Inköpsordermatchning i MediusGo – automatiserad ordermatchning för leverantörsfakturor

Nej. Ordermatchning används främst vid inköp av varor, men fungerar även för vissa typer av tjänster – särskilt när tjänsten beställs via inköpsorder och faktureras strukturerat.

MediusGo har färdiga integrationer med många affärs- och inköpssystem. På vår integrationssida ser du vilka system som stöds, eller så bokar du en genomgång för att få svar utifrån just er miljö.

Det innebär att inköp sker via inköpsorder i ett system, att leverantörer fakturerar med referens till ordern och att processen följs i organisationen. Det behöver inte vara komplicerat – men det behöver vara konsekvent.

Ja, ordermatchning bygger på att det finns inköpsorder i affärs- eller inköpssystemet. Fakturan matchas mot ordern och vid behov även mot registrerade inleveranser. Saknas inköpsorder hanteras fakturan i stället som en omkostnadsfaktura.

MediusGo hanterar delleveranser fullt ut. En inköpsorder kan matchas mot flera leveranser och flera fakturor. Systemet håller reda på vad som redan är levererat och fakturerat, och säkerställer att ni inte betalar mer än vad som faktiskt har mottagits.

Om fakturan saknar artikelrader kan MediusGo för den aktuella leverantörens fakturor tolka endast inköpsordernumret, och matchningen innebär att raderna hämtas från inköpsorder/inleverans så att en matchning på huvudnivå kan genomföras.

Ja. MediusGo klarar samlingsfakturor där flera inköpsorder faktureras på samma faktura. Fakturan kan matchas mot flera order samtidigt, vilket är vanligt vid återkommande leveranser eller ramavtal.

Ja. Ni kan själva sätta upp regler och toleransnivåer, till exempel för mindre prisavvikelser, fraktkostnader eller avrundningsdifferenser. Avvikelser inom satta gränser kan hanteras automatiskt, medan större avvikelser kräver manuell granskning.

Tiden för att komma igång beror på ert affärssystem, befintliga inköpsprocesser och integrationsupplägg. För många kunder går det relativt snabbt, särskilt om inköpsorder redan används i dag. Vid en genomgång kan vi ge en tydligare bild baserat på era förutsättningar. Kontakta oss för ett tydligare estimat.

Ja. MediusGo matchar både på huvudnivå och radnivå. För bästa matchning på radnivå rekommenderas att lösningen kombineras med MediusGo Capture, som ger hög tolkningsprecision på artikelrader.

När något inte stämmer, till exempel pris, antal eller leverans, flaggas fakturan och det aktuella avvikande värdet på artikelraden automatiskt. Samt att man enkelt kan filtrera ner en faktura med många rader så att endast de rader som har avvikelser visas. Fakturor som stämmer går vidare automatiskt, medan endast avvikelser kräver åtgärd. Det gör att ekonomiavdelningen kan arbeta med undantag istället för manuell kontroll av alla fakturor.

Ja, i många fall. Matchning av tjänstefakturor fungerar när tjänsteinköp görs via ett system som kan integreras med MediusGo och där det finns gemensamma identifierare, till exempel ett uppdrags- eller ordernummer. Då kan fakturor kopplas till rätt inköp och kontrolleras automatiskt.

MediusGo används till exempel av kunder inom transport och logistik för att säkerställa att fakturerade tjänstekostnader stämmer överens med budgeterade kostnader i deras planeringssystem.

Det är dock viktigt att känna till att matchning av tjänster normalt inte sker med samma detaljnivå som för varor, eftersom tjänster ofta saknar information som artikelnummer och godsmottag.