Som Sveriges största privatägda skidkoncern har Branäsgruppen fokus på att skapa magiska vinterupplevelser för familjer. Men bakom kulisserna krävs en effektiv ekonomifunktion för att hantera tusentals fakturor. Genom att implementera MediusGo Genie har koncernen tagit nästa steg i sin digitaliseringsresa – där AI nu sköter grovjobbet.
Fakta om Branäsgruppen
Fördelar med MediusGo
Vilka är Branäsgruppen?
Branäsgruppen är en av Sveriges ledande aktörer inom skidturism och driver idag anläggningarna Branäs i norra Värmland och Kungsberget i Gästrikland. Koncernen har som tydligt fokus att vara det bästa alternativet för skidåkande familjer, vilket har resulterat i att de vunnit "Stora Barnsemesterpriset" hela 13 gånger.
Branäs invigdes 1988 av kung Carl XVI Gustaf. De nuvarande ägarna tog över verksamheten 1999, och sedan 2004 ingår även Kungsberget i koncernen.
Utöver själva skidåkningen hanterar koncernen även boendeförmedling, skiduthyrning och restaurangverksamhet på sina anläggningar.
Vad var utmaningen?
Branäsgruppen, med anläggningar som Branäs i Värmland och Kungsberget utanför Gävle i Gästrikland, hanterar cirka 13 000 leverantörsfakturor årligen. Med flera bolag, ett stort antal avdelningar och specifika kostnadsställen blev den manuella hanteringen tidigare mycket tidskrävande. Särskilt utmanande var fakturor där referenser saknades eller där en och samma leverantör levererade varor till flera olika delar av verksamheten – allt från liftanläggningar till restauranger.
Hur hjälpte MediusGo till?
För att effektivisera flödet blev Branäsgruppen pilotkund för MediusGo Genie, en AI-baserad funktion som lär sig av historiska mönster och föreslår kontering automatiskt. Istället för att ekonomiavdelningen och attestanterna själva behöver lista ut rätt konto, analyserar Genie hela fakturans innehåll och ger ett färdigt förslag baserat på hur liknande fakturor hanterats tidigare.
Under införandet använde Marie ankomstregistrering för att kvalitetssäkra AI:ns arbete innan fakturorna skickades vidare i flödet. Systemet har visat sig vara särskilt värdefullt för komplexa fakturor med många sidor eller otydliga referenser, där AI:n kan läsa ut logiken snabbare än det mänskliga ögat.
Branäsgruppen har funnits sedan 1988. Med populära anläggningar som Branäs i Värmland och Kungsberget i Gästrikland, hanterar de cirka 13 000 leverantörsfakturor årligen.
Marie Nymark, ekonomiassistent på Branäsgruppen, ansvarar till stor del för alla system på ekonomiavdelningen och har ett stort intresse för att effektivisera digitala flöden.
När Marie började 2019 visste hon direkt att Branäsgruppen borde övergå till MediusGo (dåvarande Medius Ascendo), då hon hade mycket goda erfarenheter av systemet från sin tidigare roll som redovisningskonsult. Under 2020 fattades beslutet att implementera MediusGo för hela koncernen. Trots att teamet arbetat digitalt och medvetet sedan starten och försökt automatisera processerna, förblev den manuella handpåläggningen av komplexa fakturor tidskrävande.
Särskilt utmanande var fakturor där referenser saknades eller där en och samma leverantör levererade varor till flera olika delar av verksamheten – allt från liftanläggningar till restauranger.
”Vi har väldigt många avdelningar och kostnadsställen. Tidigare fick mina kollegor sitta och manuellt leta efter information, titta i budgetmallar eller söka på gamla fakturor för att veta hur något skulle konteras”
Marie Nymark
Ekonomiassistent, Branäsgruppen
För att lösa problematiken med de mer komplexa fakturorna aktiverade Branäsgruppen MediusGo Genie, den inbyggda AI-assistenten som lär sig av historiska mönster och föreslår kontering automatiskt. Resultatet visade sig snabbt i siffrorna: Branäsgruppen gick från ca 10 % till 23 % automatisk kontering på mindre än en månad. Marie poängterar dock att effekten är ännu större än vad statistiken visar då Genie gör mycket i bakgrunden som inte alltid syns i de rena siffrorna för fullständig automatisering, såsom att presentera kvalificerade förslag som sparar tid vid manuell kontroll.
Under införandet använde Marie ankomstregistrering för att kvalitetssäkra AI:ns arbete innan fakturorna skickades vidare i fakturaflödet. Systemet har visat sig vara särskilt värdefullt för långa fakturor med många sidor, där Genie kan läsa ut logiken och identifiera avdelningar som "Soltorget" snabbare än det mänskliga ögat.
Intelligent konteringsförslag: Systemet ser bortom enkla referenser och förstår kontexten i fakturan och träffsäkra konteringsförslag.
Successiv inlärning: Ju fler fakturor som passerar, desto träffsäkrare blir förslagen.
Kontrollerat flöde: Under införandet använde Marie ankomstregistrering för att kvalitetssäkra Genie arbete innan fakturorna skickades vidare.
Sedan implementeringen har Marie sett en tydlig förändring i arbetsvardagen, särskilt för de kollegor ute på anläggningarna som har attestansvar men inte jobbar med ekonomi på heltid.
”Resultatet är att det frigör mer tid för både mig och mina kollegor. Ju fler fakturor man ser hamnar rätt, desto mer kan man lita på systemet och fokusera på annat”, säger Marie.
För en verksamhet som är extremt säsongsbetonad är detta guld värt. Under högsäsong, när anläggningarna myllrar av gäster, är tid en bristvara. Att då kunna trycka igenom en faktura med ett enkelt klick – i vetskap om att Genie redan gjort förarbetet – gör stor skillnad.
Branäsgruppen planerar nu att rulla ut MediusGo Genie på samtliga bolag i koncernen. Målet är att fortsätta automatisera de enkla, återkommande fakturorna helt, samtidigt som de behåller kontrollen på mer komplexa flöden, som exempelvis personalboenden med särskilda momsregler.
”Det är kul att jobba i ett system som utvecklas hela tiden. AI-stöd är ett fantastiskt verktyg som gör att vi kan jobba smartare, inte hårdare”, avslutar Marie.