För dem som är nya inom upphandlingsindustrin har vi satt ihop en snabb jargongbrytande sammanfattning som hjälper dig att förstå de mer populära termerna, förkortningarna och fraserna du kan stöta på.
Detta är de pengar en organisation är skyldiga, eller har en skuld, till en borgenär. Vanligtvis på grund av inköp av varor eller tjänster. Det beskriver också en funktion inom ett företag som är fokuserad på hantering av betalningar till leverantörer för köpta varor och tjänster.
En Three-way match avser validering av en faktura av en inköpsorganisation innan betalning sker till leverantören. Förfarandet säkerställer att ett giltigt beställningsnummer har matats in i köparens inköpssystem, en varumottagningsanmälan (GRN) har slutförts av köparen för att bekräfta tillfredsställande leverans och en giltig faktura har mottagits från leverantören.
Beroende på en organisations funktion eller policy kan fakturamatchning beskrivas som en tvåvägsprocess (inköpsorder och faktura) eller (inköpsorder, inleverans och faktura). Den beskriver arbetsflödesprocesserna för att säkerställa att betalningar till leverantörer är auktoriserade. Detta kan minimera fakturainkonsekvenser och obehöriga betalningar.
Accounts receivable är en funktion inom ett företag som erbjuder kreditvillkor för sina varor eller tjänster och är inriktat på att erhålla betalningar för de varor och tjänster som tillhandahålls kunderna.
Source-to-pay beskriver den uppsättning aktiviteter som en organisation hanterar från att välja en leverantör till att göra betalningar mot sina fakturor. Kärnverksamheten inkluderar leverantörsval, on-boarding av leverantörer, avtalsuppsättning och hantering, tilldelning av utgifter mot budget, bearbetning av fakturor och betalningar till leverantörer. En Source to Pay-programvarulösning är utformad för att hjälpa upphandlings- och finansavdelningar att effektivisera och automatisera alla dessa aktiviteter för att leverera kostnadskontroll, kostnadsbesparingar och efterlevnad av utgifter.
eSourcing, eller Electronic Sourcing, är en vanlig term som används för att beskriva organisationers användning av online system, för att samla in och jämföra information om ett antal leverantörer och för att hjälpa köparen att välja en föredragen leverantör. De viktigaste typerna av eSourcing-system är utformade för att hjälpa till att generera kostnadsbesparingar från leveranskedjor, förbättra informationshanteringen och leverantörsrelationerna.
Leverantörshantering beskriver strategisk planering och hantering av leverantörers information, interaktioner och relationer av en köporganisation. Framgångsrik leverantörshantering handlar om att engagera sig med leverantörer på ett sätt som speglar organisationens prioriteringar och hur bäst deras krav kan uppnås. Detta kan också maximera värdet av upphandlingsaktiviteter - från utvärdering och onboarding av nya leverantörer till leverantörskedjan för köparen till pågående prestationsgranskning.
Supplier relationship management, eller SRM, är den processen och ram som en inköpsorganisation använder för att hantera alla affärer med sina leverantörer för att skapa effektivitet, välja ekonomisk risk och sänka kostnaderna. Denna process kan underlättas med programvarusystem för leverantörsrelationshantering för att underlättasamarbetet och övervaka effektiviteten hos leverantörer.
Supplier information management, eller SIM, är processen för att centralisera och lagra all leverantörsdata samt att ge ett enda arkiv som innehåller all leverantörsinformation. Programvara för hantering av leverantörsinformation automatiserar och hanterar processen för köpare med leverantörsportaler där leverantörer förväntas säkerställa att all nödvändig information är uppdaterad.
e-Upphandling är den generella termen för all upphandlings- och inköpsverksamhet som bedrivs via internet eller via andra informations- och nätverkssystem. Upphandlingssystem ökar interaktionen mellan leverantörer, kunder och andra värdekedjepartners för att förbättra hastighet, arbetsflöden, transparens och effektivitet i hela upphandlingsprocessen. Det bidrar också till att sänka den totala kostnaden för sådana aktiviteter.
eProcurement Software är en affärsteknik som gör det möjligt för användare att utföra inköps- och sourcingaktiviteter med datorer och relaterade enheter. Detta handlar vanligtvis om rekvisition, beställning och inköp av varor och tjänster via internet eller andra informations- och nätverkssystem.
eProcurement-programvara kan förbättra interaktionen mellan leverantörer, kunder och andra värdekedjepartners med syfte att effektivisera och öka transparensen under hela upphandlingscykeln. Programvaran kan också sänka den totala kostnaden för sådana aktiviteter.
