Lagar du ditt affärssystem med silvertejp? Då kan det vara dags att byta.
Affärssystemet fungerar som hjärtat i företagets verksamhet. Här hanteras livsviktig information och processer för hela organisationen. Ändå är det ett system vi älskar att hata. Varför är det så?
Oftast handlar det om att affärssystemet inte kan matcha företagets behov och ambitioner. Trasiga eller otillräckliga systemstöd skapar frustration i vardagen. I det här blogginlägget får du lära dig att känna igen tecknen på att det är dags att byta affärssystem och hur du går till väga för att hitta rätt lösning för framtiden.
3 tecken på att det är dags att byta affärssystem
När ett företag växer snabbt och behoven av systemstöd förändras går många i fällan att använda ”silvertejpslösningar” för att kortsiktigt lösa ett problem så att hjulen fortsätter att rulla och man kan leverera till kunden i tid.
Silvertejpslösningar kan vara bra för att snabbt komma vidare, men de hjälper dig inte att bygga en stabil grund för framtiden. Istället förflyttar den här typen av ”quick fix” ofta arbetsprocesser från systemet till någon typ av manuell hantering. Det kan till exempel handla om att ta ut data från två olika system och sammanställa i Excel för uppföljning och rapportering. Eller att manuellt registrera orders från e-handelssystemet i affärssystemet eftersom en integration saknas.
Med alltför många silvertejpslösningar blir till slut affärssystemet en bromskloss istället för en möjliggörare för företaget.
Här är tre tydliga tecken på att din verksamhet har fastnat i silvertejpsfällan:
- Ni använder Excel till viktiga affärsprocesser, uppföljning och rapportering.
- Ni är beroende av specifika medarbetare för att hantera vissa arbetsuppgifter och processer.
- Ni måste utöka personalstyrkan för att kunna hantera ökade volymer och krav som tillväxten medför.
Så hittar du rätt affärssystem för dina behov
Idag finns det hundratals olika affärssystem att välja mellan på den svenska marknaden. Att hitta rätt system för just ditt företag kan tyckas en oöverstiglig uppgift. Det är otroligt viktigt att utgå från din verksamhet och göra hemläxan på ett strukturerat sätt:
Identifiera era centrala behov av systemstöd: Ska systemet stödja främst kommersiella eller operativa behov? Hur snabbt förändras era behov och bransch?
Kartlägg era processer för att få en överblick över specifika krav och behov.
Sätt mål kring vad ert systemstöd ska hjälpa er att uppnå.
Förankra målen i ledningsgruppen och projektteamet.
Utvärdera nuvarande system för att förstå om det kan möta behoven med hjälp av anpassningar och/eller integrationer till andra stödsystem.
Här är kraven du bör ställa på ett nytt affärssystem
När du har gjort nulägesanalysen och definierat målen kommer du att ha en lista med krav som är specifika för er verksamhet. Lägg därtill dessa generella krav när du utvärderar olika alternativ på marknaden:
Uppföljningsmodell som passar dig, så att du enkelt kan få ut de rapporter och analyser som din verksamhet behöver.
Automatisering på riktigt, så att ni kan göra förflyttningen från manuellt arbete till att endast lägga tid på avvikelsehantering.
Framtidssäker roadmap, så att leverantören bakom systemet har musklerna och ambitionen att hänga med i den snabba teknikutvecklingen.
Starkt API, så att affärssystemet kan kommunicera sömlöst med övriga system i ditt IT-landskap, idag och i framtiden.
Färdiga integrationer, så att du kan koppla på specialiserade stödsystem, såsom MediusGo för fakturahantering, och behålla dessa även när du byter affärssystem.
God IT-säkerhet, så att du kan nyttja alla fördelarna med en molnbaserad lösning samtidigt som risken för bedrägerier minimeras.
Tänk på att ett system i sig självt inte skapar några mirakel. Det är minst lika viktigt att hitta en affärssystemspartner som hjälper dig att göra vägen mot ett nytt system så rak och smidig som möjligt. Vi på MediusGo har många affärssystemskonsulter i vårt partnernätverk – hör av dig om du vill ha tips och råd.
Om ett affärssystemsbyte står på din agenda, kan du känna dig trygg i att snabb och säker fakturahantering via MediusGo består. Vår lösning kan enkelt kopplas till ditt nuvarande och framtida system. Läs om våra integrationer här.
Vill du lära dig mer?
Titta på vårt inspelade webbinar: Dags att byta affärssystem? Så gör du rätt val