Kom du tillbaka till fakturakaos efter semestern? Nu gör vi något åt det!
För ekonomiavdelningar som vill få kontroll direkt efter semestern
Semestern är över, och kanske känner du igen känslan – mejlkorgen är full, fakturor har förfallit och attestflödet har stannat upp. Det är inte konstigt. Sommaren sätter ofta fakturaprocessen på prov, särskilt om ersättare inte haft tid eller tillgång till rätt information.
Men det finns sätt att snabbt återfå kontroll, utan att stressa eller jaga kollegor i onödan. Här är våra bästa tips för att få snurr på flödet igen.
1
Skapa en tydlig överblick
Börja med att prioritera bland fakturorna. Vilka är närmast förfallodatum? Vilka ligger och väntar på attest eller distribution? Ett bra fakturahanteringssystem ger dig snabbt en överblick i realtid– men det går också att exportera till Excel om du saknar överskådlighet i ditt system. Syftet här är att undvika påminnelseavgifter!
2
Kommunicera tydligt internt
I många fall handlar det inte om ovilja – bara om missad information. Har du ett system med meddelandefunktion i systemet använder du den och pingar kollegor direkt från fakturan. Saknar du funktionalitet för det använder du er interna meddelandeapplikation, som ex Teams. Ju tydligare du är, desto snabbare får du respons.
Har ni många som varit lediga samtidigt? Kör en snabb avstämning i teamet – vad ligger på vem, och vad behöver prioriteras.
3
Se över vad som fastnade – och varför
Fakturor som blivit liggande säger ofta något om hur robust processen är. Kanske:
- Attestansvarig glömdes bort i frånvaroplaneringen
- Några fakturor krävde manuell handpåläggning
- Ersättare saknade behörighet eller insyn
Notera vad som inte fungerade, så är ni bättre rustade nästa gång.
4
Använd läget för att förbättra – inte bara släcka bränder
Att komma tillbaka till ett fakturakaos är jobbigt – men det är också en möjlighet. När utmaningarna är färska i minnet är det ett bra tillfälle att se över:
- Behörigheter och rutiner vid frånvaro
- Tidsgränser för attest
- Möjligheter att automatisera mer
Små justeringar kan göra stor skillnad i det långa loppet.
5
Be om hjälp om ni behöver det
Många ekonomiavdelningar sitter på samma typ av utmaningar. Hör gärna av dig om du vill bolla hur ni kan snabba upp era flöden eller ta bort manuella moment. Vi hjälper dig gärna att kartlägga vad som kan förbättras i det nuvarande process och hur ni tar er dit!
Kontakta MediusGo
Fyll i dina uppgifter så återkommer vi snarast möjligt!
Tack för ditt meddelande, vi återkommer så snart vi har möjlighet!