I den här bloggen reder vi ut vad AI i fakturahantering faktiskt innebär i praktiken. Vi förklarar vad AI kan bidra med, när det skapar värde – och vilka begränsningar som är viktiga att känna till för att behålla kontrollen i ekonomiarbetet.
AI är ett av de områden som det pratas mest om, utvecklingen går snabbt och förändringar kommer att påverka många olika typer av verksamheter, och även hur vi kan tänka och arbeta som enskilda individer. Ekonomiområdet är självklart inget undantag, förändringarna har börjat och AI kommer fortsatt få stor inverkan på det dagliga arbetet även här. För många ekonomiavdelningar väcker det både nyfikenhet och oro: Vad betyder AI egentligen för vårt arbete? Vad kan vi lita på? Och vad är mest marknadsföring?
I den här artikeln reder vi ut vad användande av AI när det gäller hantering av leverantörsfakturor kan innebära i praktiken. Utan hype och utan tekniska detaljer. Målet är att ge en realistisk bild av hur AI kan användas och även inte bör användas för att skapa skapar verkligt värde utan att man tappar kontrollen.
Inom ekonomiområdet handlar det inte om att AI ska ta över ansvar eller fatta egna affärsbeslut. AI används i stället för att känna igen mönster, analysera data och historik för att skapa underlag och förslag till beslut om förändringar i hur vi kan arbeta och agera.
Det betyder att AI:
AI är alltså ett stöd, inte en beslutsfattare. Styrkorna med AI är dess förmåga att bearbeta stora mängder data från flera olika källor och baserat på detta ge förslag på hur en viss situation kan hanteras.
Vill du veta hur du mäter framgång i din fakturahantering? Ladda ner vår kostnadsfria guide och få en verktygslåda för att mäta, följa upp och optimera din process! MediusGo hjälper dig att automatisera varje steg i din fakturahantering och löpande optimera din process.
Många organisationer arbetar redan med automation, det kan vara i form av fördefinierade regler, eller s.k. Machine Learning där ett system baserat på repetitivt arbete lär sig hur en viss situation ska hanteras. Om man omsätter detta till området att hantera leverantörsfakturor så kan exempel vara:
Detta fungerar bra – så länge verkligheten ser likadan ut som när reglerna sattes. Men när leverantörer ändrar beteende, organisationen förändras eller nya arbetssätt tillkommer behöver reglerna uppdateras manuellt för att fortsätta fungera som tänkt.
Med AI fungerar det annorlunda
Med AI kan stora delar av den regelbaserade automationen ersättas, man uppnår samma mål och resultat utan att behöva skapa och underhålla olika typer av regler/kontroller eller anpassningar. I stället analyserar AI både vilken information som finns på en ny faktura och jämför med tidigare fakturors information och hur de har blivit hanterade och drar slutsatser av detta för att skapa förslag på vidare hantering
Till skillnad från fasta regler behöver AI-stöd inte justeras manuellt varje gång verkligheten förändras. I stället anpassar det sig successivt efter hur organisationen arbetar, samtidigt som användaren alltid har möjlighet att förstå, justera och behålla kontrollen.
AI skapar värde när:
AI skapar däremot inte värde när:
Det är lika viktigt att förstå AI:s begränsningar.
AI ska inte användas för att:
När AI används som en genväg riskerar den att skapa mer efterarbete och osäkerhet, inte mindre, och man ska alltid säkerställa att förslag som genereras av AI bör kontrolleras manuellt innan det tillämpas för AI gör ibland fel.
Ett vanligt missförstånd är att AI:s värde endast ligger i snabba vinster här och nu. Men det är i det långsiktiga perspektivet som AI gör störst skillnad för ekonomiavdelningar, genom att minska osäkerhet i processerna, inte bara snabba upp enskilda moment.
AI i ekonomi handlar inte om att ersätta människor – utan om att minska osäkerhet i processer. När AI används på rätt sätt bidrar den till tryggare flöden, bättre kvalitet och mindre beroende av enskilda personer.
Vill du veta mer om hur AI faktiskt kan göra skillnad – och när det inte gör det?
