem.
Vi kan inte prata om digitala betalningsmetoder för leverantörsreskontra utan att nämna ett av de vanligaste betalningsmetoderna - banköverföringar.
Det kommer också på andra plats när det gäller förekomsten av bedrägerier.
I en modern miljö där allt fler arbetar på distans har denna sårbarhet för bedrägerier allvarliga konsekvenser. Banköverföringar löper större risk när autentiseringen och nätverkssäkerheten är sämre.
Banköverföringar kostar också mer eftersom de är förenade med större bankavgifter än metoder som ACH. Av den anledningen används banköverföringar främst av större företag som gör och tar emot internationella transaktioner.
Inköpskort är en form av företagskort som gör det möjligt att köpa varor och tjänster utan att använda föråldrade inköpsmetoder som t.ex. papperscheckar.
De utfärdas till anställda som är betrodda att följa de riktlinjer som du anger för användning av kortet. En mängd olika kontroller kan läggas på dessa kort, t.ex:
Den största nackdelen med att använda inköpskort är att det är ett av de minst säkra alternativen - vilket innebär att företag kan utsättas för kreditkortsbedrägerier och identitetsstöld.
Skapa en ny intäktsström via rabatter.
Möjligheten till nya intäkter är kanske det som mest lockar företag att prova virtuella kort (v-kort). Möjligheten att få månatliga rabatter förändrar spelplanen. Det är skillnaden mellan en avdelning som går med förlust och en som tjänar pengar åt ditt företag.
Virtuella kort kan generera upp till 1 % i cashback på AP-utgifter. Det är en omedelbar avkastning på investeringen (ROI) på alla transaktioner med en leverantör som görs via v-card.
Fortfarande skeptisk? Använd vår besparingskalkylator för att ta reda på hur mycket du kan spara.
För varje euro i virtuella kortbetalningar har du möjlighet att tjäna en kontantrabatt när du väljer rätt program. Ju fler virtuella kreditkortstransaktioner, desto mer får du tillbaka.
Att använda virtuella kort istället för föråldrade papperskontroller är en viktig del i att effektivisera processen för leverantörsreskontra. Möjligheten att ta bort manuella processer gör hela processen mer effektiv som standard.
Detta gör att leverantörsreskontraavdelningarna kan fokusera mindre på att behandla betalningar och mer på viktiga ekonomiska ansvarsområden. Avlasta dem från uppgifter som t.ex:
Det eliminerar också risken för mänskliga fel genom att minska antalet gånger som en person är inblandad i ett steg i betalningsprocessen. En annan aspekt som skyddar mot misstag och bedrägerier är att virtuella kort är utformade för engångsbruk.
Virtuella kort är en B2B-betalningstyp som ökar i popularitet både på grund av att de är enkla att använda och för att de är mycket säkrare än föråldrade metoder. Ett v-card är ett virtuellt kreditkort med ett unikt 16-siffrigt kortnummer.
De är utformade för att användas för att betala leverantörer och kommer med förhöjda säkerhetsstandarder, transparens för din personal och enkel hantering. Virtuella kort är utformade för engångsbruk mellan en betalare och en betalningsmottagare - och som betalare kan du förutbestämma det belopp som ska betalas.
En annan del av ditt skydd är att virtuella kort är just virtuella. Det finns inget fysiskt kort som kan stjälas eller återanvändas.
En faktor som håller företag tillbaka från att införa virtuella kort är rädslan för att de kan debiteras en avgift av kortföretaget när de utfärdar en betalning. I själva verket är motsatsen mer typisk.
Virtuella kort ger ofta återbäring och betalningar är kostnadsfria. Som nämnts ovan är det möjligt att få upp till 1 % i återbäring på levreantörsutgifter. Det är därför som 30 % av företagen införlivar virtuella kort i sin betalningsstrategi och enligt Ardent Partners kommer ytterligare 26 % att göra det under det närmaste året.
Det bästa med cashback på virtuella kort är att det egentligen inte kräver något extra arbete. Med rätt program kan du potentiellt tjäna cashback på alla virtuella kortbetalningar. Se upp för partners som exempelvis banker med treasury-program som inte betalar ut cashback månadsvis - de håller den på årsbasis eller kräver att du når ett visst minimum innan du får dina rabatter.
Genom att byta ut pappersbaserade betalningsmetoder mot en som utnyttjar virtuella kort kan ni effektivisera era fakturahanteringsprocesser, öppna upp för nya intäktsströmmar, öka säkerheten och förbättra era interna kontroller. Att införa virtuella kort är inte den stora förändring som de flesta förväntar sig. Om ditt redovisningssystem kan generera en checkfil kan rätt leverantör av betalningsplattform konvertera filen till rätt format för virtuella kortbetalningar och överföra den via säker FTP. Att hitta en lösning som låter dig behålla kontrollen över din ekonomiavdelning och betalningsprocess är avgörande.
