Så förbereder du fakturahanteringen inför sommarsemestern – tips för ekonomiavdelningen

När semestertiderna närmar sig är det lätt att fokus flyttas från fakturor till sol och ledighet. Men för att undvika flaskhalsar och onödiga stopp i attestflödet finns det några enkla saker du kan göra innan du går på ledighet – oavsett vilket system du jobbar i.

Här är våra bästa tips för att säkra upp fakturahanteringen i sommar:

1.      Utse ersättare i god tid

Säkerställ att någon kan ta över dina uppgifter när du är borta. I de flesta fakturasystem går det att lägga in ersättare som får tillgång till att attestera eller hantera fakturor i ditt ställe. Stäm av med din ekonomiavdelning eller systemansvarig hur det fungerar hos er.

2.     Gå igenom dina öppna fakturor

Ta en stund innan semestern för att rensa i listan med fakturor:

·        Attestera det som kan hanteras nu

·        Skicka tillbaka det som är felaktigt

·        Kommentera eller fördela det som behöver input från andra

Ju färre bollar du lämnar i luften, desto bättre flyt får flödet när du är borta.

3.     Använd meddelandefunktionen effektivt

Behöver du hjälp av en kollega? Lämna ett tydligt meddelande direkt på fakturan eller via det system ni använder. Det förenklar uppföljningen och minskar risken för missförstånd. Ett tydligt "ping" är ofta allt som krävs för att få saker i rullning.

4.    Tydliggör deadlines och prioriteringar

Om du hanterar eller distribuerar fakturor – var tydlig med vilka som är mest brådskande. Märk upp dem på något sätt eller meddela kollegorna vilka fakturor som inte kan vänta tills du är tillbaka.

5.     Se upp för manuella moment

Om vissa fakturor fortfarande kräver manuell hantering (t.ex. skanning, utskrift, fysiska signaturer) – se till att någon ansvarar för dessa under semestern. Annars riskerar betalningar att bli försenade.

Bonus: Planera för att inte kolla jobbmailen

Om du ändå väljer att ha viss bevakning under semestern – sätt tydliga gränser. Kanske kollar du av inkorgen en gång i veckan. Men det bästa? Se till att system och kollegor klarar sig själva.

Genom att lägga 30 minuter på att förbereda fakturahanteringen kan du undvika stress – både för dig själv och dina kollegor. Och med tydliga ersättare, rensade listor och bra kommunikation kan du luta dig tillbaka och njuta av ledigheten fullt ut.

Glad sommar önskar vi på MediusGo!