Procurement software är ett datorprogram som gör det möjligt för en organisation att automatisera inköps- och leverantörs sourcingprocesser. Detta inkluderar aktiviteter som att höja och godkänna rekvisitioner, beställa och köpa varor och tjänster samt ta emot och hantera fakturan och betalningen. Upphandlingsprogramvara kan hjälpa till att sänka kostnaderna för upphandlingsaktiviteter, samtidigt som de ökar deras effektivitet och effektivitet. Organisationer kan också uppnå bättre transparens genom att automatisera och standardisera sin upphandlingsprocess med denna programvara.
Procure to Pay ,också känt som purchase to pay, är en lösning som är helt integrerad för att stödja de totala köpprocesserna inom en organisation. Det underlättar elektronisk insamling av inköpsrekvisitioner, stödjer affärsflödet inklusive delegering av behörighet att spendera, beställning hos leverantörer, leverans, bekräftelse av mottagande av varor och tjänster och bearbetning av fakturor.
Upphandling är en strategisk funktion som är nyckeln till ett företags lönsamhet, vilket underlättar avgörande inköp och effektivt förvärv av varor och material. Upphandling är viktigt eftersom det kan ge betydande fördelar för företagets resultat, vilket ger transparens och effektivitet som är avgörande för att kontrollera utgifterna.
E-upphandling har visat sig vara en viktig del av upphandlingsprocessen. Det ger företag möjlighet att ta beslut om inköp och inköp via online baserade system. Detta möjliggör relevant och direkt interaktion med leverantörer, partners och kunder.
I ett företag fattas beslut av individer och team som kan påverka kostnader och lönsamhet. Att integrera inköp i en pågående affärsstrategi kan kompensera den ekonomiska effekten av inköp och förvärv, vilket ger avdelningarna möjlighet att effektivisera processer, minska utgifterna och identifiera mer kostnadseffektiva leveranskällor. De flesta privata organisationer integrerar inköp i sin affärsstrategi - vilket illustrerar dess betydelse.
Upphandlingshantering är avgörande för att säkerställa att alla aktiviteter och processer relaterade till förvärv av varor och tjänster inom ett företag kommer effektivt och till lägsta möjliga pris. Nyckeln till effektiv upphandlingshantering kräver att företag övervakar och övervakar viktiga inköpsbeslut så att kostnaderna hålls på ett minimum, utan att negativt påverka hur interna team fungerar och köper viktiga varor och tjänster.
Procurement är en kraftfull faktor för hantering av försörjningskedjan. Det kan inte bara hjälpa företag att kontrollera förvärvskostnader, utan det kan också bidra till att göra hanteringspartnerskap med leverantörer och intressenter mer effektiva och lönsamma.
Vikten av eProcurement bör inte underskattas i hanteringen av försörjningskedjan. Teknik kan stärka tidsbesparande åtgärder, minska antalet fel och förbättra beslutsfattandet i hela leveranskedjan så att företag lätt kan möta de viktigaste intressenternas förväntningar.
Cloud-based procurement är processen att använda molnteknik för att hantera upphandlingsaktiviteter. Genom att använda plattformar som finns på molnet kan företag kontrollera och hantera alla upphandlingsaktiviteter i hela deras organisation och nätverk, inklusive betalningshantering, rekvisition, inköp och inköp.
Procurement som levereras via molnet har blivit en modell för företag som letar efter en smidig och transparent upphandlingslösning. Molnet ger organisationer friheten att komma åt eProcurement-plattformar och lagring från vilken enhet som helst som är ansluten till webben, vilket underlättar en mer flexibel strategi i hela deras leveransnätverk.
Direct procurement är en kategori av varor (vanligtvis råvaror) och tjänster som tillhandahålls av tredje part och konsumeras direkt av deras slutkunder. De är direkt relaterade till att generera intäkter för en organisation och är kärnan i affärsutbudet. Kan även kallas Goods for Resale (GRF).
Indirekt upphandling avser olika kategorier av varor och tjänster som köps för att stödja en organisations operativa processer men inte anses vara kärnan i organisationens inkomstgenerering eller erbjudande. Ibland kallad varor som inte säljs vidare (GNFR).
Purchase to Pay, eller P2P, är den end-to-end-process som en organisation följer när de köper varor eller tjänster från en leverantör och gör en efterföljande betalning för dessa tjänster. Inköp till lönesystem underlättar personalens effektivitet, kostnadsbesparingar, spend-control och transparens inom områden som produkt- eller tjänsterekvisitioner, budgetauktorisering, mottagande av varor och fakturabehandling.