Det har aldrig varit enklare att säga adjö till pappersprocesser till förmån för elektroniska betalningar och ett digitalt arbetsflöde som är skräddarsytt specifikt för dig!
En papperslös process för leverantörsreskontran kommer att:
Varför vänta med att dra nytta av dessa fördelar? Vi kan ta hand om all onboarding och systemkonfiguration åt dig.
Virtuella kort är en viktig del av en automatiserad process för leverantörsreskontra. De ger möjlighet till cashback och är säkrare än andra betalningsmetoder.
Är du intresserad men inte säker på var du ska börja automatiseringsprocessen? Fortsätt läsa!
De flesta är överens om att det kan vara svårt att genomföra en genomgripande processförändring, och därför är det bra att dela upp den i olika steg. En uppgift som delas upp i mindre steg är lättare att föreställa sig och genomföra.
Tänk dig att du ska organisera din garderob. Bara att titta på den, på kläderna som ligger huller om buller, de mystiska lådorna som är undangömda, gör att du inte vet var du ska börja. Du kanske till och med tappar motivationen att ens försöka genomföra projektet.
Men när du delar upp det i enkla steg - som att först plocka ut allt och sedan sortera vad som är skräp, vad som ska skänkas och vad du vill behålla - blir det mindre skrämmande. Vi ska göra samma sak med AP-automatisering.
Det är naturligt att börja med att automatisera betalningarna. Det är det första steget mot att ta bort pappersarbetet från leverantörsreskontran. Det går också snabbt - med rätt program för leverantörsreskontra är automatisering av betalningar ett naturligt nästa steg.
Att ta bort pappersarbetet genom att automatisera leverantörsreskontran resulterar i
Checkar är fortfarande den vanligaste betalningsmetoden för bedrägerier i många delar av världen. Genom att flytta dina riskfyllda pappersbaserade betalningar till digitala betalningsmetoder som ACH och virtuella korttransaktioner minskar du avsevärt dina chanser att bli föremål för ett framgångsrikt bedrägeriförsök.
Det har aldrig funnits ett bättre tillfälle för företag att förändra sina betalningsprocesser genom automatisering.
“There’s a misperception that receiving an invoice as a PDF document attached to an email is an electronic invoice,” says Katarina Anderson, VP of Capture at Medius. “That’s not the case. That PDF is probably still going to be printed out at some point.”
One of the outcomes of the Covid Pandemic was the requirement for employees to work remotely to avoid the risk of exposure. This shift has driven companies to scan and email invoices out to their clients.
This not only provides a false sense of digitization — and lulls you into the mistaken idea that you have adapted to the low touch economy — it leaves you vulnerable to fraud.
Many companies believe they have already automated invoices because they no longer mail out or receive paper versions. However, they still manually scan invoice into their systems and input data by hand. So, even though most invoices are received via email, they're still required to open the email and print the digital invoice. Reintroducing paper to the invoice process. Modern invoice software that enables invoice automation to free up your AP staff, and it's infinitely more secure. It will also save you time and money. There is a cost to antiquated invoice processes, and often, it's a convoluted workflow that leaves you open to errors.
Automating paying invoices & enabling remote AP will:
Det finns många sätt att automatisera sin ekonomiavdelning och sina betalningsprocesser. Det bästa sättet är att arbeta med ert nuvarande affärssystem och era nuvarande processer - inte att göra sig av med dem. affärssystem är värdefulla finansiella verktyg. De gör det enkelt att ta hand om uppgifter som affärsstöd, merchandising och planering och genomförande av leveranskedjan. Det finns affärssystem som har möjlighet att automatisera dina betalningar, men ofta är det ett tillägg som du betalar för att lägga till. Att aktivera betalningar via ERP-integration är inte bara möjligt, det är också det bästa sättet att göra det på. För att automatisera dina betalningar och fakturor är det viktigt att arbeta med en partner som förstår branschen och har byggt en lösning specifikt för att säkerställa din framgång.
Att integrera med ditt affärssystem är enklare än de flesta tror. Rätt plattform för leverantörsbetalningar har en låg startpunkt, hög avkastning och en snabb omställning. Vår lösning här på Medius kan integreras med ert affärssystem och komma igång på så kort tid som 8-12 veckor. I enlighet med vårt mål att göra vår lösning lättanvänd och flexibel samarbetar vi med välkända affärssystem som Microsoft Dynamics.
Att automatisera sin ekonomiavdelning innebär inte att man måste kasta ut allt man har arbetat med och börja från noll. Det är möjligt, till och med att föredra, att automatisera och bibehålla dina nuvarande processer. Automatisering kan ta bort det tråkiga i era processer samtidigt som ni kan behålla de effektiva delarna på plats.
