Höst = nystart.
Är det dags att automatisera mer?
Så kan ekonomiavdelningen ta kontroll över fakturaprocessen inför hösten
Efter semestern kommer hösten, och med den ett nytt tempo. För många ekonomiavdelningar betyder det nya budgetar, inköp och deadlines. Ett perfekt tillfälle att stanna upp och fråga sig: Hur väl fungerar egentligen våra processer för leverantörsfakturor?
Här är fem frågor att ställa er själva – och konkreta tecken på att det kan vara dags att automatisera mer.
1
Har ni manuella moment som sinkar flödet?
Behöver ni fortfarande kontera återkommande kostnader manuellt?
Hyresfakturor, telefonräkningar och andra återkommande kostnader ser ofta likadana ut – men ändå lägger ni kanske in konton och kostnadsställen för hand varje gång.
Måste ni påminna kollegor om attest via mejl eller telefon?
Om fakturor fastnar i flödet krävs det ofta att ekonomiavdelningen jagar på attestanter manuellt – något som stjäl både tid och fokus.
Matchar ni fakturor mot inköpsorder manuellt utan stöd i systemet?
Om ekonomiavdelningen måste öppna flera system för att jämföra faktura, order och följesedel – då sker matchningen i praktiken helt manuellt.
Saknas tydlig process för hantering av avvikelser?
Vid avvikelser skickas fakturan kanske runt i organisationen på måfå, utan att någon riktigt vet vad som gäller eller vem som ansvarar för vad.
Periodiserar ni fortfarande i Excel?
När periodiseringar och ankomstregistreringar görs manuellt ökar risken för fel och dubbelarbete, särskilt vid månads- och årsskiften.
Väljs attestanter manuellt i varje enskilt fall?
Utan regelstyrda attestflöden blir processen sårbar. Om attestanter måste väljas manuellt vid varje faktura blir flödet både långsammare och mer sårbart, särskilt vid sjukdom eller semester.
Skickas fakturor vidare via mejl istället för i systemet?
Om frågor kring fakturan hanteras via mail eller muntligt tappar ni spårbarheten, förlänger ledtiderna och risken för missförstånd ökar. Kommunikation om fakturan ska ske där fakturan är.
2
Klarar systemet av frånvaro och semesterperioder?
Sommaren visade kanske att processen stannar upp när nyckelpersoner är borta. Med rätt inställningar i systemet – som attestregler, påminnelser och ersättare – slipper ni manuella rundor eller mejlkaos.
Se över hur ni hanterar frånvaro i fakturaflödet och skapa standardrutiner som fungerar året runt.
3
Hur mycket kan ni automatisera – egentligen?
Många system erbjuder stöd för AI och regelbaserad kontering, matchning mot inköpsorder, automatattest och andra smarta funktioner. Frågan är – använder ni dem fullt ut?
Att lägga tid på en genomlysning nu kan löna sig längre fram. Många företag vi jobbar med börjar enkelt och bygger upp automation steg för steg.
4
Får du som ekonom tid till rätt saker?
En av de största vinsterna med automatisering är att ekonomiavdelningen får mer tid över till uppföljning, analys och stöd till verksamheten – istället för att hantera fakturaflödet manuellt.
Kanske dags att frigöra tid för mer värdeskapande arbete? Om ni hade tid över, vad hade ni velat lägga den på?
5
Är det dags att ta ett större grepp?
Om ni fortfarande har en manuell fakturahantering som blivit en stort flaskhals eller om ni växt ur ert nuvarande system – då kan det vara läge att utvärdera alternativen.
Att investera i ett elektroniskt fakturahanteringssystem behöver inte vara en stor IT-upphandling. I många fall går det att koppla på en molnbaserad lösning som fungerar med ert befintliga affärssystem så at ni snabbt är igång med att automatisera fakturahanteringen till fullo!
Kontakta MediusGo
Fyll i dina uppgifter så återkommer vi snarast möjligt!
Tack för ditt meddelande, vi återkommer så snart vi har möjlighet!