Skanska bygger grunden för automatiserad fakturahantering med MediusGo Maximize

Fastighetsbolaget Skanska Commercial Development Nordic har använt MediusGo för hantering av leverantörsfakturor under flera år. Även om processen hade digitaliserats kvarstod en hel del manuell granskning och handpåläggning för medarbetarna på leverantörsreskontra. Genom att arbeta kontinuerligt med en dedikerad expert i programmet MediusGo Maximize tar nu Skanska stora kliv mot målet: helt automatiserad fakturahantering.

Ladda ned kundcase

Skanska kundberättelse bild

Framgångsrik automatisering av fakturaflödet

Fakta om Skanska Commercial Development

  • Hemsida: www.skanska.com
  • Bransch: Bygg & Fastighet
  • Affärssystem: Visma Control
  • Huvudkontor: Stockholm, Sverige
  • Lösning: MediusGo & MediusGo Maximize

Fördelar med MediusGo Maximize

  • En dedikerad expert som utbildar och stöttar teamet i arbetet mot
    ökad automatisering.
  • Regelbundna möten och uppföljning av resultat skapar kontinuitet
    och löpande förbättringar.
  • Kvalitetssäkrad process som driver tidsbesparingar och ökar
    trygghet i organisationen.

Vilka är Skanska?

Skanska är ett av världens ledande projektutvecklings- och byggföretag, verksamt i Europa och Nordamerika. Skanska Commercial Development Nordic fokuserar på utveckling och förvaltning av kontorsfastigheter på de nordiska marknaderna.

Vad var utmaningen?

Även om fakturahanteringen hade digitaliserats lades mycket tid på att manuellt granska, kontera och distribuera fakturor för attest. Organisationen saknade intern kompetens för att automatisera processen.

Hur hjälpte vi till?

Genom programmet MediusGo Maximize arbetar en dedikerad expert löpande med Skanskas team för att automatisera fakturahanteringen, följa upp resultat och föreslå förbättringar för att ytterligare optimera processen.

Skapa trygghet och förtroende för automatisering

Skanska Commercial Development Nordic är en bolagsintensiv organisation med fyra olika avdelningar på tre orter i Sverige samt kontor i Helsingfors, Oslo och Köpenhamn. Medarbetarna på leverantörsreskontra är fördelade på de olika kontoren vilket till viss del försvårar samarbete och gemensamma arbetssätt.

När Monica Rask kom in som ny redovisningschef såg hon att här fanns mer att göra för att effektivisera och automatisera fakturahanteringsprocessen.

”Vi är väldigt nöjda med MediusGo. Men vi vill använda mer av systemet för att öka automatiseringsgraden i vår fakturahantering,” säger Monica Rask, Redovisningschef, Skanska Commercial Development Nordic

Ett första steg mot ökad automatisering blev att skapa trygghet och förtroende för systemet hos medarbetarna på leverantörsreskontra som var vana vid att granska och hantera alla fakturor. Här blev samarbetet genom programmet MediusGo Maximize en nyckel till framgång.

Löpande samarbete för att öka automatiseringsgraden

MediusGo Maximize ger Skanska tillgång till en dedikerad expert som hjälper dem att kontinuerligt optimera och automatisera fakturaprocessen. Alla medarbetare på leverantörsreskontra har regelbundet enskilda möten med kontakten hos MediusGo för att få hjälp och utbildning i systemet. På så sätt lär de sig att skapa regler och uppsättningar för automation och kan lita på att det blir rätt från början.

”Vi valde att investera i MediusGo Maximize eftersom vi behövde hjälp att komma över tröskeln och arbeta aktivt med att automatisera processen. Regelbundna möten och avstämningar med vår kontaktperson hjälper oss att ta stora kliv framåt,” förklarar Monica Rask.

För att få bättre översyn på central nivå har Monica dessutom löpande avstämningar med experten hos MediusGo där de följer utvecklingen av automatiseringsgraden och diskuterar större förändringar i processen. Det strukturerade arbetet i programmet MediusGo Maximize har gett goda resultat.

”Vi startade med i princip 0% automatiseringsgrad och har nu lyckats nå över 50% på flera av våra bolag. Det hade vi aldrig klarat av utan MediusGo Maximize och vår kontaktperson – han är ett fantastiskt stöd,” säger Monica Rask.  

Automatisering som frigör tid och höjer kvaliteten

Tack vare arbetet i MediusGo Maximize har Skanska lyckats automatisera flera steg i fakturahanteringsprocessen, till exempel automatisk kontering och distribution av fakturor till attestanter. Det här är ett viktigt steg i att frigöra tid för medarbetarna som kan fokusera på andra, viktigare arbetsuppgifter.

”I vår bransch ökar rapporteringskrav och regelverk i snabb takt. Vi som jobbar med fakturor och redovisning måste helt enkelt effektivisera det dagliga arbetet för att kunna fokusera på att leva upp till alla krav och rapportera i tid,” förklarar Monica Rask.

Automatisering handlar inte bara om att spara tid. Lika viktig är den kvalitetshöjande effekten av att alla fakturor hanteras på ett konsekvent sätt med hjälp av de regler som sätts upp i MediusGo.

”Nu när vi har kommit igång med automatiseringen i MediusGo kan jag känna mig trygg i att fakturor alltid hanteras på samma sätt. Vi tar bort personberoenden och får en kvalitetssäkrad process,” avslutar Monica Rask, Redovisningschef, Skanska Commercial Development Nordic.

"Vi startade med i princip 0% automatiseringsgrad och har nu lyckats nå över 50% på flera av våra bolag. Det hade vi aldrig klarat av utan MediusGo Maximize och vår kontaktperson – han är ett fantastiskt stöd" 

Monica Rask, Redovisningschef, Skanska Commercial Development Nordic

Monica Rask Skanska

Ladda ned kundcase

Vill du veta mer om MediusGo?

Kontakta oss idag!