Det har aldrig varit enklare att förändra din betalningsprocess. Behåll era nuvarande processer och digitalisera betalningar och fakturor utan kapitalkostnader. Helautomatiserade godkännandeprocesser och best practices som är helt out of the box kommer att revolutionera din avdelning och säkerställa att ditt team kan överleva och utvecklas även om en annan oförutsägbar händelse skulle inträffa.
Fjärrstyrd fakturahantering kan installeras snabbt och spara tid, pengar och resurser. Oavsett om ditt ERP- eller redovisningssystem stöder flera olika typer av betalningsfiler eller bara kan generera en checkfil, gör vår lösning det möjligt för dig att sömlöst övergå till att göra elektroniska betalningar av alla slag. Du kommer att kunna överföra betalningar till den eller de banker som du har en relation med.
Möjligheten att behålla dina befintliga bankrelationer är en bra riktlinje för att säkerställa att du är på den väg som ger minst motstånd mot automatisering av leverantörsreskontran.
Vår anpassade integration gör att du kan behålla dina banker och redovisningssystem. Vi kan också hjälpa dig att sömlöst migrera från en gammal bank till en ny.
Rätt partner är en viktig ingrediens för framgång. Prata med vårt expertteam idag för att se om vi är rätt partner för dig.
Har du en effektiv kontinuitetsplan för verksamheten?
Många företag hade ingen effektiv plan när covid-19-pandemin slog till och var tvungna att försöka hitta sätt att hantera personalens förflyttning till distansmiljöer.
Till nödlösningarna hörde att skriva ut checkar på annan plats, skicka hem skrivare till personalen och skanna och mejla fakturor till leverantörer. Dessa halvmesyrer fungerar i nödfall, men är ohållbara på lång sikt.
Papper är i sig ett problem för en kontinuitetsplan. Fysiska fakturor, checkar och de verktyg som används i dessa processer binder personalen till kontoret. Det kan sätta ditt ekonomiteam i en situation där de tar med sig skrivare och lådor fulla av papper hem om, eller snarare när, nästa stora händelse inträffar som kräver att vi snabbt anpassar oss till ett nytt sätt att arbeta.
Med studier som förutspår periodiska hemma-i-hemmet-order och en arbetskraft som i stort sett är nöjd med att arbeta på distans - måste företagen sluta med papper till förmån för elektroniska fakturor och betalningar.
Att digitalisera dina fakturor och betalningar är det första och viktigaste steget mot att ha en effektiv kontinuitetsplan på plats.
De allra flesta som har gått över till att arbeta hemifrån har sagt att de vill fortsätta med det under resten av sin karriär, åtminstone en del av tiden. Att skapa offsite- och decentraliserade processer gör det inte bara möjligt för din ekonomipersonal att arbeta varifrån de vill, det har också fördelar för dina nuvarande och framtida leverantörer.
Detta görs genom:
Tillhandahålla adekvat kontorsutrymme för social distansering
Använda elektroniska lösningar som fungerar på distans
Övergång till elektroniska fakturor och elektroniska betalningar
Möjliggöra godkännandeprocesser på distans
Föråldrade fakturaprocesser är inte längre ett fungerande alternativ. Med digitala faktureringsplattformar och automatiserad fakturahantering kan du godkänna fakturor från vilken enhet som helst som har tillgång till internet.
Både privatpersoner och företag vill minska sina kontaktintensiva processer till andra med mer autonom hantering - vilket innebär att man bara behöver hantera avvikelser. Dessa processer gör det möjligt att slutföra köp från bekvämligheten av sitt hem. Var inte sen med att ansluta dig till den nya högteknologiska ekonomin!
Möjligheten att slutföra processer var som helst är avgörande för mer än bara fakturor. Det är också viktigt att ha möjlighet att hantera betalningar var du eller din ekonomipersonal än befinner er. Betalningsautomatisering gör inte bara detta möjligt, det tar också över de mer tråkiga och vardagliga aspekterna av ditt arbetsflöde.
Att ha flexibiliteten att låta personalen välja varifrån de gör sina betalningar kommer också att göra ditt företag mer konkurrenskraftigt när du letar efter nya talanger. Enligt en ny undersökning skulle 44 % av yrkesarbetarna byta en lönesänkning mot att fortsätta arbeta hemifrån.
Vad är en av de största tidstjuvarna för leverantörsreskontra? De flesta skulle nog svara att det är att ta emot samtal och e-post från leverantörer som vill ha statusuppdateringar.
En portal som ger personalen tillgång till leverantörsreskontraprocessen och statusen dygnet runt kommer inte bara att underlätta deras dagliga arbete. Det kommer också att minska antalet leverantörer som ber om uppdateringar eftersom de också kommer att ha öppen tillgång till portalen.
