Det anrika skjortföretaget Eton använder MediusGo för att hantera leverantörsfakturor i ett digitalt flöde. Men tiden på ekonomiavdelningen räckte inte riktigt till för att aktivt arbeta med automatisering och förbättringar. Här blev AI-assistenten MediusGo Genie snabbt en ovärderlig hjälp.
Fakta om Eton
Fördelar med MediusGo
Vilka är Eton?
Eton är ett svenskt företag som skapar högkvalitativa skjortor och accessoarer för män. Produktionen sker i Europa, och de största marknaderna finns i USA och Kanada. Eton-skjortor säljs i över tusen butiker i mer än 50 länder – ett tydligt bevis på företagets internationellt erkända kvalitet.
Vad var utmaningen?
Eton använde sedan länge MediusGo för att hantera leverantörsfakturor i ett digitalt flöde. Men många manuella arbetsmoment kvarstod. Medarbetarna på leverantörsreskontra hade svårt att hitta tid till att skapa regler och mallar för att automatisera fakturaflödet. Eton fick inte ut den fulla potentialen av lösningen.
Hur hjälpte MediusGo till?
AI-assistenten MediusGo Genie föreslår kontering och sakgranskare baserat på Etons historik i systemet. Medarbetarna sparar mängder med tid, manuella steg tas bort och konteringen blir mer korrekt. Handläggningstiden har kortats från 7 till 3 dagar och automatiseringsgraden har ökat från 11% till 47% - på bara en månad.
Sedan 1928 har Eton tillverkat skjortor av högsta kvalitet. Idag säljs Etons skjortor i egna butiker, via e-handel och i stora varuhus över hela världen. Under Etons långa historia har företaget vågat ta språnget ut i det okända många gånger för att revolutionera både den egna verksamheten och branschen.
Med en organisationskultur präglad av att våga anta utmaningar, var det självklart att testa den nya AI-assistenten MediusGo Genie för att även revolutionera Etons hantering av leverantörsfakturor.
Eton har använt MediusGo under många år. Varufakturor matchas automatiskt mot inköpsorder och omkostnadsfakturor hanteras i ett digitalt flöde tack vare systemet. De har länge haft ambitionen att skapa mallar och regler för att automatisera fler arbetsmoment, men tiden har aldrig räckt till. När de fick frågan att testa den nya AI-assistenten MediusGo Genie blev svaret enkelt.
”Vi har en pågående dialog på företaget kring hur vi kan adoptera AI på olika sätt för att hålla oss i framkant av utvecklingen. Därför var det ett självklart val att börja använda AI-assistenten MediusGo Genie för att förenkla fakturahanteringen. Eftersom vi har många års historik i systemet kunde AI snabbt lära sig av vår data och ge träffsäkra förslag.”
Eric Westergren
Finance Manager, Eton
Även om Eton sedan länge hanterar leverantörsfakturorna i ett digitalt flöde krävdes fortfarande en hel del handpåläggning. När en faktura inkommit och lästs in i systemet gjordes en manuell verifiering för att kontrollera att informationen var korrekt. Medarbetarna på leverantörsreskontra konterade därefter omkostnadsfakturorna manuellt för att sedan skicka dem vidare till rätt kollega för granskning och attest.
Tack vare MediusGo Genie har flera av dessa steg automatiserats och en stor del av omkostnadsfakturorna hanteras nu i ett helt automatiskt flöde.
”MediusGo Genie har förändrat vardagen för oss! Förut spenderade vi mycket tid på att leta upp tidigare fakturor för att hitta rätt kontering och attestant. Nu gör Genie det jobbet åt oss i bakgrunden. Kvaliteten på förslagen är imponerande – i stort sett alla förslag är korrekta.”
Linnéa Lennartsson
Accounting Assistant, Eton
Efter bara en månad med den nya AI-assistenten har Eton lyckats effektivisera fakturahanteringen på ett imponerande sätt. Handläggningstiden har kortats från 7 till endast 3 dagar. Och automatiseringsgraden, dvs den andel av omkostnadsfakturorna som hanteras i ett helt automatiskt flöde, har ökat från 11% till 47%.
”Jag blev förvånad över hur snabbt AI-assistenten kunde levererar korrekta förslag. Vi har ganska komplexa regler för kontering och attestering men MedisuGo Genie har lyckats snappa upp alla detaljer på ett imponerande sätt. Även för helt nya leverantörer har vi lyckats automatisera flödet redan vid andra fakturan.” – Linnéa Lennartsson, Accounting Assistant, Eton
Eric Westergren som även är ansvarig för intern kontroll på Eton, lyfter tidsbesparingar som den största fördelen med att använda AI för fakturahanteringen. Men han ser också en risk med att förlita sig för mycket på AI-förslagen och att fakturor godkänns av ren slentrian. Den tid som frigörs tack vare minskat manuellt arbete kommer ekonomiavdelningen hos Eton därför att använda för att säkerställa systematiska kontroller.
Dessa potentiella risker överskuggar dock inte de stora fördelarna med AI – som inte bara handlar om tidsbesparingar och minskat manuellt arbete hos leverantörsreskontra.
”Nu kan vi hantera större fakturaflöden utan att behöva anställa fler medarbetare. Vi har en skalbar och konsekvent process där vi tar bort risken för mänskliga fel. Det gör oss som företag mindre sårbara för förändringar i organisationen eller omgivningen. Vi är bättre rustade för framtiden helt enkelt.” – Eric Westergren, Finance Manager, Eton.
Kontakta MediusGo
Fyll i dina uppgifter så återkommer vi snarast möjligt!
Tack för ditt meddelande, vi återkommer så snart vi har möjlighet!