En eAuction, eller Electronic Auction, är ett online-upphandlingsverktyg där en inköpsorganisation kan köra evenemang där leverantörer konkurrerar med varandra för att leverera en definierad uppsättning varor eller tjänster till den köpande organisationen. Processen synliggör kostnadsskillnader från olika leverantörer och pressar priserna genom att introducera konkurrens i processen.
I en omvänd holländsk auktion, även känd som en holländsk auktion, går priset på en köpförhandling ner i motsats till den traditionella auktionen där ett pris går upp. Det används vanligtvis i den kommersiella sektorn som en leverantörs sourcing- och förhandlingsteknik och innebär att köparen spelar leverantörer mot varandra så att köparen kan få ett lägre pris eller en bättre affär. Dutch Auctions börjar vanligtvis med ett högt pris som sänks nedåt tills en av de deltagande leverantörerna accepterar det lägre priset.
En japansk auktion innebär att en organisation sänker priserna efter varje bud under ett auktionsevenemang, vid vilken tidpunkt varje leverantör måste signalera sin vilja att stanna kvar i auktionen till det aktuella priset. Auktionen avslutas med önskat antal leverantörer kvar i processen. I en japansk auktion dikterar köparen prisändringen och det slutar när leverantörer slutar signalera sin vilja att acceptera en prisförändring. Leverantörer är i allmänhet begränsade från att se vilka leverantörer som är kvar i processen.
eRFx, Electronic Tendering eller eTenders är processen för att skapa anbudshandlingar och driva anbudsevenemang online. Vanligtvis skickas anbudshandlingarna till relevanta leverantörer som ska svara inom en fastställd tidsram. Systemet sparar tid genom att samla alla svar med automatiserad poängkortning, vilket hjälper till att identifiera de mest lämpliga leverantörerna.
En inbjudan till anbud, eller ITT, är den process där en köporganisation närmar sig leverantörer för att skicka information, vanligtvis i form av kommersiella offerter eller anbud samt ange deras avsikt att leverera varor eller tjänster för ett definierat projekt.
En begäran om förslag, eller RFP, är den process där en inköpsorganisation begär leverantörer att skicka in ett förslag som beskriver hur de skulle slutföra eller hantera ett projekt som anges av köparen. Det begärda förslaget skulle vanligtvis fråga om åtaganden om uppgifter som ska utföras, tidslinjer för slutförande, servicenivåer och kostnader.
En begäran om information eller RFI är ett standardförfarande där en köpare samlar in information om olika leverantörers förmåga och ekonomi för att göra det möjligt för köparen att utföra marknadsanalys innan de startar ett initiativ för att välja en leverantör.
Ett uttryck för intresse, eller EOI, innebär att en potentiell leverantör uppmanas att bekräfta om de är intresserade av att leverera varor eller tjänster som krävs av köparen. Detta är vanligtvis det allra första steget.
Maverick Spend, även känt som ”vild inköp”, hänvisar till okontrollerade, oöverensstämmande och obehöriga inköp gjorda av anställda inom köporganisationer. Används vanligtvis för att synliggöra en nivå av utgiftskontroll och minimera denna praxis inom organisationer.
SaaS står för Software as a Service och beskriver hur en mjukvarulösning levereras. SaaS hänvisar i allmänhet till en säker licensierad prenumerationsbaserad programvara som vanligtvis nås via en webbläsare och är värd för en tredjepartsleverantör. Modellen för åtkomst av innebär att programvaran finns online, snarare än att programvaran finns tillgänglig i ett företags lokaler och tillgången är kopplat till ett företagsnätverk, är också känd som "molntjänster" eller bara "molnet".
Spend analysis är att använda intelligent datateknik för att integrera olika datakällor från backoffice-finansiering och ERP-system, för att få synlighet i en organisations totala utgiftsdata. Spend Analytics-programvaran erbjuder användarna flera fördelar, inklusive att identifiera risker i leveranskedjan (t.ex. bedrägeri), hitta besparingsmöjligheter, rationalisera leverantörer och minska administrationsomkostnader.
CIPS står för Chartered Institute of Purchasing and Supply. Det är en UK-baserad organisation som främjar bästa praxis vid upphandling.
Contract Management Software är en programvara för kontrakthantering som används av organisationer för att underlätta elektronisk förhandling, lagring och löpande hantering av leverantörsavtal och säkerställa överensstämmelse med leverantörsavtal.
EDI, Electronic Data Interchange, eller web EDI, avser överföring av data från ett datorsystem till ett annat i ett standardiserat format. Historiskt sett aktiverades EDI via Value Added Networks (VAN), men på senare tid underlättas utbyte av data via flera metoder som fångas upp under paraplyet "integration" med hjälp av mellanprogramlösningar som ESB:s (Enterprise Service Bus).