Croisette tog kontroll över koncernens ekonomi med Fortnox och MediusGo
Framgångsrik automatisering av fakturaflödet
Fakta om Croisette Real Estate Partner
- Hemsida: croisette.se
- Bransch: Fastighetsrådgivning
- Affärssystem: Fortnox
- Huvudkontor: Malmö, Sverige
- Lösning: MediusGo
Fördelar med MediusGo
- Standardintegration till Fortnox.
- Användarvänligt för såväl ekonomiavdelningen som attestanter.
- Lätt att anpassa mallar och flöden för att öka automatiseringen.
Vilka är Croisette?
Croisette Real Estate Partner grundades 2015 med idén om att utmana och konkurrensutsätta gamla strukturer inom fastighetsbranschen. Visionen är att skapa en mer dynamisk miljö där aktörerna på marknaden uppmuntras och utvecklas. Bolaget erbjuder företags- och privatkunder rådgivning inom allt från transaktion till fastighets- bostadsrätts- och hyresförmedling. Croisette är rikstäckande i Sverige, Island, Danmark och Finland med globalt huvudkontor i Malmö.
Vad var utmaningen?
Croisette använde tidigare ett affärssystem som upplevdes stelbent, långsamt och svårarbetat. Funktionaliteten för att hantera leverantörsfakturor levde inte upp till det snabbväxande företagets krav på digitalisering, automatisering och användarvänlighet.
Hur hjälpte vi till?
MediusGo integrerat till affärssystemet Fortnox har effektiviserat fakturahanteringen med hjälp av förinställda attestflöden, automatiserade konteringsförslag och lättillgänglig attestering. Ekonomiavdelningen har nu full kontroll på fakturor och kan stänga böckerna i tid.
Utmaning: Stelbent affärssystem i en snabbrörlig bolagskoncern
Croisette använde tidigare ett affärssystem anpassat för stora företagsgrupper. Systemet upplevdes dock som stelbent, långsamt och svårarbetat. Användarlicenserna var dyra vilket innebar att endast ett fåtal personer hade möjlighet att attestera leverantörsfakturor. Det fanns visst stöd för elektronisk fakturahantering men funktionaliteten levde inte upp till det snabbväxande företagets krav på digitalisering, automatisering och användarvänlighet.
”Även om leverantörsfakturorna hanterades digitalt i det tidigare systemet saknade vi insyn i processen och verktyg för att effektivisera hanteringen. Dessutom var kontrollen bristfällig eftersom inte alla attestanter hade tillgång till systemet”, säger Nelly Fröjd, Group accountant & Team leader på Croisette.
I samband med ett företagsförvärv fick Croisette upp ögonen för kombinationen Fortnox och MediusGo. Medarbetarna i den delen av bolagskoncernen var mycket nöjda med hur leverantörsfakturorna hade hanterats. Det blev tydligt att en större förändring behövdes för hela koncernen. Resan mot en modernisering och digitalisering av ekonomiprocesserna startade.
Lösning: MediusGo integrerat till Fortnox
Med tanke på att Croisette är en koncern med 40 olika bolag är affärssystemet Fortnox kanske inte det självklara valet. Men tack vare ett öppet API och färdiga integrationer till ett antal specialiserade system har Croisette lyckats designa en lösning som mycket väl täcker deras behov.
”Vi hade inte klarat oss med Fortnox egen funktionalitet för leverantörsfakturor eftersom vi behöver kunna få en samlad bild av fakturor i koncernen och sätta upp komplexa attestflöden. Här blev MediusGo ett perfekt komplement”, säger Nelly Fröjd.
MediusGo erbjuder stöd för flerbolagshantering så att alla leverantörsfakturor kan hanteras centralt utan att personalen på ekonomiavdelningen behöver hoppa in och ut mellan olika bolag i koncernen. Istället får de central överblick och effektiv hantering av alla fakturor. Dessutom kan de skapa avancerade attestflöden så att fakturor automatiskt distribueras till rätt attestant i rätt ordning enligt koncernens gällande attesthierarki. Och om några förutsättningar ändras kan ekonomiavdelningen enkelt redigera flöden och regler utan att behöva kontakta support eller IT-avdelningen.
”Vi är jättenöjda med MediusGo! Attestering går mycket snabbare tack vare att våra kollegor enkelt kan se fakturorna i mobilen även när de är på språng. Och vi på ekonomi kan vara säkra på att rätt person har attesterat fakturorna så att vi har bättre kontroll på att det blir rätt,” säger Nelly Fröjd, Group accountant & Team leader på Croisette
“MediusGo är användarvänligt och flexibelt, vi kan själva justera inställningar och flöden utan att behöva kontakta supporten eller en konsult. Det är väldigt värdefullt för vårt snabbväxande företag där förändringar är del av vardagen.”
Resultat: Ökad kontroll och snabbare månadsbokslut
Implementeringen av MediusGo gick smidigt tack vare den färdiga integrationen till Fortnox. Projektledaren hos MediusGo hjälpte till att sätta upp flöden i systemet för att automatisera fakturahantering så mycket som möjligt. Nelly Fröjd är nöjd med hur flexibelt system är:
”MediusGo är användarvänligt och flexibelt, vi kan själva justera inställningar och flöden utan att behöva kontakta supporten eller en konsult. Det är väldigt värdefullt för vårt snabbväxande företag där förändringar är del av vardagen.”
Tack vare förinställda attestflöden, automatiserade konteringsförslag och ett användarvänligt gränssnitt har ledtiden för fakturahanteringsprocessen snabbats upp rejält. Resultatet blir enklare, snabbare månadsbokslut för ekonomiavdelningen.
”Nu har vi kontroll på fakturorna och får in attester snabbt för att möta alla deadlines och stänga böckerna i tid – det hade aldrig gått i det gamla systemet,” avslutar Nelly Fröjd.