Detta är viktigt för alla kontinuitetsplaner eftersom det möjliggör uppdateringar dygnet runt för din personal och dina leverantörer. Det kommer också att göra vardagen enklare, även när du inte aktivt använder din backupplan. Att ha den på plats i händelse av en kris är det som motiverar företag att göra förändringen nu, men det kommer att ge utdelning även innan en sådan händelse inträffar.
Arbetar några, eller alla, i ditt ekonomiteam på distans? Inga problem! Beröringsfria betalningar gör det möjligt att hantera leverantörsreskontran på distans.
Ge ditt ekonomiteam möjlighet att göra beröringsfria betalningar - när som helst, var som helst.
Fjärrstyrd automatisering av leverantörsreskontran och beröringsfri fakturahantering kan
Det främsta skälet till att företag tidigare tvekade att införa distansarbete i stor skala var de många okända faktorerna. Hur skulle samarbetet fungera? Skulle produktiviteten bli lidande? Vilka verktyg skulle personalen behöva på sitt hemmakontor?
Dessa farhågor hindrade företagen från att göra förändringen i någon större skala och lämnade flexibla arbetsalternativ till de få utvalda vars roll krävde det. Tack vare covid-19 fick både personal och företag svar på sina frågor. Samarbete är fortfarande möjligt med kreativa lösningar och avancerad teknik som videosamtal och realtidsprogram som gör att personalen kan arbeta med samma projekt samtidigt. Produktiviteten blir inte lidande - för de flesta förbättras den.
Nyligen genomförda undersökningar har visat att 54% av yrkesverksamma rapporterar att distansarbete hade en positiv effekt på deras produktivitet.
Tricket är att kommunicera effektivt, anpassa sig till de förändringar som covid-19 för med sig och förhindra utbrändhet bland personalen på finansavdelningen.
Enligt Forbes spenderar ett genomsnittligt amerikanskt företag upp till 12 000 USD per anställd och år på kontorslokaler. Denna siffra kan minskas, om inte helt elimineras, genom att en del av de anställda fortsätter att arbeta hemifrån.
Redan nu undersöker företag olika alternativ för att slippa hyra stora kontorsbyggnader för hela sin personal. Istället kan de hyra mindre utrymmen för möten som kräver personlig närvaro och för att tillgodose dem som föredrar att komma in på ett kontor, samtidigt som de håller kostnaderna nere genom att låta majoriteten arbeta hemifrån. Vissa företag kanske kommer att fortsätta att arbeta helt på distans nu när teknik som Zoom och Microsoft Teams har gjort samarbete på distans till en mindre utmaning.
De kontorsmiljöer som finns kvar kommer att se annorlunda ut jämfört med före 2020. De kommer att vara utformade för att möjliggöra social distansering när så krävs och för att vara "low touch" - inte bara när det gäller kontorets funktion utan även när det gäller vad personalen gör som en del av sina dagliga arbetsuppgifter.
Beröringsfri fakturahantering innebär att även den personal som väljer att komma in på kontoret kan göra det utan att behöva lägga tid på onödiga, repetitiva manuella steg.
Framtiden är här, och det är i form av en högteknologisk ekonomi med få beröringspunkter. Beröringsfria fakturagodkännanden och betalningsprocesser är en oundviklig och avgörande del av vår nya low touch-verklighet. När CFO:er planerar att flytta en del av sin personal till distansarbete permanent är det viktigt att hitta en lösning för fakturering och betalning av leverantörsskulder som gör det möjligt. Autonoma lösningar och automatiserade processer är effektiva - och ännu viktigare - de ger den flexibilitet och säkerhet som behövs för ett team som arbetar både hemma och på kontoret.
Det finns många vägar till automatiserad fakturahantering för företag, och många av dem innehåller hinder, omvägar och återvändsgränder. Men med några få riktlinjer är det möjligt att hitta den väg som ger mest valuta för insatsen.
Det har aldrig funnits en bättre tidpunkt att förändra er leverantörsreskontra och lämna de manuella processerna bakom er. Med vår lösning kan du och ditt team hantera hela processen från faktura till betalning från köksbordet eller från kontorsbyggnaden. Den ger dig tillgång till fjärrgodkännande av fakturor och betalning via vår säkra molnportal som är tillgänglig dygnet runt.
Tack för att du läste vår guide om lösningar och bästa praxis för automatiserad fakturahantering! Kolla in våra resurser för att fortsätta lära dig mer eller kontakta oss för ett samtal om hur du kan framtidssäkra din ekonomiavdelning.
Delta i våra insatser för att återställa klimatet! Genom vårt samarbete med Veritree planterar Medius ett träd för varje nedladdat innehåll från vår webbplats.
Läs mer
