Från manuell fakturahantering till automation med AI – steg för steg
En praktisk genomgång av hur ekonomiavdelningar stegvis kan gå från manuellt arbete till automation med AI – utan att tappa kontroll eller förtroende i teamet.
Så börjar de flesta ekonomiavdelningar sin automationsresa
För många ekonomiavdelningar börjar arbetet att automatisera fakturahanteringen oftast inte i en vision om en värld av fullständig ”touchless”, utan i vardagen. I manuella momenten, återkommande frågor och små stopp som tar mer tid än de borde. Vissa leverantörer/fakturor vars hantering kräver stor arbetsinsats för att bokföras korrekt och man sätter gärna fokus på att få till just dessa, och betraktar allt annat som så enkelt och snabbt att det inte kräver
någon automation.
Hos andra finns ofta en osäkerhet: Var ska vi börja? Vad är rimligt att automatisera först? Och hur gör vi det utan att tappa kontrollen?
I den här artikeln går vi igenom hur resan från manuellt arbete till smart automation vanligtvis ser ut – steg för steg. Fokus ligger på realism, igenkänning och långsiktigt förtroende.
Steg 1: Förstå utgångsläget
De flesta små och medelstora företag befinner sig någonstans mellan helt manuella processer och viss automation. Vanliga utgångslägen är:
- Viss automation finns, men kräver mycket efterarbete
- Regler har byggts upp över tid men kan vara svåra att överblicka
- Kunskap om hur olika flöden och undantag fungerar sitter hos enstaka personer
- Nya medarbetare har svårt att förstå hur fakturor ska hanteras eller varför ett resultat på en faktura ser ut som det gör.
Det är sällan systemen i sig som är problemet – utan brist på struktur, överblick och tid att vidareutveckla arbetssättet.
Steg 2: Börja där risken är låg och mönstren tydliga
Ett vanligt misstag är att försöka automatisera för mycket, och att ta sig an för stora/komplexa problem. I praktiken kan det leda till fler undantag och minskat förtroende. Eller att man beställer anpassningar av systemet för att nå dit man tror sig vilja komma.
Ett bättre angreppssätt är att börja där tre saker sammanfaller:
- Låg risk/enkla funktioner
- Hög volym
- Tydliga och återkommande mönster
Exempel på bra startpunkter:
- Återkommande leverantörer
- Fakturor med liknande struktur
- Moment som redan idag hanteras på samma sätt varje gång
När automationen fungerar här blir det betydligt enklare att bygga vidare.
Testa MediusGo fakturahantering
Utforska vår interaktiva demo för att se själv hur MediusGo kan hjälpa dig att spara tid med smartare fakturahantering.
Steg 3: Gå från regler till smartare stöd
Många organisationer inleder automationsresan med regelbaserad automation, vilket du kan läsa mer om i vår föregående artikel. Det är ofta ett nödvändigt första steg, men över tid uppstår nya utmaningar:
- Regler måste underhållas manuellt
- Verkligheten förändras snabbare än regelverken
- Undantagen blir lika många eller fler än standardflödena
Här blir AI-stöd ett naturligt nästa steg. Inte som ersättning utan som ett komplement för att minska behovet av mycket regler och behovet av ständig justering.
Med AI i din fakturahantering kan systemet:
- Identifiera mönster som annars kräver många regler/på många leverantörer.
- Följa och anpassa sig när arbetssätt och information förändras
- Föreslå kontering och adressesring till nästa steg baserat på historik, inte antaganden eller underhållskrävande regler.
Steg 4: Bygg förtroende i teamet
Automation lyckas sällan av tekniska skäl – men ofta faller den på förtroende. För att teamet ska lita på automationen krävs:
- God förståelse och transparens kring hur systemet fungerar
- Möjlighet att förstå varför något automatiseras
- Möjlighet att justera, pausa eller ta tillbaka kontroll
När användare upplever att automationen är begriplig och konsekvent ökar både acceptans och användning.
Steg 5: Automatisera mer – men inte allt
Alla delar av fakturaflödet lämpar sig inte för automation direkt.
Moment som ofta bör vänta:
- Ovanliga eller affärskritiska undantag
- Leverantörer med låg volym och stor variation
- Processer som ännu inte är tydligt definierade
Automation är en resa, inte ett slutmål
De mest framgångsrika ekonomiavdelningarna ser automation som något som byggs över tid, börja i liten skala, följ upp och justera och bygg vidare när förtroendet ökar.
Automation är inte allt-eller-inget. De bästa resultaten kommer när man börjar där risken är låg och värdet tydligt, lägg rätt nivå av automatik där den ger mest effekt – och ni kommer uppnå märkbara framgångar.
Automation är inte allt-eller-inget. De bästa resultaten kommer när man börjar där risken är låg och värdet tydligt, lägg rätt nivå av automatik där den ger mest effekt – och ni kommer uppnå märkbara framgångar.
